大数据时代乡镇统计部门档案信息化管理浅析

大数据时代乡镇统计部门档案信息化管理浅析

栗玲丽

壶关县百尺镇人民政府  047300

摘要：当今社会已经进入到互联网信息化时代，信息化技术逐渐渗透到各行各业的同时，也实现了管理模式上的改革和创新，在一定程度上提升了工作效率。乡镇统计部门信息化建设大致经历了计算机辅助管理阶段、电子文件管理阶段等。档案管理信息化建设具有重要的价值，通过实践发现，这方面的信息化建设面临着不可忽视的问题，找到一个适合单位发展的路径，怎样将短板突破，这些问题需要加以解决。

关键词：大数据时代；乡镇统计部门；档案信息化管理

引言：大数据时代的到来，档案管理信息化的开发利用还存在许多问题，目前主体依然是纸质的档案，电子档案占的比例不高，对此我们应该重视信息化建设开发利用的价值。特别是在乡镇统计部门这类事业单位是提供公共服务的主要载体，是国民经济实现快速发展的主要支撑体系，推动管理信息化建设的利用，顺应时代潮流，立足于技术内涵，形成有效的信息化管理推进策略，从而满足社会需要。

1．乡镇统计部门档案信息化建设存在的问题

    1.1传统的保存和管理模式的约束

    信息化建设的难点在于信息的收集与保存，信息化处理方法要求相关数据资料需要转化为电子数据，以方便数据流通，通过担忧的数据采集处理方法将信息检验优化，否则无法将信息化的采集存储分析能力发挥出来。以文字、图片等实物形式为主的图书、档案资料存储状态，主要表现为通过传统的人工方式来发掘资料的价值，从而无法通过计算机等信息化工具更深层次更便捷的发掘资料价值。

许多单位的管理通则都存在，当前的管理理念规定都是趋于保护，且过于保守，增加了对信息使用者的约束和限制，从而降低了使用者的的适用范围和人数，资料的价值自然难以得到发掘和利用[1]。相关体系的不完善、设置不合理，严重影响了图书资料及档案的开发利用。管理的现状与信息化建设开发利用技术形成了强烈的对比【1】。

    1.2 人才缺失与技术落后

当前普遍存在的问题就是人员整体的计算机水平不高，在工作业务实践中使用信息技术的应用能力相对滞后，传统与信息化的工作模式有很大的不同，对人员的要求也随之提高。人员缺乏系统的培训与学习，无法承担起对管理系统的应用与维护，在信息化的环境中，不能时刻了解到现阶段发展动向。统计部门的档案数量较多，传统的管理手段难以适应当前形式，管理工作具有一定难度。比如档案管理工作室，仍然在沿用手工操作，无法对档案信息进行资源整合、分析、提取；图书资料数字化也是通过录入人员通过软件录入图书信息，在通过取样抽查的方式检验录入质量，很难保障图书信息的可信度。

2针对乡镇统计部门信息化建设存在问题的解决办法

2.1创新的数字化管理模式

    信息化相较于传统的资料，数字化的电子资料更便于存储、整合、查询等，也可以利用内网进行数据传输，提高管理效率，降低管理成本。比如以网页的形式给人员提供相关的档案信息，以便于进行信息的查找。在选用的信息化产品上要符合国内外的相关标准，尽量合理化，运用具有开发和升级能力的信息管理系统，在实践中不断完善。信息化建设有助于档案信息事务自动化，提高单位工作效率，降低管理服务成本，对事业单位的可持续发展起了至关重要的作用。在新形势下，建立完备的数据库可以提高信息的利用度，对短时间内无法及时掌握整合的信息能够及时进行捕捉与整理。数据库的建成完善了信息的获取、分类、检索功能。例如针对档案管理工作，先建立一个标准实施分类，再利用数据库进行管理储备并整合。运用具有升级和开发功能的系统，以保证数据库实际作用有效发挥。

2.2提高档案管理工作效率

通过数字化档案管理，我国档案管理工作可以大幅提升效率，减少人力和物力投入，极大地简化了原本繁琐复杂的档案管理工作，大大提高了工作效率。利用计算机技术实现档案管理的数字化，可以大大减少人工整理、填写、装订等繁琐的工作，使档案管理变得更加高效、便捷。通过数字化的档案管理，可以有效地减少工作人员的劳动强度，节省他们的时间和精力，使得他们可以更加轻松地完成编写、输入和整理等任务，从而提高工作效率。通过数字化档案管理，我们可以克服时空限制，有效地共享档案资源，这对于促进资源共享工作的发展具有重要意义[2]。随着科技的发展，传统的纸质媒介已经不能满足档案共享的需求，申请查阅档案的人员必须到档案管理部门进行现场查阅，这样的方式不仅耗费大量的时间和人力资源，而且也不利于实现档案资源的有效共享。随着数字化档案管理的普及，人们查阅档案的便捷性和效率都有了显著的提升，为实现档案资源的有效共享提供了极大的帮助【2】。

2.3实施人员的审查、教育、管理

在选聘档案管理工作人员的时候,档案管理的单位或者部门要严格按照档案管理的具体要求,对竞聘人员进行严格的考核与考察。首先要对档案管理工作竞聘人员的政治素养进行全面的考察,要了解与考察工作人员的政治立场,学习背景,思想觉悟等内容,确保选聘人员没有政治立场问题。其次,要考察选聘人员的档案管理工作的专业素养,确保人员具备专业知识。第三,要针对竞聘人员的保密意识和保密基础知识进行考察,如果选聘上的人员在这方面知识上存在一定的缺失,用人单位要及时组织人员进行保密知识的培训学习。随着数字化档案的发展，我们必须持续改进和完善相关的管理制度，以确保档案的有效运用，并使其处于一个良好的状态。为了确保档案安全，我们必须制定更加完善和多样化的保密措施，以确保数字化管理的安全性和可靠性。为了确保档案的安全性，我们将对所有参与数字化建设的单位和公司进行严格的审核，以防止出现任何可能导致档案泄露的风险

【3】。为了确保档案的安全性，我们将对所有参与数字化管理的设备进行严格的保密措施，以防止在扫描和传输过程中出现任何信息泄露。

结语

随着信息化时代的到来，数字化已经成为促进我国各项事业发展的重要力量。档案管理也不例外，需要借助信息化技术进行改革，以提高工作效率，实现更加科学、快捷和便利的档案管理。例如，档案的录入和整理都应该逐步实现数字化。随着信息技术的发展，数字化的档案管理已经成为一项必不可少的任务，其中，保护信息安全尤为重要，这也正是《保密法》所明确的原则。因此,要借助多措并举的方式来保证数字化的档案管理工作的保密性,保证档案的安全,进而促进我国档案管理事业安全、科学、持续发展。

参考文献：

[1]计晓丹.大数据背景下统计档案管理变革分析[J].中文科技期刊数据库(全文版)社会科学, 2022(7):3.
[2]王新丰.信息化时代乡镇档案现代化管理分析[J].百科论坛电子杂志, 2020, 000(008):102-103.
[3]李君君.大数据时代文书档案管理及信息化应用[J].工程管理与技术探讨, 2023.DOI:10.37155/2717-5189-0502-40.