对档案工作规范化标准化管理的思考

对档案工作规范化标准化管理的思考

赵娟

（金川集团股份有限公司档案馆 甘肃金昌 737100）

摘 要：“统一领导、分级管理”档案管理体制、档案工作科学管理要求、档案数字化信息化内在需要是档案工作规范化和标准化建设的内在逻辑。档案工作规范化和标准化原则必须遵循维护档案原貌、经济适用、以成熟技术为前提的原则。

关键词：档案工作；规范化；标准化；原则

档案管理现代化，推动了档案管理规范化和标准化进程。随着各种不同级别和范围的档案工作规范和标准应运而生，档案工作标准化体系轮廓初现，不仅加速和推进着档案科学化管理和现代化管理的进程，而且也催生了档案工作规范化和标准化的理论研究并推动其发展，各种研究成果时而见诸报刊或互联网。

1规范化和标准化两个概念及其关系

《中华人民共和国标准化法条文解释》中，将标准解释为：“对重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。”

从内涵上来讲，凡是具有统一众多事物状态和人们思想行为意义的都可纳入规范的范畴，如法律、法规、决定、条例、办法、规定、章则等等，都可纳入规范之中；标准是指为了在一定范围内获得最佳秩序和效应，对具有多样性、相关性的权威机构以特定的形式颁发的统一规定。而标准化则是指研究标准、制定标准、执行标准、修改和补充标准等过程。

2档案工作规范化和标准化的内在逻辑和原因

2.1档案的集中统一管理原则要求对档案实行规范化和标准化管理

我国的档案管理体制是“统一领导、分级管理”，由国家设立统一的档案管理机关分层负责对所属辖区内的档案工作进行监督、检查和指导，各机关、企事业等单位形成的档案要按照统一的规定向档案室、档案馆移交。“档案‘集中统一’管理原则不仅仅意味着把档案集中到几个或若干个档案室、档案馆保存，它还包括建立以体现党和国家领导全国档案事业的全国档案管理机关以及建立全国国家档案馆网，也就是说主要是建立党和国家对档案和档案工作的科学领导体系和管理体系。”^[1]

没有档案的规范化和标准化管理，就没有真正的档案集中统一管理。为了避免各自为政，要求我们有统一的规范和标准来统领全国的档案工作。因此，唯一的途径就是在全国范围内实行档案管理规范化和标准化，让档案工作有规矩可循，逐步走向档案管理有序化。

2.2档案工作规范化和标准化是档案工作从经验管理走向科学管理的最好途径

实行科学管理，必须揭示档案工作活动的客观规律，提炼同类技术业务的基本特征，把科学的工作方法和工作程序变成工作标准，用标准、规范的形式把档案工作的科学方法和科学程序固定下来。实行档案工作规范化和标准化管理， “档案工作才能由“人治”逐步变为“法治”,由繁变简,由杂乱走向统一规范,减少重复劳动,提高档案工作效率”^[2]。

2.3档案工作规范化和标准化是档案数字化信息化的内在需要。

档案工作已进入信息化、数字化时代，档案管理越来越依靠软件和计算机，档案信息储存、整合、流动、共享更加离不开计算机和网络，信息收集、处理的方式进入了一个全新的模式，信息化技术运用成为了档案工作的必然趋势。在信息化和网络化高速发展的社会大背景下，需要通过建立规范和标准来约束网络行为，杜绝信息孤岛，实现档案信息资源的广泛共享。

3关于档案工作规范化和标准化的原则

3.1档案工作规范化和标准化必须遵循维护档案原貌的原则

档案工作必须根据档案本身的特点和需求来进行规范化和标准化。档案工作的基本特征就是要维护档案的完整性、原始性，记录在档案上的只字片语容不得更改，电子档案的背景信息更是需要完整保留，确保电子文件不被篡改。因此，在制定档案工作规范、标准时要体现出维护档案的原貌，体现档案的原始状态。

3.2档案工作规范化和标准化必须遵循经济适用原则

凡经过鉴定进入档案馆或档案室的档案，需要长期或永久保存。档案长久保存的代价是高昂的，因此，在制订档案工作标准时，一方面，确定标准要有利于档案的长期保存；但另一方面，要从自然环境、社会经济条件、人文状况、科技水平等各方面的实际情况出发，制定出切实可行、经济适用的档案工作标准。这样才有利于档案的有效管理和档案工作的健康发展。

3.3档案工作规范化和标准化要贯彻以成熟技术为前提的原则

档案工作规范化和标准化是档案现代化管理的前提条件。档案管理现代化的内容有多个方面，使用现代先进技术来管理档案是档案工作现代化的必有之意和重要内容。随着科学技术的进步发展，档案工作不断借鉴引进相关技术手段，新载体、新材料的使用花样翻新，数据格式处在不断发展、更新、淘汰的过程，许多技术和载体材料寿命很短、昙花一现。而档案有长期或永久保存要求，因此在制定标准、规范的时候必须以成熟技术为前提，避免因技术或载体淘汰造成不必要的损失。

4结束语

档案工作规范化和标准化是档案工作现代化管理的必然需求，档案工作规范化和标准化研究应遵循档案工作固有的规律和特点。通过规范化、标准化的工作，可保障档案的安全性、完整性，实现档案有序管理，构建完善的档案管理体系。

参考文献：

[1]覃兆刿，谢梦，秦荆华.档案“集中统一”原则的历史考察与现实意义[J].档案学通讯,2013(3)：25-27.

[2]田洪文.档案工作标准化建设之我见[J].档案,1999(2)：32-33.

作者简介：赵娟（1973—），女，汉族，金川集团股份有限公司档案馆副研究馆员，研究方向企业档案管理。

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