事业单位办公室档案日常管理与应用

事业单位办公室档案日常管理与应用

任丹

国家广播电视总局北京地球站 北京 102206

摘要: 档案管理工作是一项烦琐而复杂的工作。直面单位办公室档案管理中存在的问题，并针对问题强化办公室档案管理工作是一项非常艰巨的任务。我们在实际的工作过程中要注重积累经验，发现问题、面对问题、解决问题。针对发现的问题采取各种积极有效的措施，以此提高档案管理工作效率，充分发挥档案管理工作对企事业单位的作用。使得档案管理更好地为企事业单位服务，为大众、为社会服务。

关键词：事业单位;办公室;档案;日常管理

引言

随着社会的发展以及企事业单位的不断深化管理，办公室档案管理工作在实际工作中扮演着越来越重要的角色。社会在进步、科技在发展，我们应该发现传统档案管理中存在的问题，并针对问题采取积极有效的措施，使得档案管理工作发挥出应有的作用。只有不断创新、革陈出新，不断完善现有的档案管理体系，才能有效提升档案管理工作效率，让我国单位办公室档案管理在良好的体系中茁壮成长。

1 事业单位办公室档案日常管理的内容及存在的问题

档案实体管理作为档案管理系统体系中的日常活动，工作人员只有将档案管理工作做好，才能有效促进信息的利用与流转，进而提高档案实体的安全程度与统一程度，促使档案管理活动顺利开展。档案日常管理工作分别为收集、整理、鉴定与保存，其作为档案管理工作中的基础是实现档案有效管理的重要环节。随着现代科技技术的不断发展，承载档案的载体形式也愈加丰富，现代信息技术的构建与计算机设施的结合，使图片、音频、影像等档案形式出现在事业单位档案管理活动中。其丰富的资源载体为档案管理活动提供了无限可能，以种类丰富的形式储存在计算机设施中，并以此建立大数据库，通过现代化档案管理的工作形式，确定资料的完整性与真实性。

而当前档案管理活动中存在的主要问题如下：（1）对其工作缺乏重视。事业单位档案管理工作由于受到传统管理观念的影响，通常采用日常程序性的管理模式，导致许多现代化管理方法没有在档案管理活动中得到有效应用。日程程序性的管理模式致使多数人认为档案管理工作过于简单，保存档案材料、避免内容泄露等简单工作并没有多少难度。因此，事业单位管理者与相关工作人员对其工作缺乏重视，长此以往，档案管理模式未能得到创新与发展，使档案管理的真正作用无法得到展现。（2）对其工作缺乏有效机制。事业单位档案管理工作效率与水平得不到提高的重要原因是其缺乏行之有效的管理机制，虽然大多数事业单位在工作中已经建立相应的管理机制，但工作人员在执行时并没有严格遵守规则，导致档案管理机制过于形式化。在档案管理机制中，有效的制度才能使档案免于丢失、缺失等问题。

2事业单位办公室档案日常管理

2.1建立健全档案管理的工作制度

办公室档案管理工作开展的依据是档案的管理的制度规章，在实际办公室档案管理工作效率优化中要发挥着举足轻重的作用。在制度制定和修订过程中，要坚持民主及公正的原则，也要随着时代发展意识到，学校办公室档案管理工作制度所存在的滞后性及各种漏洞，基于学校发展动态调整办公室档案管理制度，从而提高制度的针对性、合理性及时效性，纠正以往工作中存在的各项问题。此外，还要构建档案利用反馈机制，对校内教职工和学生的档案利用情况进行民主调查，对单位员工在办公室档案利用过程中遇到的问题以及需求，定期进行收集、汇总及整理，针对问题提出相应的解决对策。组织档案管理人员面向问题集思广益，从而在实际工作中，不断地调整档案管理工作细节与优化档案管理效率。

2.2建立合理档案服务机制

事业单位工作人员要做好档案管理工作就需要对服务机制进行合理创新，进而为社会群众提供更好的服务质量。工作中建立合理的档案服务机制从其根本而言，就是对档案管理工作中的多种服务内容进行再开发，使档案管理活动与事业单位能够将“为人民服务”的口号落在实处。在事业单位工作中建立合理档案服务机制，使工作者与社会群众能够感受档案管理服务工作为其带来的方便，突出事业单位档案管理活动的重要性。事业单位档案管理工作人员要深入基层，面对实际问题明确管理工作的重点、难点，建立合理的档案管理服务机制，将档案管理中的工作目标与事业单位的发展目标相结合，对其发生的问题与情况进行有效治理，提升事业单位档案管理服务工作的意义。

2.3不断完善档案存储制度

良好的档案存储制度不仅能保障档案管理工作正常、有序地展开，更是其发展的根本条件。目前，通过调查发现有很多办公室档案管理工作存在着存储制度问题，这不仅影响了档案管理工作的开展，还阻碍了企事业单位的发展。针对存储制度，企事业应当不断改善，建立完善的存储制度使得办公室档案管理工作更好地进行。如针对档案的保密性，不能备份的档案，但是办公室又想要收录这些档案，各部门之间不合作造成这些问题无法解决，企事业单位可以通过建立专门的档案管理通道，利用互联网作为媒介传输信息、文件等，同时创新和完善制度，让良好的制度成为高效率的跳板。在良好的档案存储制度下，各部门之间能互惠互利、互帮互助。既不影响自身部门的档案管理工作，还能帮助其他部门的档案管理顺利进行。

2.4管理技术与工作效率两手抓

企事业单位应当提高档案管理工作人员的工作效率。首先，需要档案管理人员切实加强自身的专业素质，通过系统地学习档案知识来提高实践技能。其次，要对自身的工作投入热情，再枯燥的工作也饱含热情去完成。由于档案管理工作人员整天要面对大量的文字，工作多是对档案的分类、整理、存储等，容易感到枯燥。档案工作人员可以在工作中自我鼓励，调动自身的积极性，充分认识档案管理工作的重要性。最后，应该更新档案管理的工作方式。随着计算机技术在各行各业的普遍运用，档案管理工作也应将文本纸质档案与电子档案进行对接，利用计算机技术改变传统的工作方式，代以数字化档案存储，建立电子资源数据库，使档案管理工作效率更高。

2.5实现信息化管理

档案的信息化管理，能减轻管理人员的负担，也是更好、更快地利用档案信息，以提升办公室档案管理的效率。现如今大数据技术以及互联网技术、云平台等都能作为档案管理的新技术，便于学校办公室打造新的信息化办公室档案管理系统。首先，学校应该提升电算化程度，积极构建新的信息系统，打造办公室共享的档案数据库，便于教职工查看相应的信息。同时，学校还要积极争取电子政务建设和地方信息化规划建设的拨款，跟进城市电子政务建设进程，借助已经成熟的电子政务体系，来完善办公室档案管理系统。

结束语

综上所述，档案管理工作是办公室工作的重点，与其他各项工作有着深刻的联系，会影响其他工作的开展，提升档案管理工作的效率，可以更好地利用工作数据与信息，促进整个办公室工作的高效开展。现如今，办公室应通过多种有效措施，利用现代信息技术和管理理念等，打造高效的办公档案管理体质体系，提升办公档案管理工作的质量、效率及先进化程度；同时，档案管理人员应提升自身素质，坚守底线，优化工作，更好地服务于档案。

参考文献：

[1]徐海霞.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务,2019(21):186-187.

[2]李佳.办公室档案管理工作效率提升途径[J].办公室业务,2019(21):189-190.

[3]林炳贤.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].企业改革与管理,2019(18):29+35.

[4]樊晓俊.浅谈办公室档案管理信息化[J].办公室业务,2019(18):88.

[5]张宁.事业单位办公室档案管理有效方法探讨[J].办公室业务,2019(16):109-110.