档案信息化建设与档案管理分析

档案信息化建设与档案管理分析

杨敏

鄂尔多斯市中医医院               017000

【摘要】档案管理信息化是指利用现代信息技术、网络技术和计算机技术对档案管理工作中的档案信息资料进行信息化管理，从而更好地服务于社会发展。档案管理的信息化是一个建设信息化的工作，又是同种信息资源的载体、存储、检索与管理不断变化。现在我们处在日新月异的信息社会，为加快经济社会建设，档案信息化建设非常有必要，意义重大。档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。针对档案管理信息化建设方面，本文从提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障；转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理；优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力；加强档案网站建设，落实档案信息公开；注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用；规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确；完善数字档案馆建设。

【关键词】档案管理；信息化建设；档案管理分析

随着社会经济的快速发展，人们对档案管理水平提出了更高的要求，现代信息技术背景下，档案信息化的发展不断推进。当前如何更好地提升档案信息化建设能力，提高档案信息化管理水平，已成为社会各界普遍关注和关注的问题。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。

一、提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障各组织、各单位，为进一步推进档案管理信息化建设，必须领导在思想上要提高档案信息化建设的重要意义，将档案信息化建设作为重要的工作任务来抓。为了推进档案管理信息化建设，在硬件上要保障资金投入，包括计算机、档案管理软件、扫描仪、传真机、复印机、打印机、照相机、摄像机、移动存储设备、服务器等。对于财力资金有限的单位，可以按照档案管理工作的需要先购置极缺的设备，采用逐年增购的方式来逐步完善档案信息化管理建设所需的硬件条件。

二、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理

传统的档案管理，是以纸质材料、照片、录像光盘作为档案工作的主要内容。档案交接程序多，档案占用存放空间大、存放时间长容易发生档案材料的变性，甚至无法辨识。随着科技的发展，除了必要的纸质材料需要原始性存档之外，很多档案材料可以采用电子文档、移动硬盘的形式进行存档。这种信息化变革，节约了纸张的同时也简化了档案交接工作过程，高效而节约。并且，电子档案容易保管，且安全性较高。

三、优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力

从事档案工作的人员，是专业技术性人员，因此各组织、单位在配备档案管理工作人员时要充分论证从业人员的学历的专业性，还要定期的组织从业人员学习档案信息化管理建设的新知识、新方法。此外，因为档案信息化管理建设需要从业人员具备较强的计算机运用能力，因此要针对这一特点有针对性的对在岗职工安排计算机应用能力培训，努力将档案工作队伍培养成会档案管理、又会计算机的复合型人才队伍，满足档案管理信息化建设对人员的需要。

四、加强档案网站建设，落实档案信息

公开档案网站建设是档案信息化管理建设工作的另一项重要工作内容。通过档案网站建设，能够实现远程在线档案服务和信息公开。当前，一些组织、单位虽然建设了档案工作网站，但是还处于低层次的起步阶段，档案工作网站维护不及时，档案管理工作信息不公开、服务功能无人应答回复，甚至一些栏目是空白。因此，要进一步加强档案网站建设，完善档案网站的功能，及时维护，互动高效，提高主动服务意识，实现信息公开。

五、注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用

档案信息化管理建设必然涉及到安全性的问题，要高度认识到网络安全的重要性，加强网络安全技术水平提升，设置防火墙和安全扫描监控系统，防止档案信息被蓄意篡改、非法利用。对于档案网站用户，要建立实名制准入验证，拒绝非法访问和未授权访问。要根据用户进行分类，以授权不同的档案信息查询权限。对于重要档案信息、机密档案信息、敏感档案信息，为了保证安全性要与互联网隔离储存。

六、规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确

电子档案信息在录入时，容易出现错误。因此，要加强对电子档案信息的内容的审核以及录入的检查校对，最大程度的减少电子档案信息的错误，力争电子档案信息录入准确、真实。为了便于开展电子档案信息的核对和录入工作，档案部门要建立统一的档案工作要求，明确电子档案材料的格式模板和内容标准。

七、完善数字化档案馆建设,开拓档案工作的新局面

数字化档案馆建设，是档案信息化管理建设的另一项组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，其集成的档案信息数量与内容更加广泛，更便于档案信息统计、查询、保存。数字化档案馆建设不是一个组织、一个部门的事情，是多个组织、多个部门协调建设的关系，需要根据实际情况做好信息管理的统筹规划与衔接，要在同一个平台下通过同一个数据库质量管理系统完善数字化档案建设。传统档案馆必须向数字档案馆转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。

八.提高档案管理人员的综合素养

不少工作人员认为档案管理工作较为简单，因此他们对待工作责任心不够，甚至是倦怠，为避免这种情况发生，单位要不定期对档案管理人员进行计算机技术方面的培训，不仅要重视技术理论知识的培训，而且要增强档案管理人员的思想服务意识，使他们具有积极的工作态度，提升自身的专业素养，更好地开展工作。现代信息化程度不断深化，知识更新加快，因此，档案管理人员要想做好管理工作，还要与时俱进，不断加强自身的专业学习，提升信息化技术素养，构建全新的档案管理理念，不断优化和创新档案建设管理工作，最大化地工作的效能。此外，单位可对相关员工建立健全的奖惩制度，如绩效好的员工可以发放更多的奖金，对犯错误的员工给予严厉的处罚，这样不仅能让员工更有责任心，更能保证员工在工作时的严谨。可以肯定，随着档案管理信息化系统的不断推广，会有越来越多的单位通过这种方式改变传统的管理模式，引进现代管理技术和制度，拓展档案信息管理新格局，促进单位档案管理者的职业综合素养全面提高。

总而言之，在信息化背景下，现代信息技术被广泛应用于各行各业，正以其独特的方式融入我们的生活和工作。但在档案信息化建设与档案管理中，信息化管理也对档案工作的水平和服务质量有所提高。对于单位的档案收集整理，由于档案管理整理工作比较复杂，加之档案管理人员职业素质不高、耐心度不够、以及信息技术和档案管理设备相对落后等诸多原因，造成档案管理效率低下，针对这种情况，我们需要积极地寻找有效办法，进行合理化地改进。因此，单位应与时俱进，跟上信息化时代的步伐，加强对档案信息化建设的管理力度，注重发挥信息化、数字化在档案管理工作中的优势和作用。通过完善的档案信息化建设管理体系，提高档案管理人员的职业综合素养，实现档案和资料的实时共享，为单位创造更大效益，更好地满足我们的需要，促进档案管理工作信息化的进程。

参考文献：

[1]王冰冰.档案信息化建设与档案管理的思考[J].内蒙古水利,2020, No.212 (04):68-69.

[2]杜娟.档案信息化建设与档案管理的思考[J].兰台内外,2020, No.284 (11):10-11.

[3]李世民、高世超、张凌曦.档案信息化建设与档案管理探索[J].现代信息科技,2020, v.4 (14):145-147.