浅议档案管理工作中如何对档案室资料进行归纳和利用

浅议档案管理工作中如何对档案室资料进行归纳和利用

白茹

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摘要：在新时代不仅为档案管理工作的开展提供了更多便利性条件，也对日常档案工作开展水平提出了新的要求。要真正做到档案室资料的有效利用，就必须注重档案资料的整理、分类、分析和利用。因此，要提高员工的整体素质和专业素质，充分利用其自身的优点，为业务开展夯实基础、提供信息数据支持。由此，将档案管理工作推向智能化和现代化的道路。本文作者根据自己的工作经验，就档案管理工作中怎样归纳和利用档案室资料的对策进行了探讨。

关键词：档案管理；档案室；资料；归纳；利用

在企事业单位的工作开展中，在项目推进、人资管理、日常运营及财务工作等推进过程中，会产生大量档案资料。而在档案管理过程中，既要对档案室资料进行分类整理，又要保证档案资料的安全保存，以免造成损坏和信息丢失；要充分发挥档案室的作用，挖掘情报，适应新时代对档案管理工作的更高需求。从而为领导决策、充分挖掘其价值、突破其工作局限、提高其专业素质奠定基础。

一、档案管理中对档案室资料归纳和利用意义

档案数据载体的多样化和分类的细化，给档案管理的日常工作带来了新的需求。在企事业单位的日常工作推动过程中，不仅会积累和生成大量的档案材料，还需要对它们进行有效的保存，提高档案室资料归纳和利用工作的效率。也唯有如此，我们可以根据这些资料，做出决策，总结工作经验，等等。在为以后的工作打好基础的同时，让档案管理工作朝着积极有效的方向发展，让它的工作进入一个新的台阶，让它的工作（价值）更好的发挥出来。

二、档案管理中对档案室资料归纳和利用策略

1.提升工作人员综合素养

档案工作者的整体素质如何，直接关系到档案工作的质量和水平。因此，必须持续提高员工的素质和能力，才能更好地保存档案数据，做好数据归纳和档案信息的利用。例如，可以扩大企业的招募途径，引进高素质的专业化档案管理人员；亦或重视对自有档案管理人才的培养，给他们创造学习和深造的环境，让他们主动地把创新的工作观念融入到自己的工作中去，让自己的工作方式得到最好的发展，适时地整理和挖掘档案库中的数据，从而有效地利用档案信息。另外，（党管档案，因为党员具有极高的思想觉悟，与不能泄密的基本条件）档案管理人员应具有良好地服务意识，注意做好档案信息的保密，为相关高层管理、兄弟部门工作人员提供其所需要的档案资料，为其决策或战略规划提供有力参考。

2.促进档案管理的一体化

在提升档案管理工作质量，促进对档案室资料的归纳与利用中，还应实现工作一体化推进。这样，不仅可以让工作更加标准化，而且可以让工作分工更加清晰，工作更加有条不紊。因此，根据自身的工作发展，建立档案管理制度，健全工作管理制度，强化工作的评价，让归档、分类和查询等工作更加直观和标准化，达到了动态管理的目的。在此基础上，要注意补齐有关遗失文件的资料，保证档案资料的真实和完整。此外，针对某些企业和机构中涉及到机密内容的档案材料，也要让其更有针对性地进行管理，并在此基础上制定额外的管理制度，让档案管理更符合实际和科学，确保每个阶段的工作都能有依据。

3.构建信息化档案管理库

要提高档案工作的效能，提高档案工作的科学性和规范化，就必须注重科技的运用。在大数据，云计算，人工智能，5 G等新兴科技的快速发展下，企业的信息化建设必须摒弃以往的工作方法和观念，以革新的思维，建立起属于自己的信息化文件数据管理数据库。只有如此，我们才能更好地完成对已有档案材料的整理和存档工作，达到精细化管理的需要。为促进我国档案工作的信息化建设，应加强对相关信息的挖掘，从而使得构建的数据模式更具科学性。

突破档案管理工作的限制，防止单纯地进行静止的纸质档案，挖掘和重复使用档案中的信息数据，使其能够进行智能存储和大数据分析，形成目录数据库、文字档案数据库和多媒体档案库等。与此同时，还可以为企事业单位的员工设置相关的文件信息检索权限。此外，还应该培养档案管理者具备一定的资讯素质，做好档案资讯系统的维修，标准化自己的作业，防止被骇客侵入及木马程式等。另外，要设立专用的资料室，做好资料的备份。

4.拓宽材料收集渠道，加强对利用反馈信息的管理

从档案工作本身来看，只有充分地使用档案资源，才能更好地服务于各种社会生活。因此，档案管理部门应注重材料收集渠道的开发和拓展，为各个企业、行业领域提供更优质的社会服务。另外，通过对反馈信息的搜集和利用，对所获得的信息进行综合的分析与研究，可以更好地掌握档案馆数据的真实利用状况，提高档案资源的利用率，提高档案工作的质量。

5.加快数据准备，拉近档案管理现代化进程

①分清轻重缓急，稳中求进。档案管理工作是为企业和社会提供所需要的各种档案材料，运用电脑进行档案管理工作，是提高档案馆材料利用率的重要途径。在使用电脑进行管理的时候，要根据各种资料、卷宗的重要程度、开放情况、利用率等因素，将这些资料进行排序，将开放的、利用率高、急需的数据资料，优先进行整理和归纳，既能更好地适应社会的需要，又能提升档案的管理水平。②分类描述，提升管理效率；当对档案数据进行描述时，可以把各种材料划分成三个级别，例如，如果是那些没有很高的参照价值，反映的问题只是一个或者没有深入的问题，那么就可以把它作为一个档案合集。对于同一案卷中含有多个案卷，但所体现内容相同，排列比较一致的案卷，则作为合并类案卷予以记载；对于那些高度重视、反映问题深刻、内容复杂的档案材料，我们将其作为档案级别数据来处理。这样，就可以根据档案数据所属层次的名字，对档案的种类和内容进行判定，从而减少在档案管理工作中的时间和能量的消耗，提高档案的整体效率。③分类整理，提高档案资料的利用效率；在档案室的数据中，有些数据有着良好的底子，拥有完整的引用目录，因此，在收集和使用此类文件时，可以在全文引用的内容上，通过“案件”“房档”等特定的标志或特别标注，将相关的时间、地点、任务等信息，都可以输入到电脑的软件中，并设定一个标准的类别编号，方便以后的查询与应用。

三、结语

总而言之，在新时期，提高档案管理工作的效率，提高有关工作人员的职业素质，对档案材料的归纳和利用，不是一朝一夕的事情。首先要加强员工的责任心和使命感，提高员工对档案管理的质量和效率；其次，要有针对性和高效率地开展工作，强化信息化支持装置的运用，主动做好资料的整理和资料备份；最后，要挖掘和利用不同类型的文件信息，建立一个数据模型，根据不同部门和工作人员的需要，建立相应的检索许可，从而实现对档案信息的自动检索和利用。

参考文献

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