谈如何做好档案利用工作

谈如何做好档案利用工作

吴嵘

（哈尔滨职业技术学院，黑龙江哈尔滨150081）

摘要：文章以如何做好档案利用工作为研究对象，首先对档案利用内涵进行了阐述分析，在此基础之上，重点围绕如何做好档案利用工作，提出了一些做好档案利用工作的策略，以供参考。

关键词：档案利用；工作；策略

前言：

档案利用是档案工作存在的意义所在，同时也是档案工作开展的终极目的，做好档案利用工作，满足档案利用者的实际需求，能够更充分的发挥档案应用价值，推动档案事业实现可持续发展。尤其是近几年，随着国家经济的快速发展，产生信息资源越来越多，档案利用工作的作用价值也日益凸显，充分认识到档案利用工作的内涵，做好档案利用工作开展，对于推动社会经济发展具有重要的意义。因此有必要对当下档案利用工作进行探讨分析，从而促使档案社会效益与经济效益得到更好更稳定的发挥。

一、档案利用内涵分析

档案利用是促使档案价值充分发挥的核心步骤，同时也是档案管理最为重要的一项环节。然而在不同的视角下，“档案利用”内涵在具体解释方面存在着一定的差异性。首先，从档案部门的视角来看，档案利用可以解释为“档案的提供利用”、“档案的利用服务”或者“档案的开发利用”，具体是指档案局（室）为更好的发挥自己的职能作用，提高档案利用率，需要向档案利用者提供各种各样的档案信息资源，并为档案利用者在利用档案过程中提供一些必要的辅助性服务，以便档案利用者更好的利用档案；另一方面，从档案利用者的角度出发，那么“档案利用”可以解释为“由档案利用者作为主体，通过借助档案利用工作系统，来进行档案信息的查找利用，从而有效满足自身利用需求的一种行为过程，这一过程同时也是档案信息资源自身利用价值得以实现的过程”。从中我们可以看出，档案在利用过程中，通过会包含三个最为基本的要素，一是主体要素，指的是档案信息资源利用者；二是客体要素。指的是档案信息资源，三是条件要素，指的是提供档案利用服务的机构、工作人员、技术、政策等。因此从广义的角度来看，“档案利用”既是指档案部门提供的档案利用服务，同时也是指利用者对档案加以利用的过程，对于“档案提供利用”与“档案信息资源利用”而言，二者之间有着不可分割的联系，是一个过程的两个方面。而深入了解档案利用的内涵，对于做好档案利用工作，提高档案利用价值具有重要的意义。

二、做好档案利用工作的策略

（一）做好基础工作，转变档案利用观念

档案利用工作是一项系统复杂的工作，具体可分为两个部分，一是基础工作，二是利用工作，而开展基础工作的主要目的便是为了更好的实现档案的利用，为档案利用提供良好的服务。例如进行更多的档案资源收集，目的是更好的满足人们对不同档案利用需要；做好档案信息资源的整理，目的是方面人们实现档案的系统利用；做好档案资源鉴定，目的是提供档案利用的准确率；做好档案信息资源的保管，目的是实现档案的长远、长效利用；做好档案信息资源的统计，目的是方便人们进行档案利用。因此需要做好基础工作，才能够实现档案更好的利用，充分发挥出应有的效益价值。另一方面，档案工作长期受不变的环境、工作模式、内容等因素的影响，致使一些档案工作人员思想过于保守，观念陈腐，缺乏缺乏创新意识与创新动力，甚至还存在着“看门守摊，等客上门”保守型工作开展方式，从而严重限制了档案利用作用价值发挥，不利于档案工作实现可持续发展。基于此，需要档案工作人员，提高认识，积极创新档案利用观念，实现封闭、半封闭型向开放型转变，将档案工作重点注重向社会利用服务上来倾斜，提高档案资源的利用率，真正使档案室成为信息服务中心。

（二）全面了解掌握档案信息资料，丰富档案馆藏资源

要想实现档案利用工作更好的开展，首先需要档案工作人员对档案信息资料进行全面的了解与把握，才能够更好的推动档案利用活动各个环节的顺利开展。具体来说，档案人员应对档案的内容和成份进行充分的了解，并全面把握档案的数量与种类，在此基础之上，还要了解档案利用者的客观需要，进行针对性的调查研究，掌握档案的利用规律，从而才能够提供更加全面精准的档案利用服务，有效盘活整体档案资源。另一方面，档案资源的馆藏量对于提升档案利用效率上有着非常重要的意义，充实和丰富馆（室）藏资源，是有效利用档案信息资源的物质基础，当下很多档案机构馆在馆藏资源上依然存在着档案资源不够丰富、结构单一等问题，严重限制了档案资源的利用实效性，因此为有效改变这一问题，更好的实现档案利用，需要采取有效措施进一步丰富档案资源。首先从档案资源收集方面入手，进一步扩大收集范围，处理收集一些常规的文书档案之外，还可以接收一些其他类型档案，例如会计档案、科技档案等，有效丰富档案资源。其次，需要对档案资源存储结构进行有效的改善，注重凸显自身档案藏馆藏特色的同时，确保不同类型档案在结构上保持一定的均匀性。最后，做好档案资料的全面归档，在确保纸质文件材料归档的同时，还应提高对录音带、录像带、等电子档案文件的收集归档，为提供档案的利用效率提供有力的支持。

（三）创新档案服务方式，总结档案利用服务经验

首先，针对档案服务创新上，应采取如下措施：一是充分利用传统纸质档案，例如可在阅览室内，向档案利用者提供档案原件、复制品等材料。二是充分利用当下信息技术，加强档案利用服务信息水平建设，通过引入企业级档案管理系统软件，实现档案信息由纸质化完成数字化过渡，提高档案利用信息化服务水平，打破以原始文献作为第一服务的局面，将工作重点放在发展数据库、电子档案与信息技术服务上，提高档案利用工作质量水平。三是加大力宣传力度，通过举办举办档案展览等方式，向人们更好进行档案利用知识宣传普及，有效培养潜在的档案利用者。另一方面，应善于总结档案利用服务经验，促使档案利用工作开展水平实现持续稳定提升，具体可采取如下措施，一是结合日常利用工作状况，对档案检索工具进行不断改善，不断提升检索工具的适用性，更加方面进行人们进行档案资源利用。二是通过开展档案资源需求调研工作，收集各方意见，了解实际档案资源需要，有助于档案工作人员有针对性地提供档案利用服务，促使档案利用效果最大化。三是做好基础业务的管理与完善，科学合理的评估档案利用价值，充分考虑各种价值因素，更好地推进档案基础业务建设，提高档案利用效果。

总结：

档案利用工作在整个档案工作中起到非常重要的检验和带动作用，直接关系到整个档案工作开展的质量与水平，因此在实际进行档案利用工作开展过程中，需要充分认识到档案利用工作的内涵，并采取有效策略促进档案利用工作平稳顺利的开展，提供档案利用水平，充分发挥档案作用价值，有效推动档案事业实现更好的的发展。

参考文献

[1]孙文星.如何做好档案利用工作[J].兰台世界,2016(s1).

[2]裴海霞.浅谈如何做好新形势下档案利用和服务工作[J].办公室业务,2016(13):103-103.

[3]康静.浅谈如何做好科技档案的开发与利用[J].机电兵船档案,2016(2):39-40.

作者简介：吴嵘（1972.10-），女，吉林长岭县人，职称：馆员(中级)，研究方向：图书馆学。