企业数字档案室建设探索与实践

企业数字档案室建设探索与实践

                            侯思宏

         天津市空间数据科技有限公司  天津市滨海新区300480

摘要：档案管理是企业管理中的一项重要内容，随着信息化的不断发展，传统的档案管理模式已经很难满足现代企业发展的要求。这就要求企业积极推动档案管理的数字化，加快数字档案室的建设步伐。

关键词：企业；信息化；数字档案室；建设

引言

根据《“十四五”全国档案事业发展规划》，国家档案局正大力推进企业数字档案室建设，为推动企业档案工作注入了新的动能。本文通过分析数字档案室建设存在的突出问题，包括数字档案室建设标准、建设投入、准备工作等，并针对这些问题提出解决策略，旨在为数字档案室建设提供一些参考。

1企业数字档案室的基本特征

企业数字档案室是企业运用现代信息技术开展档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。企业数字档案室有以下三个特点，一是数字档案室是通过网络平台构建的虚拟空间；二是档案内容数据化，数字档案是纸质档案经过处理，以数字或数据的形式存储起来，其档案存储容量不受库房面积的限制；三是档案利用快捷方便，利用者在自己权限以内，登录企业内网，可以方便快捷地查询利用档案信息。数字档案室和传统档案室是两种档案管理模式，二者的功能相同，都是对档案进行收集、整理、保存并提供利用。二者的区别在于，首先是载体不同，企业传统档案室档案以纸质档案为主要载体，兼有一些声像、实物等特殊载体档案，随着时间推移，纸质档案和特殊载体档案数量不断增加，存储空间需要不断增加，对档案库房建设带来一定压力。数字档案主要是以光盘、硬盘为载体，这类载体占用空间小，存储容量大，在一定程度上缓解了库房存放空间不足的问题。二是档案获取方式不同，传统档案室的档案来源主要是接收企业各部门移交的档案资料，以及收集到的单位的实物档案，而数字档案室档案资源主要是通过对企业纸质档案的数字化和电子文件归档获得的。三是利用服务的方式不同，企业传统档案室，利用者需要携带经过审批的档案查阅单，到档案室进行现场查阅利用，审批手续繁杂，费时费力。数字档案则不同，利用者通过网络（互联网、局域网）或计算机，在给定的权限范围内，可以很方便地查找利用档案资源，尤其对集团公司下属的子公司利用者来说，节约了交通费用和往返时间，极大提高了档案资源利用效率。

2企业数字档案室建设的问题

2.1建设费用高、企业投入大

数字档案室的建设要升级档案的软件及硬件设备，第一要按照数字档案室的建设标准重新构建档案系统，增加一些功能；第二需要将档案系统及业务系统进行对接，满足电子数据的接收要求，第三需要将历史档案进行数字化，将纸质档案转换为电子数据。因此需要大量的资金及人力投入，近几年受疫情等因素影响，各企业普遍面临降本增效等问题。在这种形势下，一家企业很难拿出大量的资金建设数字档案室。

2.2前期准备工作复杂

数字档案室建设前期要做大量的准备工作，首先要深入研究数字档案室的建设标准，对照标准进行自查，结合数字档案室的建设标准和企业实际，升级完善档案系统的功能，制定数字档案室的总体规划，包括编制数字档案室的经费预算、数字档案室的管理制度，数字化档案室的建设步骤及进度安排等。

2.3需要各部门进行协作

数字档案室不仅仅是一套软件，而是一个完整的体系，涉及整个企业的各个部门、每个员工，包括企业各项业务工作运转及各项工作的流程，如果只靠档案部门，是很难进行推动的，需要各部门进行配合，建立协作机制，统筹规划，整体推进。

3解决企业数字档案室建设的措施

3.1阐明建设数字化档案室的必要性，加强领导的重视

档案部门要积极主动向领导阐明数字档案室的重要性以及带来的各方面效益。一是经济效益，数字档案室是实现档案工作提质增效和高质量发展的重要举措。用数据说明数字档案室能够节省的档案数字化工作成本、纸张耗材，以及将来实现电子档案单套制归档后，减少对实体库房的存储需求，从而为企业节省大量的管理成本。二是管理效益，说明数字档案室建设是适应无纸化办公的必然要求，用电子工作流代替纸质工作流，能够提高企业的运营效率；数字档案室搭建的信息资源共享平台，能够提高归档效率和档案利用效率，为企业发展提供快捷、精准的知识服务。三是社会效益，说明数字档案室建设是落实新修订《档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》和习近平总书记关于档案工作“三个走向”论述的集中展现，是企业积极履行社会责任的具体体现。档案部门要将上述意义向公司领导进行汇报，加强领导对档案工作的重视，从而推动数字档案室的建设。

3.2做好前期的准备工作

在前期准备阶段，要深入调研，根据企业的实际情况，建立可行的工作计划，一旦出现问题，要及时找出应对的对策。要站在全集团的角度，进行长远的规划，及时发现数字档案室建设各方面可能存在的问题，采取针对性的措施，确保数字档案室的建设能够按照进度稳步开展；此外，档案管理人员还要与各部门保持密切且良好的沟通，确保数字档案室建成后的功能能够满足企业各方面的需要。

3.3加强人员的培训工作

建设数字档案室是一项长期庞大的系统工程，需要既懂档案管理，又懂计算机操作及信息化技术的复合型人才。对现有人员开展技术培训，提高他们的信息技术能力；制定教育培训计划，每年组织开展档案人员继续教育培训，不断更新观念，用新思想新观念促进档案管理水平提升；定期聘请专业人员讲授网络知识，计算机操作，数字化加工，软件操作等相关专业知识，提升档案管理人员的信息化知识和计算机操作技能；组织档案人员上网观看学习专家解读数字档案室建设的相关标准规范，加深档案人员对标准规范的理解，熟练运用标准规范开展数字档案信息资源管理工作。

3.4选取试点，建立联动机制，逐步推进与不同业务系统的集成

针对归档业务系统建设情况多样化的问题，首先，对各级单位的业务系统进行摸排，选取与总部使用的系统版本一样的所属单位作为试点，以降低项目推进难度。其次，对于所选取的归档业务系统，在做归档接口建设时，充分考虑不同时期信息系统的特点，采用不同的归档接口方案，制定不同业务的电子文件元数据规范。最后，对于同一类业务系统建立档案数据交换标准接口，确保系统具备可扩展性、可重用性、可维护性和可管理性。针对业务系统升级改造带来的不确定性问题，一是建立系统对接工作联动机制，当数字档案室系统接收数据出现问题时，能够及时反馈给档案工作人员，以便及时查明产生的问题原因；二是明确档案工作人员作为信息化工作组成员，负责参与各业务系统的设计开发工作，对业务系统的变化做到预测预知及预先介入，为后端档案数据的质量管控做好前端控制。

结语

综上所述，企业数字档案室(室)建设在档案信息存储、利用、检索和管理等方面的能力占有绝对优势，是信息技术、网络技术和档案信息化发展的共同产物，必将深刻改变档案工作环境和档案事业的发展变革。档案工作者要顺应时代发展的潮流，敢于打破旧有的观念，创新发展，不断总结企业数字档案室(室)建设取得的宝贵经验，充分结合大数据、数据链、云计算等信息技术发展成果，从技术上、管理上、制度上全面提升。

参考文献

[1]王洋.中央企业数字档案室建设模式研究[J].中国档案，2018(5).

[2]张珍光.企业数字档案室建设策略分析[J].办公室业务，2019(9).