论企业档案管理研究

论企业档案管理研究

潘小燕  孙学婷  张婷

内蒙古东景生物环保科技有限公司  内蒙古乌海市 016040

摘要：随着我国企业的发展，企业档案管理工作也越来越丰富，是企业常稳发展不可忽视的一部分。提高档案管理工作是新时期档案工作面临的新机遇和新挑战，是档案管理想着规范化、制度化、标准化方向发展的重要途径，更是推进现代经济社会向前发展的必要保障。以下是我国现在的企业档案管理工作取得的一些成绩，针对如今企业中档案管理工作经常出现的一些问题进行探讨，并根据此类问题谈一些改进措施及相应的对策建议。

关键词：企业；档案管理；措施对策

引言

在现今的企业中，档案管理工作成为企业管理中不容忽视的重要组成部分。制定合理的档案管理体系，结合企业的实际情况及需求，在生产经营、基本建设、科技创新、管理活动中形成的，对企业和社会有保存价值的各种文字、图表、电子文件、声像和实物等历史记录。涉密档案、资料、文件进行统一规范管理，除了档案管理专职人员外，其他部门也需要共同配合，才能达到一定的效果。在现代企业管理工作中，提高竞争力的关键是该怎样合理的运用信息化技术。

一、企业档案管理工作的理论基础
　　档案以多种形式体现，一般分为：社会组织档案、事业单位档案、企业人事档案、家庭成员详细档案、个人信息档案。企业档案是在为规范档案管理工作，更好地为生产经营服务，根据相关法律法规，结合企业实际，将企业中符合保密条件，有保存价值的文件及相关数据进行合理规范的归类存档。此项工作具体可分为实体存档及信息化存档两大类，以企业的实体存档为基础，加强信息化存档，有效地为企业的各项工作提供据实凭证和有效的利用作用。如今的企业，档案管理工作既蕴含着多种形式的信息，也隐含着丰富的知识，这为实现企业信息的共享和创新打下了夯实的基础。

二、企业档案管理工作的重要作用

（1）随着如今企业快速的发展，档案管理工作在实际中运用的越来越广泛，档案管理对经济效益的贡献也越来越重要。以前人们往往把档案管理看成保管，只要保证档案不丟失、不破坏、不泄密就够了，造成了企业档案管理工作发展缓慢甚至原地踏步，档案管理者业务水平参差不齐，这些都缘于档案管理部门人员效益观念薄弱与缺失。企业档案在管理上需要不断根据企业的需求进行改革和创新，加强档案管理人员的培训和档案人才的引进，使企业的投入得到回报。

（2）在企业发展过程中，档案管理工作需要不断的完善和强化，企业进一步持续稳定地发展。档案管理工作取得的成绩与企业经营管理的模式相结合，合理资源配置，有助于企业的将来的发展，，有效提高档案管理工作效率，对企业的经营战略策划具有一定的影响。所以，完善档案管理工作对于我国企业的全面发展具有重要意义。

    （3）档案管理工作的实体特性必须受到相应的维护和尊重，卷宗是档案数据库基本形式，档案数据内容体现了一个企业的原始历史记录，为企业提供了一个坚实可靠的依据，这样单靠着逻辑分类的方法是无法达到的。

三、现今企业档案管理工作存在的问题

（1）现今企业档案管理工作没有标准制度化的制度体系，工作制度覆盖面也不全。已经制定好的档案管理规章制度在各个细节中也没有相关的确切规定，也没有明确的奖励及惩罚制度。在我们这个档案数据既复杂，管理体系又不完整的情况下，就会出现卷宗杂乱、数据丢失、档案资料乱摆乱放一系列棘手的问题，给我们查找档案造成很多不必要的麻烦。

（2）在日常档案管理工作中，很多人对档案管理工作都不够重视，认为此项工作没有给企业带来经济效益，只是普通的文职工作，只要按照规章制度完成档案的保管、整理和统计工作就足够了，对待工作的态度不认真、不负责，致使工作始终保持在一个敷衍的状态，从而无法适应当今社会发展的需求。档案管理的最终价值是在它的利用价值上，人们对档案管理工作性质的理解上存在一定的误解，缺乏对它的认识，导致忽略了档案管理工作在企业中发挥的重要作用。

（3）在现今社会中，很多中小企业都没有配备独立的档案工作室，档案资料乱堆乱放，在需要查找调阅资料时，都无从下手查阅。还有就是很多企业忽视档案室的环境，将大量档案存放在不通风、潮湿、昏暗的环境中，严重影响了档案资料保存的完整性。

（3）档案管理对工作人员的整体素质要求也越来越高，伴随着当今社会档案信息更新的速度，不仅要求工作人员具有高学历，还需要有相关的专业技能。档案管理工作人员在很大程度上决定着档案管理水平的高低和服务质量的优劣。

（4）现今很多企业的档案管理工作模式还比较传统，虽然档案实体化与软件应用相结合，但仍然还存在着数据交杂、不完整，致使多数档案信息共享不及时。各单位根据自己的实际情况选择合适的管理软件，计算机档案管理系统起着辅助的作用，并不能真正的发挥其作用。

四、提高档案管理科学化水平的建议

（1）完善档案管理工作制度。合理配置监督领导小组，定期对档案管理工作进行督导检查，对存在的问题及时解决处理。并合理制定出奖励与惩罚制度，

完善电子档案管理制度，以便于需求者在最短的时间内获取最有效的信息，更好地发挥出档案管理工作的作用。

（2）加强档案管理硬件设施。根据企业的规模大小进行化型，规划适合的档案资料室，配置调阅时、档案柜、电脑、灭火器、除湿除霉等设施，使档案管理室时刻保持通风良好、采光良好、干净舒适的环境，这样档案资料才能长期保质保量，完整保存。

（3）转变档案管理工作理念。当前档案管理工作应当以更快、更准确的方式获取所需要的资料，在这个与时俱进的时代，根据不同群体的需求，针对档案资料的质量提高、保存完整、精准度，都需要进一步完善，从而更全面细致的为用户提供服务。

五、结束语

档案管理工作是与企业同生存、共发展的不可缺少的部分，同时也是专业性很强的管理工作。如今的企业，做好档案管理工作不仅是企业发展的基础，同时也可以推进企业生产经营的发展。我们要将档案管理工作广泛、持久地开展下去，不断地创新、研究，为企业发展进步发挥更大的价值。

参考文献:

[1]浅析档案管理信息化在档案管理中的发展趋势[J]杨静薇.今日财富.2020(03)

[2]推进档案管理信息化建设的思考[J].丁郑南.中国科技投资.2013(17)

[3]关于企业档案管理信息化建设的思考.刘雪琴，2012第七次华北地区档案学会学术讨论会

[4]浅谈企业档案管理存在的问题及对策.褚秋梅，2012第七次华北地区档案学会学术讨论会