关于企业加强合同管理工作的思考

关于企业加强合同管理工作的思考

王露颖

中海油能源发展股份有限公司采办共享中心 天津市滨海新区 邮编 300450

摘要：合同管理指的是合同双方签订协议，确定双方应当履行的义务和权利。合同管理是企业制度建设中的关键环节，只有保证合同管理的规范性与有效性，才能促进企业的健康发展。基于此，本文将分析企业在合同管理中可能面临的风险，并提出相应的防控策略。通过管理与防控合同风险，企业可以更好地保护自身的利益，确保合同的有效履行，从而更好地实现企业的社会和经济目标。

关键词：企业；合同管理；工作思考

引言

企业在现代经济中扮演着重要的角色，它们在各个领域都承担着重要的任务，从基础设施建设到提供公共服务。为了完成这些任务，企业通常需要与各类合作伙伴签署合同，涵盖供应链、服务提供、工程建设等各个方面。然而，合同履行过程中存在各种风险，如果不进行妥善管理和控制，可能导致企业面临财务损失，使企业遭受法律争议，甚至会影响企业的声誉。

1企业加强合同管理的意义

一方面，企业加强合同管理有利于提升合同签订的质量。合同作为经济活动的最终呈现形式，是对经济活动的细化与条理化，通过对合同内容的严格审查，能够更加精准地发现企业在采购、生产以及营销等各个环节的漏洞。经过与合作客户的磋商，形成互惠互利的双赢合作，合同一经签署，则双方均需承担各自的权利和义务，一旦合同内容存在法律争议或漏洞，将会给企业埋下风险隐患。因此，企业加强合同管理的过程，可以提高管理决策科学性和提升合同签订的质量，有助于帮助企业提前识别合作风险，未雨绸缪，防患于未然。另一方面，企业加强合同管理有利于推进自身的廉政建设。合同的签署是经济活动的开端，对合同的严格监督和审查可以帮助国有企业深刻了解每一笔资金的去向、每一项资产的用途。

2企业加强合同管理工作现状

2.1合同管理制度不健全

首先，企业合同管理制度可能过于陈旧，未能及时适应环境的变化。然而，部分企业仍在沿用过时的管理制度，导致合同管理工作无法满足现实需求。过去的合同管理制度可能未充分考虑到网络安全和知识产权等方面的风险，从而增加了企业在合同签订和执行过程中的潜在风险。其次，合同管理制度中可能存在疏漏，导致部分事项缺乏法律依据。由于合同管理涉及多个领域，需要对各类合同条款和风险因素进行全面考虑。然而，现行的合同管理制度可能未能充分覆盖所有细节，导致部分事项“无法可依”。这种情况可能导致合同纠纷和执行困难，对企业运营产生不良影响。再次，合同管理制度与其他内控制度脱节，也是导致合同管理风险发生的重要原因。企业内控制度应与合同管理制度相辅相成，共同构建企业内部的风险防范体系。

2.2合同管理风险意识不足

在大多数企业的发展中，未能高度重视合同管理岗位，企业将更多的关注点放在规模扩张和业务管理方面，长此以往，企业内部不具备良好的合同管理环境，员工的合同管理风险意识不足，影响了合同管理的协作性。一方面，管理层未针对合同管理的专业知识和执行路线对执行部门进行定期培训，执行部门对法律条款的了解程度不足，业务中缺少警惕性，有时存在违背合同的行为却不自知，形成一定的风险问题。另一方面，合同管理人员自身的专业性需要根据法规及国家政策持续提升。合同管理是多学科交叉的综合性管理活动，而部分企业缺少专业性的管理人才。

2.3重视合同签订，轻视合同执行

企业对合同的立项和签订环节往往比较重视，合同主办部门、财务、采购、法律等相关职能部门都会参与管理和监控，但对合同履行却缺乏有效的管控举措。主要表现在:一是未严格依据合同执行，合同执行主体不熟悉合同内容，未及时组织生产运输，未及时开展收货验收，不能精准运用合同处罚条款维护正当利益。二是未规范履行合同变更手续，长期供应合同未及时办理合同续约，无法履行的合同未及时办理解除手续，合同履约过程中的变更事项未及时办理合同变更。三是未及时开展合同维权，对合同相对方的履约瑕疵未及时提起索赔，合同货款未及时催收，合同纠纷形成诉讼时不能提供有效的合同履行凭证。

3企业加强合同管理工作的思考优化

3.1健全合同管理制度

第一，企业应定期审查现行合同管理制度。随着经济环境的变化和企业发展需求的调整，合同管理制度需要不断进行优化与更新。定期审查有助于及时发现制度中存在的漏洞和不足，从而作出针对性的调整，确保制度适应实际工作需求。第二，完善对合同经手人员胜任能力的约束条款。企业应加强对合同管理人员的选拔、培训和考核，确保他们具备合同管理工作所需的专业知识、技能和素质。同时，明确规定合同经手人员的岗位职责与义务，对于工作失职的情况，应当依法追究其法律责任，以增强合同管理人员的责任意识。第三，注意合同管理制度与其他内控制度相衔接。合同管理工作涉及企业多个部门，因此需要与其他内部管理制度相互配合，形成完整的内部控制体系。

3.2以信息化系统为支撑，提升合同管理水平

一是强化合同信息自动化管理。企业应当结合经营实际适时开展合同管理信息化工作，依托OA系统、财务共享系统或者自建系统开展合同信息化管理，将完整的合同流程固化、信息化，强化关键环节合规监督监控，实现合同全生命周期管理。合同信息化系统要尽量减少人为干预，实现合同自动编号、合同审批层级自动识别、合同审核意见完整留痕、合同审批表单自动生成、合同台账自动导出等功能。二是强化合同文本电子化备案。为避免合同文本遗失、难以查找影响合同正常履行的风险，合同信息化系统要将合同文本电子化备案嵌入合同流程。双方完成签字盖章的合同扫描件要及时上传合同信息化系统备案，实现合同文本数据化管理。三是强化合同信息统计分析。合同归口管理部门依托信息化系统开展合同统计分析，统计合同审核环节的办理时间以提高合同审批效率、统计合同变更情况以分析变更原因、统计不同类型的合同数量及金额以分析变动趋势、统计合同审核退回意见以分析常见的合同办理问题等，不断提升和改进合同管理水平。

3.3强化合同全面风险管理

在合同内控管理方面，企业应当实现全部门管理的目标，按照全面风险管理的原则，实现全要素的融入与全部门的参与，从而打造一个科学可行的合同全面风险控制机制。在企业的经营管理中，需要将全面风险管理作为基本条件，将各级管理层作为主体，建立合同事务委员会，在这一条件下，主办部门和监管部门等部门都要积极参与其中，发挥各部门的职能优势，打造一个全面参与的风险管控组织体系，实现跨部门、跨边界的合同风险管理机制。合同的主办部门、审核部门、监管部门的职权可以在不同部门及人员之间进行科学分配，让各部门的职能优势充分体现出来，准确识别合同编制、合同签署、合同履行等环节可能存在的风险隐患，针对这些隐患采取防范措施进行解决，最大程度上降低风险发生率和影响程度，提高合同管理效率。

结束语

总之，合同管理作为企业管理工作中的关键工作内容，合同管理质量直接影响着使用单位的经济收益。所以企业建设过程应该致力于项目整体角度，明确合同管理过程中必须遵守的原则，深度认识合同内容管理中的系列问题，对于现实问题应该采用有效措施处理问题，从根源上促进合同管理效果不断提升，保证企业各方权益，给后续合作做好铺垫。

参考文献

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[2]彭思媛.企业合同管理及其风险的防范[J].商场现代化，2022(21):84-86.

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