基于德尔菲法和AHP法的档案价值鉴定评价体系构建

基于德尔菲法和AHP法的档案价值鉴定评价体系构建

及其实证分析

唐芙蓉

四川省南充市人防（民防）指挥信息保障中心     邮编637000

摘要：档案价值鉴定是档案管理中十分重要的一环，同时也是难度最大的一环。档案价值鉴定，一方面确定文件材料是否属于归档范围，另外一方面是如果需要归档则需要确定其保管期限。档案价值鉴定存在一定的主观性，不同的鉴定人员有着不同的看法，导致无法取得一致的鉴定结果。本研究尝试着利用德尔菲法和AHP法来确定档案的价值，并根据价值来划定保管期限。最后对研究结果进行了实证分析，结果显示本研究结果的准确率较高，具有较高的科学性和可行性。研究结果能为提高档案价值鉴定工作的科学性提供了较好的支撑，也可应用于电子文件的归档和电子档案的管理。

关键词：德尔菲法；AHP法；档案价值鉴定；实证分析

正文

1 引言

档案价值鉴定是指鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的一项工作，因此受到了档案学术界的高度重视[1]。

按照《归档文件整理规则》第4.2条“归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用[2]”，纳入归档范围的文件材料，必须区分不同价值。正确地判定文件材料的价值，准确地划分保管期限，是保证归档文件整理质量的重要因素。

目前我国各级各类国家档案馆的档案价值鉴定工作主要分为进馆鉴定、开放鉴定以及销毁鉴定三个部分，它是档案馆优化馆藏、科学管理档案与保障各方面利用的基础，贯穿在档案管理的全过程中。

国际档案界公认“档案价值鉴定这项工作，或许是档案工作者全部工作中最困难和最重要的一项专业活动”。在我国，档案价值鉴定工作一直是个难题，不是没有正常开展，就是力度不够，处于停滞或半停滞状态。这造成了有价值的档案淹没于大量无价值的档案海洋之中，不能充分发挥档案的作用，造成了大量人力、物力的浪费，影响了馆藏优化，严重制约了档案事业的发展。

档案价值是客观存在的，但由于档案鉴定人员的业务能力和对归档文件材料价值的判断不尽相同，鉴定意见难免带有主观性和片面性。为了尽可能限制主观性，确保价值鉴定意见符合实际，保证价值鉴定的工作质量，可以采用德尔菲法和AHP法得到档案价值评价体系，与目前的归档范围与保管期限表的定性判断构成互补关系，有利于档案的整理、保管和利用。

2 德尔菲法的介绍与应用

德尔菲法，又名专家意见法，是依据系统的程序，采用匿名发表意见的方式，即专家之间不得互相讨论，不发生横向联系，只能与调查人员发生关系，通过多轮次调查专家对问卷所提问题的看法，经过反复征询、归纳、修改，最后汇总成专家基本一致的看法，作为预测的结果[3]。

德尔菲法在档案价值鉴定的应用中具有优越性，通过多轮的定性与定量分析得出较为具体的档案价值保管期限，使档案价值鉴定易于操作。将德尔菲法应用于档案价值鉴定，就是从全社会利用的角度最大限度地寻求和预测档案的价值[4]。结合档案价值评价体系构建的目的，根据以下流程来实施德尔菲法。

2.1 选定档案管理专家

根据本研究的需求，拟定了14位对档案价值鉴定理论比较熟悉，并具有实践经验的专家进行调研。其中，来自档案馆的专家8人，来自企业档案管理的专家2人，来自档案学术界专家4人。

2.2拟定调查问卷

根据价值鉴定理论，拟定了职能、来源、内容、形式特征、效益共五个指标。

2.2.1 职能：职能标准一方面指的是根据立档单位所在党或政府及其他系统的地位和重要程度来确定其归档文件的价值，另外一方面也指的是根据本单位的主要业务职能来确定其归档文件的价值。

2.2.2 来源：是体现档案形成者的社会价值。对某个立档单位而言，其履行职务所产生的档案，具有独特的社会价值，这一价值是其他单位难以代替的。因此，在判定归档文件价值时，要遵循“以我为主、突出重点”的原则。在鉴定外单位发来的文件材料时，也要充分考虑其与本单位职能的关系密切程度，关系越密切，其归档价值越高。

2.2.3 内容：是指文件材料内容的重要性和独一性，这是判定归档文件价值的核心要素。通过分析文件内容的重要程度、社会作用和适用范围，就可以对归档文件的价值做出基本的判断。分析文件内容，要看其重要程度如何，是方针政策性的，还是贯彻实施性的；是重大问题的，还是一般行政事务的；是主要职能的，还是非主要职能的；是反映全面和全局工作的，还是反映局部工作的；是有针对性的，还是普发性的；是目前还在时效内的，还是目前已经失去时效性的[5]。这些因素都会对文件材料的内容重要性带来影响。

2.2.4 形式特征：是指文件的名称、文本、外形特征等。文件的名称不同，作用不同，价值也就不同。一般而言，“法”、“命令”、“决定”因其特殊的作用决定了其价值高于“规定”、“批复”和“函”。文本是指文件材料的正本、定稿、修改稿、草稿等。由于作用不同，保存价值也就不同。外形特征是指外在特征和载体特征。一般来说，具备正式文件特征的文件，其价值要高于非正式文件的价值。

2.2.5 效益：效益标准最早起源于20世纪40年代的美国，美国档案学者认为，档案鉴定要考虑保存和处置的费用。效益标准的提出，反映人们不再局限于档案客体和社会需要。我国也有部分学者认为档案鉴定价值必须考虑投入产出比，只有当档案发挥的效益可能超过保存它所付出的代价时，才能判定它具有保存价值[6]。

同时设置了4个重要等级，分别为：

A：非常重要，作为档案价值鉴定的首选指标。少了这个指标，其评价成为无意义，或其意义大幅降低。

B：是重要的评价参考指标，是评价体系的重要组成部分。

C：一般，可以作为一个指标，其加入丰富了指标体系的内容。

D：不重要，无意义的指标，因为其的加入可能会使评价产生严重的偏差或者是数据的可获得性非常差，导致该指标无法使用。

2.3专家意见汇总整理与反馈沟通

经过多轮专家意见的汇总整理和反馈沟通，最终形成了指标重要程度评价结果。

2.4结果处理与分析

根据之前描述，A、B、C、D是重要性的指标，根据数据分析的需要，本研究采取5分制，A代表最重要的指标，赋值5分；B代表重要的指标，赋值4分；C代表重要性一般的指标，赋值3分；D代表不重要的指标，赋值2分。各个评价指标的重要性由高到低依次为：内容>来源>职能>形式特征>效益。具体来看，职能、来源和内容三个评价指标的重要性都在4.5左右，可知这三个评价指标都属于非常重要的评价指标，但是彼此之间区别不大。形式特征标准的重要性为3.28，可以认为形式特征是档案价值判断标准的一个有益补充。效益评价标准的重要性为2.86，由此可见，目前国内在实际的档案鉴定中，对于采纳效益标准持否定态度，可能是因为无法定量去衡量档案所带来的的受益和保存档案所投入的费用，故而该指标的可操作性较低。

3 AHP法的介绍与应用

AHP是英文Analytic Hierarchy Process的缩写, 即“层次分析法”。“AHP 分析法是一种决策思维方式,它可以把复杂的决策问题分解为各个组成的因素,再将这些因素按支配关系分组,形成有序的递阶层次结构,通过两两比较的方式, 确定层次中诸多因素相对重要性总的顺序,层次分析法体现了人们决策思维的基本特征——分解、综合、判断[7]。

AHP方法是一种定性和定量分析相结合的分析方法。它把决策过程中的定量和定性因素有机地结合起来,用统一的方法进行处理。AHP方法改变了只能对最优化技术中的定量问题进行处理的局限。

在过去相当长的一段时间内,我国档案学者大都采用定性分析方法来研究档案学,因而对定量分析方法相对较少关注,这是因为“人们传统的认识是将档案学列入社会科学中”, 因而“比较偏重于采用传统的研究社会科学的方法,较多对档案和档案工作领域中的诸现象进行定性分析研究。”随着档案工作的发展, 档案工作者对档案价值量化分析不断进行探索, 尝试着将数学研究方法引入到了对科技档案价值评价的问题之中[8]。

3.1 构造两两比较判断矩阵

影响档案价值性的指标包括5个，分别为职能、来源、内容、形式特征、效益。据此，构造两两比较判断矩阵，即单独比较两个指标，确定二者的相对重要性，用1-9尺度的判断。

3.2 对两两比较判断矩阵进行变换操作

根据AHP法，对矩阵Mat进行操作，实现单层排序及一致性检验。然后，按行求和，再次归一化，得到一个权重向量：

进而可以算出CI为0.043。另外查表可知，5阶矩阵的平均一致性指标RI为1.12，故而可知CR=CI/RI=0.043/1.12=0.0384。因CR远小于0.1，则可以判定公式（3）所示的两两比较判断矩阵一致性是有保证的。

因此，根据权重向量可以构造档案价值评价指标为：

V1代表职能指标得分；V2代表来源指标得分，V3代表内容指标得分；V4代表形式特征得分；V5代表效益指标得分，各个指标的得分取值区间设为（1-100）。V代表该件档案的总价值得分，取值区间也是（1-100）。

由权重向量W同样也可以看出，职能、来源、内容三者权重接近，且远高于形式特征和效益，因此这三个指标属于非常重要的指标。而效益指标的权重仅仅为0.029，其重要性几乎可以忽略。

3.3 根据价值得分划定保管期限

通过对现存档案进行统计，假设A1件档案属于永久保管期限，A2件档案属于30年保管期限，A3件档案属于10年保管期限，则可以计算出两个阈值，。利用5个评价指标可以计算出该件档案的总价值得分，总价值得分在10以内，则属于10年的保管期限，介于10和之间的，则属于30年保管期限，高于，则其保管期限为永久。通过这种方式，可以自动计算出总价值得分，并根据历史数据确定阈值，自动确定其保管期限。

四、实证分析

根据上述分析，在档案价值鉴定过程中可以利用职能、来源、内容、形式特征和效益等5个指标来确定归档文件的价值及其保管期限。为了实证本研究的准确性，从5个立档单位各抽取了100份档案，其中，永久保管的档案30份；30年保管的档案40份；10年保管的档案30份，利用上述办法确定其保管期限。将本研究确定的保管期限与该档案真实的保管期限进行比较。永久保管期限的档案的准确率比较高，但是10年保管期限的档案的准确率相对偏低。这个结果一方面说明了本研究的研究价值和可行性；另外一方面也说明，除了本研究用到的5个档案价值指标以外，可能还存在其他影响档案价值的指标，10年保管期限档案的准确率偏低，可能是因为10年的档案数量较多，其价值相对较低，影响其价值的因素相对较多，故而准确率相对较低。

五、结论与展望

本研究首先介绍了档案价值鉴定的重要性和困难，在此基础上，引入德尔菲法和AHP法不失为档案价值鉴定的一个较好的解决办法，可以通过5个影响档案价值的指标自动计算其价值，并确定其保管期限。通过这种方式，一方面可以自动计算价值，避免了人为的干扰和因鉴定人员的背景和观点所带来的的差异性；另外一方面本研究的结果也可以应用于电子文件的自动归档，在电子文件逻辑归档时，根据影响档案价值的相关因素，自动计算其价值并确定保管期限，从而既保证了科学性和合理性，又不会给档案鉴定人员带来极大的工作量。

下一步可以从以下两个方面做进一步的深入研究。

1.本研究只设置了一级指标，未来可以考虑设置二级指标，这样会更贴切实际，也跟更准确判断档案的价值。

2.开展更大范围的专家咨询，确保德尔菲法的结果更具有科学性。同时，在利用AHP法时，可以对两两比较判断矩阵进行专家咨询和论证，确保通过两两比较判断矩阵计算出来的权重吻合实际情况。

参考文献

[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社,2006:272

[2]国家档案局.关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知[S/OL].[2015-10-25].http://www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201510/c66584039e3b4cafb15e3c2b0ef12718.shtml

[3]傅荣校,李丽燕,刘菁,et al. 基于德尔菲法和层次分析法的城建档案价值评估体系研究[J].浙江档案, 2009,000(001):40-43.

[4]陈勇,谢晓平.德尔菲法在档案价值鉴定中的应用[J].中国档案,2009(12):37-39.

[5]范红梅.对档案价值鉴定的思考[J].现代企业文化,2017,(12):98-100

[6]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2006:281

[7]赵义娜.经济管理数学模型[M].北京:北京经济学院出版社,1996.:206

[8]潘颍,黄世喆.AHP方法在科技档案价值评价中的应用[J].浙江档案,2007(12):10-12.

作者简介：唐芙蓉，女，四川营山人，汉族，中共党员，大学本科学历，现为南充市人防（民防）指挥信息保障中心工作馆员。通讯地址：四川省南充市顺庆区青云路8号人民政府国防动员办公室 ，联系电话：18882338821，电子信箱：563413709@qq.com