数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用分析

数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用分析

肖利良

福建武夷烟叶有限公司

 摘要：随着社会主义现代化建设的迅速发展，档案工作受到越来越多的关注，电子文件的问世对档案的开发与利用起到了很大的推动作用。利用计算机技术和网络技术，可以有效地收集、整理、保存和利用档案资料。在新形势下，推进数字档案室的建设势在必行，是实现自动化办公系统必不可少的一环。为了提高档案管理的效率，全面地保护档案资料的安全，必须加强档案的信息化建设。本文对数字档案室的建设进行了探讨，并结合现实状况，对如何科学地运用数字档案管理技术进行了探讨，有助于促进我国档案工作的高质量发展。

        关键词：数字化技术；档案管理；档案室；电子档案

1、档案数字化建设的重要意义

1.1数字化档案室建设是时代发展的产物

        随着社会的飞速发展，档案的管理模式也在发生着巨大的改变，从原来的纸质文件到现在的电子文件。档案管理应用了大量的资讯科技，不但能够在没有纸张的情况下进行办公，还能利用电子文档、计算机网络技术等，方便收集、存储、利用数据化的信息，形成一个有机的整体，提高了数据的使用效率[1]。

1.2数字化档案室建设有利于提高档案管理的效率

        随着计算机技术的飞速发展，档案管理人员必须加强对管理的认识，不断地学习现代信息技术，以提高自己的工作能力，这样才能有效地提高档案管理的工作效率。数字档案室的建设中，应用数字技术是其中一个很重要的环节。将数字技术应用到档案管理工作中，有利于促进档案管理的现代化、信息化，并通过数字技术的支撑，实现对档案的采集、整理、录入、扫描、上传、挂接，对档案数据进行检索、备份，能有效地改善档案管理工作的实际成效[1]。

2、数字化档案室建设内容

2.1完善数字化档案室基础设施

        推进数字档案室的建设，必须整合各种资源，积极改进计算机、服务器、存储器、扫描、打印机等等相关硬件设备，对大量的文件进行归类、储存和使用。通过不断地更新和改进，构建了一个档案管理软件体系，以形成性能优良、安全可靠、便于操作的电子档案应用系统，为档案的收集、整理、保管和利用提供了有力的支持。

2.2数字化档案室网站建设

        随着互联网的普及，人们在日常生活、学习、工作中都会遇到各种各样的问题。通过建立数字档案室的网站，提高了档案资源的检索效率，并在网上和线下结合，设计合理、美观、功能丰富的网页，方便读者查阅和使用。

2.3加快数字化档案室安全建设

        与传统的纸质档案相比，数字化档案可以建立更为安全、可靠的档案管理环境，并能有效地解决纸质档案的受潮、虫蛀、损坏等问题，但由于与网络相连，存在着数据丢失、病毒入侵等安全风险。因此，必须强化安全管理，根据信息安全级别，灵活地选取最先进的安全技术和手段，才能为数字档案室的建设和运行提供有力的支持[2]。

2.4建立数字化档案室制度体系

数字档案室的建设需要健全的体制支撑，由过去的纸质档案向电子档案分门别类、多种存储模式的转变。从某种意义上说，这是一种不同的收集方法。因此，要根据档案资料的特性，建立比较完备的档案管理制度，并运用最新的科技手段，以保证档案资料的采集、扫描、影像处理，提高了档案数字化的质量，提高了文件识别、文档合成等方面的要求。
3、数字化档案室建设和数字化档案管理技术应用存在的问题
3.1数字化档案管理的意识较为薄弱
        强化数字档案室的建设，以电子档案为主要目标，除传统的纸质档案外，还有录音、影像、录像等档案资料的数字化处理。从纸质文件向电子文件的过渡，在载体发生改变的同时，也要积极地进行管理改革。但是，目前一些单位电子档案的生成、归档、保管等工作尚无健全的管理体系，导致电子档案的管理工作不规范、不完善，亟须完善。
3.2数字化档案信息安全性不足
        数字档案室的建设要根据现实情况灵活应用数字档案管理技术，使档案种类逐步多元化，同时促进相关基础设施的不断完善。这在某种意义上，决定了不同种类的档案室。然而，在大力推进数字档案室建设的同时，也存在着一系列的安全问题，严重地影响了其应用价值。数字文件会被黑客、病毒等侵入，从而导致文件中的重要文件丢失。
3.3档案管理人员专业素质不高
        随着数字档案室的建设和大量的数字档案管理技术的使用，对档案管理人员的职业素质提出了新的要求。档案管理人员应具有良好的档案管理工作技能，并掌握现代科技手段。但在实践中，档案管理人员的职责意识不强、缺乏专业训练，无法熟练地应用数字技术进行工作；必然会削弱数字档案技术的正面作用，从而对今后的档案利用产生不利的影响[3]。
4、数字化档案室建设和数字化档案管理技术的应用
4.1整合多类型档案资源，推动数字化档案室标准化
        在数字档案室的建设中，要加强对各有关部门的重视，坚持规范化的建设理念，加大对数字档案室的建设的资金投入。积极整合各类档案，统一保管，并配有温度、湿度自动调节系统、空气除湿机、磁介质档案防磁柜、智能电子档案密集架，消毒灭菌液，扫描仪，复印机，电脑，激光打印机等。在数字档案管理技术的支撑下，根据档案的特点进行了优化，并对软件的缺陷进行了定期的升级，使软件的功能更加完善，提高系统的运行可靠性，提高档案数字化管理的质量[3]。

4.2基于档案影响系统扫描档案资料，建立数字化档案管理平台
        要提高档案管理的信息化程度，就必须灵活地利用数字化的档案管理技术，有效地促进档案工作的开展。根据档案室的文献资源状况，分析了哪些类型的文献检索利用效率高，有针对性地进行扫描、以数字化的方式保存，提高了档案的数字化程度。根据档案效果系统，不管是文字、图纸，都能用扫描器、档案效果系统进行扫描，并将其输入到系统中，生成影像文件。在对档案数据进行质量检验后，对其是否有保存的实际意义进行分析，然后建立一个以文件编码为索引的方式建立资料库。这种方法有利于提高档案管理的信息化程度，并具有丰富的档案管理、检索和利用的功能。根据当前的实际，电子档案管理系统已经初步形成，并取得了比较好的效果。
4.3系统内建立档案索引目录，计算机管理档案库房
        通过对文件的扫描和输入，利用电脑进行数据的存储，可以方便地进行数据的检索，从而减少了人力劳动量。在档案仓库的经营中，可以将文件密集货架的水平坐标确定为水平轴，而集中货架编号是纵轴，两者相交的地方就是不同的文件归档。利用电子文件技术的优点，准确定位文件，为数据的检索提供了支撑，克服了人工检索时间长、工作量大的缺点。同时，还能在网上进行图书的远程借还，使工作人员能够在网上进行日常的管理，有效地提高了档案室的信息化工作效率和工作质量。随着我国档案室信息化建设的不断深入，档案室应不断加大对档案室专业人才的培养，并根据的工作特点，对档案室的工作进行了全面的在职教育，提高员工的档案管理工作和电脑使用技能。因此，要坚持“请进来、走出去”的方针，把高质量的档案工作人员引入，真正提高档案室的工作质量。
5、结论
总之，科学地进行管理已成为档案工作者须要履行的职责，随着现代化技术的迅速发展，挖掘数字化档案的潜在价值，实现档案的现代化数字管理已成为必然发展趋势。较多的档案使用者对电子档案的要求越来越高，数字化档案动态和全面的独特优点，在很大程度上满足了档案管理者及使用者逐渐多样化的需求。数字化档案的管理和利用应该立足于实践需求，建立并完善电子档案在存档、保管以及利用等方面的管理体系，顺应时代及技术发展规律，强化科学管理，使其在现代档案的管理中发挥更大的作用。
参考文献：
[1]何晓宇.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].百科论坛电子杂志,2020(16):138.
[2]许磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理,2019(4):92,94.
[3]卜国军.数字化档案室建设及数字化档案管理举措之研究[J].人文之友,2019(16):75.