医院办公室文书、档案规范化管理探析

医院办公室文书、档案规范化管理探析

陈洪

吉林省肿瘤医院  吉林  130000

[摘要]目的：按照规范化管理医院办公室文书、档案工作的应用效果。方法：将2020年未进行规范化管理的办公室文书、档案工作作为对照组，其中收文档案1062份、发文档案257份、全年各类用印15756份，2021年按照规范化管理的办公室文书、档案工作为实验组，其中收文档案844份、发文档案258份、全年各类用印15886份，对比两组的工作质量和工作效率以及安全性。结果：观察组的工作质量和工作效率、安全性明显高于对照组，差异具有统计学意义（P＜0.05）。结论：规范化管理在医院办公室文书、档案管理工作中有显著效果，能够提高医院办公室管理工作的质量，提升工作效率，规范用印管理，提高用印安全，值得推广应用。

[关键词]规范化管理：医院办公室文书、档案工作：应用效果

医院办公室文书、档案管理工作是办公室管理工作的重要组成部分，文书工作主要包括：收发文件、用印管理、归档文书档案等[1]。综合档案室工作内容：定期接收各相关科室的归档材料，同时为医院各相关科室提供档案借阅、查找利用。文书、档案工作与医院各相关职能科室的工作是密不可分的，及时沟通和协调是开展好工作的前提和保障，为各科室查找文件、领导参考决策起到至关重要的作用。加强文书、档案管理工作，对于医院的发展建设可以起到促进作用。本文主要分析规范化管理在医院办公室文书、档案管理中的应用效果，具体报道如下：

1对象和方法

1.1对象

本研究将2020年运用传统管理方式管理的文书、档案工作作为对照组，2021年按照规范化管理的文书、档案工作作为实验组。

1.2方法：

2021年进行规范化管理，具体措施如下：

（1）制度建设：建立健全文书、档案管理制度和应急预案，强化安全防范措施，确保文书、档案工作的顺利开展。

（2）素养：重视对文书、档案管理人员的专业素养培训，提高其专业素养和管理能力，这样可以增强管理人员的责任感和质量意识，确保文书、档案管理的质量和效率。

(3)用印管理规范化：建立用印审批制度，严格加强用印人员的管理，缩小管理人员的范围，杜绝多人管理的混乱现象。

（4）电子文卡的应用：文书管理中改变传统的文卡手写模式，利用电脑自己编辑文卡、收发文登记目录（涉密文件除外）使文件处理单更加清晰、规范，为归档后的借阅查找文件提供方便，提高了文书工作的质量和效率。

1.3观察指标

本研究观察对比两组的工作质量、工作效率和安全性。

1.4统计学分析

研究所得到的数据均采用SPSS 23.0软件进行处理。（±s）用于表示计量资料，用t检验；（%）用于表示计数资料，用（x2）检验。当所计算出的P＜0.05时则提示进行对比的对象之间存在显著差异。

2结果

2.1文书、档案管理工作的质量和效率对比

表1显示，观察组的文书、档案管理质量和效率明显高于对照组，差异具有统计学意义（P＜0.05）。

表1 文书、档案管理工作的质量和效率对比[n,(%)]

2.2文书、档案管理工作的安全性对比

表2显示，观察组的文书、档案管理工作安全性明显高于对照组，差异具有统计学意义（P＜0.05）。

表2 文书、档案管理工作的质量和效率对比[n,(%)]

3讨论

办公室文书管理工作包括用印管理，收、发文件，传阅文件，同时也涉及到与相关科室密切配合，协助院领导将每一份上级单位的文件精神贯彻落实到位，这就对收、发文件的工作质量提出要求，然而传统文卡的使用，在当今办公自动化的时代，显然已经不能很好的满足文书工作的需求，而且由于手写文卡受格式限制，会使整个版面看上去杂乱、不够清晰，需要整改[2]。

制定医院文书、档案管理工作的相关规章制度，是保证文书、档案工作顺利开展的前提条件，也是做好文书、档案管理工作的必要措施。文书、档案管理岗位是涉密岗位 ，同时也是业务性很强的岗位 ，全面落实保密教育培训工作以及业务培训显得尤为重要。

用印管理范围包括医院的法人章、公章等，因为是代表医院的据有法律效力的，所以在用印人员管理上要有严格的要求，因此采取有效的管理方式，提高医院办公室文书、档案管理工作质量和工作效率，提升文书、档案管理的安全性势在必行。

规范化管理文书、档案工作，主要强调日常工作中的制度化、标准化，以提高医院办公室文书、档案管理工作的质量，保证质量才能提高效率，实现可持续发展。为了保证文书档案的质量，对于类目不清晰、不完整的文书档案，综合档案室不予接收。文书档案管理工作是一项原则性很强的工作，一切工作都要照章办事，做到有章可依、有章可循，实行规范化管理建立切实可行的文书、档案管理相关制度和应急预案，强化安全防范措施，是做好这项工作的前提和保证。建立用印审批制度，为了防患于未然，用印管理上坚决杜绝多人经手的混乱状态，以减少差错事故的发生，同时做好应急预案，对于在用印中出现的问题，能够尽快找到责任人，让医院的损失降到最低点。文书档案管理人员都是涉密人员，通过规范化的培训，是完成好此项工作的基础，坚持先培训后上岗，先教育再离岗，确保涉密人员，上岗、在岗、离岗每个环节都能接受保密教育。时代在发展，社会在进步，为了更好的适应文书档案工作需要，规范化管理要求从业者要不断学习业务知识，文书档案管理是医院档案管理的重要组成部分，从不同角度为医院的发展建设提供服务，这就要求医院管理层高度重视并给予大力支持，从年度预算中抽出固定资金，作为培训费，定期组织不同形式的相关培训，以提高文书档案从业者的业务水平，为医院的发展建设服好务。通过规范化管理――电子文卡的设计和使用，使文件处理单看起来更加清晰、工整，遇到文件标题字数太多时可以通过调整行间距，而不影响整个版面的效果。给归档后的借阅查找带来方便。通过规范化管理――收文登记电子目录可以根据文件标题字数的多少来调整行间距，不会出现同一文件的收文日期、责任单位、文件标题等项串行的现象，遇到重复登记被发现时也可以即时删除，充分体现出电子版的优势。通过规范化管理――发文登记电子目录在登记后，遇到特殊情况或是其它原因，已经要好的文号或是已经打印出来的文件，决定不再下发时，可以轻松将目录删除，省去用纸质登记本管理时，要用小纸条粘贴的麻烦

[3]。总之，实施文书、档案规范化管理可以提高医院办公室文书档案管理质量，从而提升工作效率，提高医院的安全管理水平和竞争力，确保文书、档案工作为相关科室开展工作提供有力的保证。本研究也显示，观察组的工作质量、工作效率和安全性都高于对照组，差异具有统计学意义。

综上所述，医院办公室文书、档案的规范化管理在医院管理工作中应用有显著效果，能够有效提高文书、档案工作的质量，提升工作效率，确保文书、档案工作平稳安全的发展，值得推广应用。

参考文献

[1]杨杰.医院办公室文书与文书档案管理的问题与策略分析[J].中外交流, 2021, 028(002):1426.

[2]胡楠.医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及应对策略研究[J].兰台内外, 2021,13(29):3.

[3]赵雅博.医院办公室档案管理规范化的对策分析[J].  2021,21(24):157-157.

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