档案室文书档案保管期限划分存在问题和对策

档案室文书档案保管期限划分存在问题和对策

郭丽娟

郭丽娟吉林省长春市双阳区档案局130600

摘要：档案室工作是档案馆工作的基础，是档案工作的最前沿，一份档案保管期限划分得准确与否能关系到档案的存亡，而纳入进馆范围的档案保管期限的划分更是渗透到未来档案馆工作的各个环节，影响最大的就是未来档案馆档案的鉴定工作。

关键词：文书档案期限划分问题对策

目前档案馆鉴定工作是困扰档案界的一大难题，制约着档案资源建设乃至档案管理各项工作的开展和整体水平的提高。多数档案馆面对大量的鉴定任务望而却步，原因是档案鉴定数量浩大，鉴定程序复杂。档案馆鉴定数量多、问题多和以往进馆档案保管期限划分标准不一有直接关系。档案馆的鉴定工作程序很复杂，处理手续十分繁琐，包括拆卷、改号、调整档案、调整检索工具等一系列工作，是一个牵一发而动全身的操作。当然，档案进馆时可以进行鉴定，但往往对这种大的案卷调整，档案员、档案接收人员都不愿意给自己找麻烦，很多问题于是就带到了档案馆里。可见，要做到“防患于未然”，鉴定工作必须从立档案单位文件转化为档案时的源头抓起。

一、目前基层档案室文书档案保管期限划分不够标准是普遍问题

原因有：

1.观念因素。划分档案保管期限是一项很严肃的工作。正是因为如此，2006年底，国家档案局8号令将这项工作上升到了法制高度。长期以来，基层档案员对保管期限划分工作的重要性始终没有一个足够的认识。他们认为：文书档案保管期限无关重要，不影响档案的保管、利用，于是在划分文书档案保管期限进程中，很多档案员嫌费事，往往不仔细对照文书档案保管期限表的规定，凭自己的个人感觉或通常的一点经验来确定。基层立档单位存在对档案保管期限划分不严肃的原因很正常。一方面，档案的保管期限在档案室管理工作中显现的作用不明显；另一方面，由于档案界长期存在重藏轻鉴的思想，不注重开展档案的鉴定工作。当然，档案行政主管部门业务引导不当，也是滋生这种现象的原因。这些年，档案界在文书档案保管期限的划分上不够重视，划分标准过于含糊。随着档案工作的发展，我们本身就已经忽视了这些眼前细微的基础性工作，殊不知，就是档案室中的这些基础性工作将成为未来档案馆的大问题。

2.能力因素。档案人员缺乏很强的业务技能。划分档案保管期限是一项档案专业性很强的工作。国家虽然多次修改和颁发档案保管期限表，它却是站在全国机关档案事业发展的角度来制定的，是宏观的，不可能面面俱到。即使每个单位根据各自的职能和工作实际制定本单位的文书档案保管期限表，但在实际贯彻执行中还要坚持具体情况具体对待、特殊问题特殊处理的原则。如本单位的发文以及“重要的”、“一般的”区分，这种区分弹性比较大，这就需要操作者要全面熟悉了解立档单位的职能性质，另一方面还要具有较强的业务技能和很强的实践操作经验。

二、目前基层档案管理人员由于变动频繁，经验丰富的老档案员很少

立档单位在划分文书档案保管期限表中出现失误现象很普遍，而这种技能并不是通过几次培训能达到的。既然如此，就需要档案业务指导人员认真履行监督指导的职责，认真帮助基层档案员把好这一关。笔者认为，归档文件整理中档案保管期限划分的准确率至少要达到98%以上。但问题是，现在有很多业务指导人员不愿意深入地钻研业务，本身业务功底一般，业务经验少，在指导中往往误导基层档案人员，有时今天这个指导人员说一样，换一个指导人员又说一样，反正没人监督，自己又不负什么责任。另外，在业务指导人员少、指导量大的情况下，又能有多少指导人员真正地负起责任，一卷一卷地帮助把关检查？指导不细致、不认真，指导人员素质参差不齐，存在问题不能得到及时的纠正和指导，这才是问题存在的因素之一。

三、解决和避免出现问题的对策

1.充分重视文书档案归档范围和保管期限表的编制、审批工作。此次国家档案局的8号令非常重视立档单位档案归档范围和保管期限表的编制工作，从原来的备案制改为审批制。的确，各单位编制文件材料归档范围和保管期限表意义重大。一方面，它使本单位文书的归档范围和保管期限更加细化了，使各单位各部门之间的归档范围明晰了；另一方面增强了各部门归档的责任意识，便于档案人员进行归档的收集及保管期限划分的操作。

2.建立档案保管期限划分标准的监管机制。在实际工作中，文书档案保管期限的划分灵活性还是很强的。特别是文件材料的几何级数的递增、档案内容愈加复杂的“大档案”时代的到来，使文书保管期限的鉴定工作越来越复杂。一直以来，各级档案机关没有专门的组织，鉴定工作职责不明，造成了无人管无人承担责任的状况。在档案行政管理部门内部建立一个鉴定工作组织，吸纳较专业的人员加入其中，使文书档案保管期限的划分工作多了一道程序，也多了一层保险。

3.建立一支高素质的档案鉴定工作人员队伍。长期以来，基层单位一直存在着档案人员素质与鉴定工作不适应的矛盾现象。就拿每年的文书档案保管期限划分工作来说吧，每年都重复的工作，每年问题都很多。文书档案档保管期限划分工作难固然是一个客观因素，我们也不可能用非常专业的标准要求他们，但是最主要还是档案员自身因素，业务素质低，不愿意深入专研业务，依赖指导的心理太严重。