浅析非洲矿业工程投标文件商务标编制技巧与要点

浅析非洲矿业工程投标文件商务标编制技巧与要点

高强

中铁九局集团有限公司大连分公司

摘要：矿业工程投标文件的编制是一项复杂繁琐又要求严谨、技术性很强的工作，投标书的编制质量与企业的生存和发展直接联系在一起。投标文件一般包括商务标、技术标和经济标三种类型，商务标是一个公司最基础的信息，包括公司资质、营业执照等信息，是确保标书质量的重要组成部分，正确编制非洲矿业工程投标文件商务标对于提高标书的质量、增加企业竞争力至关重要。本文从编制投标文件的实践经验出发，分析商务标编制过程技巧和要点以及注意事项、并就非洲矿业工程当前投标形势提出几点建议，以帮助中国对外承包工程企业更好地理解商务标的重要性，并提供一些实用的指导。

关键词：投标文件、注意事项、要点分析与应用技巧

引言

非洲是全球矿产资源极为丰富的国家之一，全国总共约有14种主要矿产资源，该国家的矿产资源约占全球矿产资源的23%，种类齐全，在全球资源开发中有着极其重要的作用。在众多的矿产资源中，从多到少排名前五的分别为铂族金属约占全球储量的百分之九十一，铀矿占百分之七十二，磷矿占百分之六十二，锰矿占百分之五十六，钴矿占百分之五十。从数据上能够看出，铀矿和金刚石类矿产资源存储量巨大，是全球存储量第二大国家;已探明的天然气储量排名世界第三;世界第四多的矿产资源存储量以煤、石油、铁等矿产资源为主。矿业是非洲多数国家的支柱性产业之一，在其国民经济发展中起着关键性作用。非洲是一个拥有巨大矿产资源潜力的地区，吸引了众多矿业公司的关注，且从中国企业的全球地区分布来看，非洲地区市场份额最高，达到了63%。非洲市场竞争日益激烈，招标工作也越来越标准化、规范化，中标难度也增加，这就要求投标文件编写内容既要包含各方所需信息，也要明确展现出自身的优势，工作人员在编写过程中必须做好调研，搜集全面的信息资料，合理分配文件内容占比，详细对照招标文件的调理款项逐一制定相对应的解决方案和举措，以提高中标率。

一、投标文件中商务标文件编写的概念与重要意义

当前，非洲矿业市场越来越活跃，吸引了国内外众多矿企涌入非洲市场，市场竞争压力也不断增强。这就极为考验中国对外承包工程企业自身的核心竞争力，不但要提升工程质量、履约能力等，更要提升投标文件质量。中国对外承包工程企业必须通过投标管控的方式对承包公司进行检验，突出投标文件中商务标的重要作用。评标专家在综合分析商务标时，最先审核的是这个投标承办方的财务状况，在此基础上，再结合承办方以往的施工经历，以及工程竣工后的施工情况和施工经验做归纳性总评，从而保证招标单位资质和能力符合招标工程的要求，为接下来的施工工作做好扎实准备和奠定牢靠基础。

从某方面来看的话，商务标其实是贯穿于整个工程项目投标招标全阶段的，投标招标过程中的每一环节都需要对商务标进行审核。对于整个投标文件来讲，商务标存在的意义巨大，有着必须性，关乎着中国对外承包工程企业招标投标是否能够成功，因此需要加强投标文件质量，加强编标人员综合素质以及专业知识，编写出更加高质量的投标文件，从而提升自身企业招标投标成功的概率和竞争力。

二、商务标编制主要程序

（一）熟悉招标文件

工程项目的招标文件是承包方编写投标文件的重要参考和根据，所有的项目内容开展都要符合招标文件的要求。所以，相关编标人员必须要认真阅读招标文件，对工程的基本概况、特点和难点等方面有充分的了解。必须充分了解工程项目招标方的需求，工程施工的标准、目的和方向，尤其是一些招标人着重强调的环节必须认真对待。那么，如何快速和全面的了解一份招标文件，需要编标人员做到以下几点：

1.确认投标主体

查看对投标人资格要求中是否需要当地注册成立的公司，具备商业和动产信用登记证书、税务代码、企业境外机构证书等文件，是否需要提供母公司相关证书及文件。

2.关注项目的投标保证金

清楚掌握不同标段对保证金的金额要求和货币种类、如何交付保证金、收款方式，办理途径等。保证金交付方式通常有两种，一种是通过银行转账，投标保证金是否需要从基本账户转出，并要求投标保函必须由开户银行开具。第二种是以现金支付，需要弄清楚现金支付的汇款凭证上必须标明的内容。

3.及时提出答疑

对招标文件细致阅读，检查招标文件中各个项目信息是否正确，前后是否一致，是否存在漏洞，及时发现问题，对存在疑惑的地方尽快找到招标人进行核对和答疑，超过规定时间可能就无法再获得正确解答，因此必须对各环节工作做好时间安排。

（二）拟定投标文件目录

一份投标书的目录是对该分投标书整体内容的一个总结和归纳，能够最直接的向招标方展示自己的核心所在。因此如何拟定一份正确的、目标明确的、让人眼前一亮的投标书目录是编标人员需要重视和提升能力的一环。首先要做到的是投标书的目录符合招标文件内容，最好能够清晰地、全面的包含招标文件所需的全部内容，内容顺序排布和格式标准需要和招标书相同，这样做有利于编标人员在复查时及时准确发现招标书中是否有遗漏或者不正确的地方，也有利于评委在审核时找到重点，从目录中清楚、快速地了解投标书是否有工程项目所需要的内容。同时，招标文件中强制规定的，必须具备的资质，编标人员千万不能遗漏

，必须结合投标内容和自身企业实力有逻辑的插进去，从而体现出企业的竞争优势。

（三）人员配置与业绩安排

项目管理机构人员配置主要包含确定项目经理、总工、特殊要求的专业工程师和专业工程师。一般需要准备项目拟投入人员名单汇总表格和一份简历表，需附人员证件、证书以及业绩。确保工作人员所具备的业绩经验满足招标文件要求。此处需特别强调非洲矿业工程投标文件不同于国内，除中文投标外，还有外文投标，所附证件、证书以及业绩等如果是中文或者其他语言，需按照招标文件要求附对应的翻译件。

对施工业绩等环节科学合理跌进行安排，对于编制投标文件来讲也是非常重要的。首先需要满足招标文件中对同类工程业绩的要求，按照工程实际出发，最好可以举例三至五年内其他同类型工程施工的业绩数据，且投标项目所在国的业绩要优先，获奖工程、有竣工报告的要优先。如有特殊要求，矿采业绩在列举时要写清年采剥量、矿区服务年限等；矿建业绩要列明土建、安装、项目建成后将达产规模等信息。

（四）打印、包封、递交

编制标书的最后一步就是对编写好的文档进行打印、包封、递交。编标人员在正式打印之前，需要对文档的格式进行检查，文档格式必须按照要求，保持一致，保证书面干净、整洁。投标文件应该分为正副两个版本，两个版本都需要密封保存，密封袋封面要标明标志、签章等。其次，需要按照工程项目招标方要求的方式进行组卷和包封，最后到规定地点上交。

三、商务标要点分析与应用技巧

（一）建立完善的企业资料库

对商务标所需的内容和信息进行收集整理极为考验工作人员的条理性、逻辑性、细致性，需要他们具备较强的系统工作能力。因为商务标需要整个公司各个部门的基础性资料，总量多，内容繁杂细碎，需要全体部门的合作。非洲矿业工程投标又有它的独特性，涌入非洲的矿企既有国内大型矿企，如紫金矿业、盛屯矿业、华友钴业矿冶科技、中铁资源、洛阳钼业、铁拓矿业、五矿资源等，又有国际大型矿企必和必拓、力拓、艾芬豪、欧亚资源集团(ERG)等。非洲这个国家使用的语言是全世界最多的，非洲北部以阿拉伯语为主，东部、南部、西部分别以英语和法语为常用语言。西班牙语和葡萄牙语在中部地区较为流行。因此，商务标的内容既需要中文，又要有外文，方便投标时直接使用，节省投标时间。商务标资料信息具体内容如下：

1.企业基本资料

企业的基本资料主要包括营业执照、企业资格证书、安全生产许可证、爆破作业施工许可证、质量管理体系认证证书、组织机构、企业章程以及企业介绍等，将上述内容整理成册。对应翻译成常用语言，最好能对应翻译成英语、法语、西语、葡萄牙语，并实时更新，方便投标用。海外注册成立的各个公司对应的企业境外机构证书、商业和动产信用登记（RCCM）证书、国家鉴定码、税务代码、公司章程等，同样需整理好成套文件，并对应翻译成中文。资料的保存方式必须按照单张图片的格式进行保存，并在文档中按照顺序进行排版，方便在投标时使用，能大大节省投标时间。

2.人员资料

人员资料就是拟定可能参加施工项目的管理人员、施工人员、技术人员等，将这些人员的基本信息汇总成册，通常也是按照图片形式保存，以部门为单位分类，方便后续工作时查找，内容需要包括各部门人员的造价师证、安全生产考核合格证书、岗位证、劳动合同、社保证明以及获奖证书等。因为人员的资料相对繁杂,可以按照证件的种类分别建立文件夹，并分别建立台账，同类证件再根据其特点(如社保证明年份)进行排列。总之，人员资料库的建立要以方便、准确查找和使用为目的。证件的整理和收集不是一下子就能完成的，需要长时间的整理和实时更新补充，管理部门需要定期对人员进行一次筛查和调查，对缺失或者新增的信息及时补充，对不要的信息资料及时删除。

3.业绩资料

企业的工程业绩资料包括中标通知书、合同、竣工验收报告、业绩证明、工程获奖证书、工程照片等。业绩资料按照施工公司建立文件夹，再按照类别建立子文件夹，如矿建工程、采剥工程、援外工程、桥梁工程、市政工程等文件夹，最后按照项目名称建立文件夹，分类整理完毕后列出对应的台帐，便于今后查找。要把每个项目的资料收集齐全，不是一件容易的事情，需要企业各个部门协同配合才能完成。除此之外，海外业绩可单独整理，按各个洲、国别、专业等分门别类进行收集整理并建立台帐，便于查找。目前非洲矿业工程项目的招标文件大部分需要合同和竣工验收报告才算有效业绩。为了满足招标人的强制性要求，一些特殊的施工业绩应专门收集，如高原地区施工经验、尾矿库尾矿坝业绩、大型选矿厂、大型冶炼厂、锂矿相关业绩、铜钴矿相关业绩、混合矿相关业绩等施工经验应专门收集。

4.财务资料

财务资料包括企业年度审计财务报表、财务状况表、银行信用等级证书等文件资料。其中银行贷款信用证明、由银行出具的书面担保、预付款担保、履约保函是针对具体的投标项目办理的，其中有些占用企业的授信额度还需要支付银行一定的费用，一般按季度收费。因此，针对具体项目办理的财务资料应注意及时收回。企业年度审计财务报表、财务状况表建议对应翻译成常用外文；海外注册成立的各个公司对应的年度审计财务报表、财务状况表建议翻译成中文，方便投标使用。

商务资料的收集首先要做到及时，方便本系统人员查阅和使用。其次要做好保密工作，商务资料涉及到企业的机密，应特别注意保存原始资料，并做好登记、记录，人员变动时要做好交接工作。再次要加强横向沟通与联系，新收集到的资料及时传递至本系统相关人员,避免资料的重复收集。最后要使资料库形成开放的资料网络系统,使资料的互相传递更顺畅,使投标工作更方便、更快捷。

（二）提高编标人员业务能力

投标作为施工企业发展的重要环节，商务标投标文件涉及内容较多、综合性强等特点，编标人员需要对招标资料予以充分理解，从而确保自己编写的商务标文件能够获得招标单位和评委的肯定和好评，这就需要编制人员具有较高的业务能力和综合素质。提高编标人员业务能力主要从以下几个方面。一是要编标人员“走出去”，确保投标人员掌握海外实际情况，投标思路符合海外国别规则，避免过度依赖国内思维、不了解市场、风险预判过高或不足导致失标或项目实施风险。二是加大海外市场调研力度，深入调研海外市场，研究当地项目招投标模式、项目管理模式，掌握当地市场情况，做好风险调查和预判，广泛收集掌握市场资源、法律财税、风险评估等参考信息，为参与项目投标竞争提供经营服务保障。三是加强业务培训，例如国际工程市场的拓展培训、国际工程投标与商务谈判培训、涉外法治培训等，并通过有多年海外项目经营经验的专家分享，增加经营人员对海外市场了解的广度与深度，提升自身能力素质，以应对海外市场开发需求，提升编标人员的业务能力。

（三）强化施工合同风险控制

但是需要正确认识的是非州矿业市场不仅为工程建设提供了优质的招投环境，也会面临各种危机，例如一些国家或地区经济社会发展不平衡、时常爆发战争、政府动荡、自然灾害多等。根据《合同法》规定投标书为实施工程的要约，因投标书作为合同的组成部分，所以合同风险在投标时就应进行风险控制。海外市场在后疫情时代下，履约风险增大、项目延期、费用增加等履约问题凸显，有效防控海外市场风险，强化合同风险控制至关重要。投标阶段合同评审主要针对以下几个方面：

1.预付款及工程款支付的条款

对于国际工程项目而言，想要顺利开展，需要大量的启动资金，预付款就显得尤为重要。国际惯例预付款金额一般为中标合同金额的10%-20%，但也要特定情形特定看，预付款的偿还时间和偿还速度要适中。2017版FIDIC黄皮书对预付款的偿还时间和偿还速度进行了规定。若在接收证书颁发时或因任何情况终止合同时，预付款仍未全部返还，承包商应立即将预付款所有剩余部分返还给业主。

工程款按时支付是工程项目顺利进行的重要保障，特别是海外施工项目，投资金额大，多方利益联合，如何收支工程款项需要额外小心。非洲矿采工程，基本以单价合同为准，按月支付是最基本的支付方式。如果使用里程碑付款方式，多设置里程碑节点能够保证工程款按时、准时到账。

涉及国际工程项目，选择哪种货币支付也是很重要的。在投标阶段以及合同谈判阶段，需要清楚和正确预估各种外币之间的汇率。付款形式各有优劣，应当按照当地实际经济情况和国情决定。承包商为了保证自己的经济效益必须对当地的货币换算汇率非常了解，换算法律法规烂熟于心，在签订合同时明确这一点，做好货币汇率变化的预估，确保货币汇率变化时不会受到大的影响。尽可能规避潜在的危险，尤其是到了支付款项的环节，更要慎之又慎，避免掉入支付陷阱，保证企业经济效益。在非洲国家矿业工程中大多以美元支付。

2.有关开工和竣工日期的条款

在国际惯例里，承包商并不一定需要在合同签署生效那天起就开始动工，而是要在各项工作都准备好，条件达到要求后才需要即可动工。工程开工的明确时间由开工的各种生效条件决定，为此在制定生效条款时，承包商要格外细致和谨慎。因为，实际情况并不会按照合同进行，总会出现各种意外因素导致开工时期延误，例如，资质证明、许可证未办理完善、自然条件不满足等。为此，在签署合同时，要尽可能将可能发生的情况都考虑在内，以条件生效的日期为开工日期，工期也自此时起算，避免前期因开工延误导致的工期紧张和延期的问题。

3.有关竣工结算以及工程接受证书颁发的条款

工程竣工结算和结束后的接受证书颁发的程序也是承包商与业主之间必须写在合同款项内的。如果合同工期受主合同约束，可约定颁发临时接受证书，结束履约保函期限，进入质保期。

4.有关保函的条款

对各种保证函、担保条款也需要进行协商。以履行约定的保证函为例，根据有无条件项可分为有条件和无条件两种。尽管无条件履约保函使用的最多，但是能争取有条件的履约保函还是要尽可能争取，为工程施工增加一层保障。合同约定里要对如何扣除和没收保证金进行规定，详细列出各种情况下保函的扣除比例、期限延长、或者解除保证金等条款。

在工程项目竣工后，还存在一段保质期，业主可以暂留一笔保证金作为担保，在合同谈判过程中可以争取以质保金保函替代质保金。但某些国家对质保金保函不做要求，按照延长履约保函的时限来作为担保方式。

5.关于背靠背协议的条款

背靠协议是承包单位和分包单位之间达成相关协议的重要保证，主合同生效开始，与分包单位的合同协议也就开始生效。因此，必须要明确背靠背协议中的附条件和附期限条款。在背靠背协议中，当债务人(如承包商）怠于行使其到期债权时，债权人(如分包商）是否能行使其代位求偿权向次债务人(如业主)追偿，各国对该条的规定各不相同，双方可在了解所在国法律后在合同条款中加以约束。背靠背协议的目的在于可以使得总包方和分包方成为一个利益共同体，以此来共同推进项目的顺利实施。

6.关于因业主方原因导致工程施工暂停或终止的条款

为了保护自身的利益，承包单位也需要在合同中制定一条由于业主原因导致工程施工暂停或终止的条款，明确规定业主如果因为自身原因导致无法按时付款，延误工期或者终止合同，需要由业主承担相关的费用损失。业主应在规定期限内给予承包单位赔偿回应，若业主拒不答复或有意拖延回复承包商的合理要求，可以视为其默示接受承包商的索赔要求。当迟延付款已经达到一定比例，承包商便具有单方面终止合同的权利，且终止合同并不影响其在合同中享有的其他权利，如在合同终止后进行索赔、扣除支付担保等。双方还应对在合同中的损失进行明确的定义，即是否仅仅可以索赔因合同终结而造成的直接损失，还是也可以对间接损失（预期可得利益）进行索赔，各国对此的规定各不相同，细化该条款有利于减少双方未来可能产生的争议。

国际工程合同相较于本国工程合同，涉及到的利益更多，是国家与国家之间的合作，国家与国家之间的国情、经济情况、支付方式等都不同，因此，需要承包单位内部之间更加紧密合作，加强沟通交流，广纳意见，让各部门都参与到合同的编写中来。在签订合同的整个过程中，承包单位可以专门指派一位相关专业的律师监督全程，确保合同流程正当，内容合规，对存在的不足及时发现并做出对应的整改。

商务人员应做好招标文件的评审工作，相关人员应反复研读招标文件，深刻理解招标文件精神，领会招标人的明示条款及暗示条款中隐藏着的风险，应根据情况采取不同的投标策略。

结语

当前，受国际地缘局势、绿色转型和有色金属上升周期等深刻影响，全球掀起新一轮矿业开发热潮，同时，我国正在着力构建新发展格局，国内矿业迎来发展机遇期。中国对外承包工程企业想要抢抓矿业发展机遇，展现企业综合实力，就高度重视投标文件商标的编制工作。促进矿业工程的持续稳定、绿色健康发展。

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