智慧档案馆的现状及建设策略研究

智慧档案馆的现状及建设策略研究

陈丽亚

中国国家铁路集团有限公司  北京  100844

摘  要：本文探讨智慧档案馆的当前发展现状及未来的建设策略，通过对智慧档案馆的内涵、特点及其建设背景的分析，提出完善相关理论体系、完善安全保障体系等策略，旨在推动智慧档案馆的健康发展，提高档案管理与服务的智能化水平。

关键词：智慧档案馆；现状；建设策略

引言

以“科技引领智慧未来”为主题的2023首届中国智慧档案科技博览会在北京国际会议中心举办，同步举办了中国智慧档案科技发展高峰论坛。在博览会现场展示了智能档案平台建设、档案智能存储、智能开放审核等档案技术成果。“智慧档案馆”作为一种新型档案管理模式更加受到关注。智慧档案馆通过应用先进的信息技术，实现对档案信息的数字化、网络化、智能化管理，为档案事业的现代化发展提供了有力支撑。但是，目前智慧档案馆建设仍面临诸多挑战，需要深入探讨其现状并提出有效的建设策略。

1、关于智慧档案馆简述

1.1智慧档案馆的内涵分析

智慧档案馆是指运用先进信息技术，对档案资源进行数字化、网络化、智能化管理，实现档案信息的高效收集、整理、保存、利用和共享的新型档案管理模式。智慧档案馆以用户需求为导向，通过数据挖掘、知识发现等技术手段，为用户提供个性化、精准化的档案服务[1]。

1.2智慧档案馆的特点分析

智慧档案馆具有以下几个显著特点：一是数字化程度高，实现了档案信息的数字化存储和网络化传输；二是智能化水平高，利用人工智能，大数据等技术实现对档案信息的自动分类、检索和推荐；三是服务能力强，能够为用户提供便捷、高效的档案查询和利用服务；四是安全性高，通过先进的安全技术，加密、权限管理和身份认证等，确保档案信息的安全可靠。

2、智慧档案馆建设的背景

智慧档案馆建设主要源于以下几个方面的考虑：一是信息技术的快速发展为智慧档案馆的建设提供了技术支撑；二是政府出台了一系列政策文件，推动档案馆建设和提高对档案管理的重视；三是信息化的发展对档案管理模式提出了新的要求；四是对档案利用的需求日益多样化、个性化，智慧档案馆的建设可以高效、便捷的提供档案利用服务。

3、智慧档案馆建设的策略

3.1完善理论体系

智慧档案馆建设需要完善理论体系，包括档案管理理论、信息技术理论等。通过深入研究这些理论，为智慧档案馆的建设提供科学的理论指导和实践依据。档案管理理论体系是智慧档案馆建设的基石，涵盖了档案的分类、收集、整理、保管、利用等多个方面。完善这一理论体系的过程中，要系统梳理现有档案管理理论，了解其发展脉络和主要内容，结合现代管理学的最新理念和方法，如知识管理、流程管理等，对档案管理理论进行更新和拓展。信息技术理论体系是智慧档案馆建设的技术支撑，涉及云计算、大数据、物联网等前沿技术的应用。根据智慧档案馆的实际需求，构建信息技术应用框架，明确各种技术在档案管理中的定位和作用。

3.2建设完善的智慧档案安全保障体系

智慧档案馆建设是一项系统性、长期性的工程，需要加强安全管理机制建设。提高安全技术水平，加强网络安全、数据安全和数据保护。注重数字档案资源的整合与共享，实现不同来源、不同结构、不同格式档案的安全统一管理。

3.3建立多元化的投入机制

政府应出台明确的政策文件，涵盖资金扶持、税收优惠、项目审批等多个方面，为智慧档案馆建设提供方向性指导。智慧档案馆建设需要大量的资金投入，包括基础设施建设、设备购置、技术研发等多个方面。政府可设立专项资金，用于支持智慧档案馆的建设和运营。亦可通过政府与社会资本合作（PPP）模式，吸引更多的社会资本参与智慧档案馆建设，还可通过申请项目资金等模式，形成多元化的投入机制。

3.4建立协调机制

智慧档案馆建设涉及多个部门和领域，需要建立跨部门协调机制，明确各部门的职责和分工，形成合力推动智慧档案馆建设的快速发展。建立信息共享机制，实现各部门之间的数据共享和信息交换。同时，根据实际情况和需要不断调整和完善机制和措施，确保各部门之间的协作和支持得到有效落实。还应加强与相关行业协会、研究机构等的合作与交流，共同推动智慧档案馆建设的技术创新和理论发展。

3.5加强员工培训和引进综合技术人才

智慧档案馆建设需要具备档案管理、信息技术、数据管理等多方面知识的人才。应加大对相关人才的培养和引进力度，首先提升现有员工的技能和知识，加强对现有档案人员信息技术水平的培训和教育，提高他们的专业素养和技能水平。其次，引进具有丰富经验和专业技能的高水平人才，鼓励更多的人才投身智慧档案馆建设事业。

3.6标准支持

为确保智慧档案馆建设的规范性和统一性，应构建完善的标准体系，涵盖智慧档案馆的设施建设、数据管理、信息安全等多个方面，为智慧档案馆的建设和运营提供明确的指导和规范。以数据管理标准体系的构建为例，应明确数据采集的范围、方式、频率等，确保数据的全面性和准确性。建立数据质量评估机制，对采集到的数据进行质量检查和筛选

[3]。规定数据的存储格式、存储位置、备份策略等，确保数据的可靠性和可用性。采用先进的存储技术，提高数据的读写速度和存储容量。制定数据处理流程和规范，包括数据整合、分析等环节。运用大数据技术，对数据进行深度挖掘和关联分析，提取有价值的信息。明确数据的利用范围、方式、权限等，确保数据的合规性和安全性。建立数据共享机制，促进数据资源的开放和共享。

3.7加强国内与国际交流

应加大对智慧档案馆建设的宣传力度，通过媒体、网络、展览等渠道广泛传播智慧档案馆建设的理念、成果和经验。建立一批具有示范作用的智慧档案馆项目，为其他地区和行业提供可借鉴的经验和模式，以进一步提高智慧档案馆建设的社会认知度和影响力。国内，丰富智慧档案博览会，可以通过现场展览、会议论坛的同时，增加线上展览和互动体验，促进智慧档案馆理念和技术手段的普及和推广，为参展企业提供展示智慧档案馆成果的同时，促进档案管理人员的认知，为智慧档案馆的建设提供创新思路和方案。智慧档案馆建设也是一个全球性的趋势，加强国际交流与合作，学习借鉴先进经验，有助于加快我国智慧档案馆建设进程。

3.8深度融合智能技术

智慧档案馆建设应深度融合智能技术，包括人工智能、大数据、云计算等。通过应用这些技术，实现对档案信息的自动化处理、智能化分析和精准化服务。加强技术创新和研发，推动智能技术在智慧档案馆建设中的广泛应用和深入发展。

大数据平台则可以对这些数据进行整合和分析，挖掘出有价值的信息。人工智能（AI）技术则可以对这些信息进行智能处理和应用，提供个性化的档案查询和推荐服务，推荐相应的档案资源。此外，通过人工智能、物联网、移动应用等新技术，提供检索、智能提醒、智能预警等智慧化服务。

结束语：

综上所述，智慧档案馆作为档案事业现代化发展的重要方向，具有广阔的前景和巨大的潜力。通过完善相关理论体系、建设完善的智慧档案安全保障体系、建立协调机制等策略，可以有效推动智慧档案馆的建设和发展，提高档案管理与服务的智能化水平，为档案事业的繁荣发展作出积极贡献。

参考文献：

[1]张晓娟,潘珂. TOE框架视角下智慧档案馆建设路径研究[J]. 档案与建设,2023(10):53-56.

[2]付永华,李韵辞,司俊勇,等. 虚与实:“元宇宙”视域下智慧档案馆建设与思考[J]. 档案管理,2023(5):67-69.

[3]宋欣,鲁国轩. 智慧档案馆建设:困境辨识及行动框架[J]. 北京档案,2022(7):11-14.

作者简介：陈丽亚(1985.1-)，女，汉族，北京，大学本科，档案馆馆员，研究方向：档案移交及管理。