事业单位档案管理工作效率的提升策略

事业单位档案管理工作效率的提升策略

王峰

山东省枣庄市市中区综合行政执法局综合行政执法大队  山东省  枣庄市  277102

摘要：事业单位作为当今社会事务管理的重要参与者，履行基本公共服务职能，受到政府和社会各界的广泛监督。档案管理是事业单位开展日常工作的重要基础，是科学决策的重要保障。对事业单位管理实施全面科学的管理，不仅可以为事业单位人员流动提供一定的信息支持，还可以促进事业单位的可持续发展。但在实践中，很多事业单位的档案资料过多，限制了各类档案的管理效率，导致档案管理问题越来越突出。因此，事业单位需要不断更新和完善档案管理措施，与时俱进，以便提高档案管理效率。

关键词：事业单位；档案管理；效率；策略

1事业单位档案管理的重要性

档案主要的内容就是在社会活动中，生成多样化的有价值的原始记录。由于档案具有比较悠久的历史，以前都具有将事情经过进行记录的习惯，充分体现出原始性的特点，具有一定的证据作用，所以，加强档案管理意义重大。档案管理工作重要价值主要体现在多个方面：第一，站在事业单位角度而言，具有一定实力的事业单位成立时间较长，从单位成立开始，再到发展中期，或者某个重要的时间段，都会进行详细记录，为之后工作的开展提供有效依据，并在不断积累经验，为促进事业单位可持续发展打下坚实的基础。第二，从单位员工角度而言，事业单位档案除了记录自身发展经过外，还详细记录了单位所有人员的档案，不仅为员工提供了有效参考资料，还促进单位可持续发展。第三，有利于为各个部门提供相应的档案查询服务，在保障单位自身经济权益的同时，进一步促进档案工作的规范化、标准化。

2事业单位档案管理工作效率的提升

2.1更新档案管理模式

第一，想要从源头出发确保档案管理质量，就必须提高档案管理的规范性和遵守档案管理的相关法律规定，同时也要提高档案管理人员工作热情，为更多档案管理人员提供实践的机会，确保其可以分析较为常见问题，并有针对性的作出改善。第二，要对于原本的管理模式进行更新，并根据信息量合理挑选归纳措施。充分应用信息化技术，可让档案管理更加科学化、便捷化。例如，对档案资料进行管理的时候，需要将信息化技术融入各个阶段，充分考虑到事业单位实际情况，打造智能科学化平台，让各项工作得到有序的展开，提升事业单位档案管理的智能化和信息化程度。除此之外，工作人员要对于现有的档案管理模式进行更新，并对于档案管理制度进行补充。各部门要主动投入到实践工作之中，并明确自身的责任和义务，从源头出发改变当前档案管理过于表面化的情况，保障档案管理效果。

2.2创新单位管理理念

事业单位在开展档案管理工作的过程中，管理理念非常重要。事业单位在管理期间，应该及时创新自身的管理理念，其目的是帮助档案管理人员充分了解这项工作的重要价值，从根本上促进事业单位管理工作的规范性、标准性。首先，在开展工作的过程中，部门领导需要发挥自身的价值，在日常生活中向工作人员传授档案管理的知识内容，以此来提升工作人员的重视程度。其次，事业单位需要定期组织开展宣传教育活动，这样不仅可以提升档案管理人员的能力水平，还能创新档案管理理念，为档案管理工作的开展创造有利条件。最后，在时代发展的背景下，工作人员在开展档案管理工作期间，需要不断完善自身的理念，提升自身的专业技能，提高自身的综合素养，在规范自身行为的同时，促进事业单位档案管理工作朝着规范化、标准化方向发展。

2.3创新事业单位的管理手段

首先，事业单位在开展档案管理工作时，领导人员应该发挥自身的价值，及时创新管理手段，不断完善自己，利用现代化先进设备以及技术，对档案进行科学有效地管理，工作人员可以利用数字化信息设备把纸质版的档案转变成电子档案。其次，事业单位可以利用信息技术，建立完善的管理平台，这样不仅可以提升档案利用率，还能保障管理人员工作效率的提升。最后，管理人员需要以保护档案安全性为中心，定期对计算机进行杀毒，设置好防火墙，避免档案发生被窃取问题，从根本上促进事业单位档案管理工作朝着规范化、标准化的方向发展。

2.4建设一支高素质、高水平的管理团队

在档案管理过程中，管理人员自身素质水平、能力水平与档案工作效率存在着非常密切的关联，因此，事业单位需要高度重视管理团队构建。首先，事业单位需要根据工作人员实际情况进行分析，开展分层次培训工作。其次，在开展培训活动的过程中，需要对工作人员进行计算机知识的培训。只有这样，才可以推进档案管理工作不断发展。最后，部门领导需要高度重视档案管理工作，对表现优异的人员进行物质奖励，有效调动工作人员的工作热情，最大程度提升工作人员综合素质以及档案管理技能，从根本上促进事业单位档案管理工作朝着规范化、标准化方向发展。

2.5增加资金投入

事业单位所开展的内部管理工作包含诸多方面的内容，如果仍然运用传统设施和技术将很难适应事业单位创新需要。在这一情况下，想要提高事业单位档案管理效果，就必须要提高对于事业单位档案管理工作关注程度，从可持续发展的角度出发更新技术设施。比如说，事业单位可以增加投资，并引进较多现代化技术，降低档案管理难度。如果事业单位档案管理困难程度较高，就需要增强管理人员的创新素养，并借助于现代化技术提高档案管理质量，打造完善的数据库，为后续工作的顺利开展提供支持。除此之外，相关人员要对于基础设施进行完善，并合理的应用现代化技术，展现出档案管理最大化作用。

2.6搭建档案自动化共享平台

建设共享平台是事业单位响应时代发展号召的一种体现。在管理档案过程中，坚持共享原则建设自动化共享平台，可加强事业单位各种档案资源的实际应用效率，发挥各种档案信息的应用价值。具体来说，档案管理人员要注重把纸质档案变成数字化档案，将所有纸质文件内容输入统一的电子档案系统内。值得注意的一点，应在数字化背景下设置数字化信息查询系统以及内部档案共享系统，并加强保密工作，重点检查档案资源电子化管理时存在的漏洞，有效清除档案信息安全隐患，提高事业单位档案案服务质量。档案管理人员要善于发挥网络优势，发挥高水准档案共享平台价值，以确保单位各部门能互相借阅、参考部分信息，提高各部门工作效率。

2.7加大力度进行推广

第一，要使用会议、展览等方式，宣传相关法律法规，并借助于目录，对于相关资源进行检索，提高档案开发效果，增强档案可获得的经济收益，提高档案在社会中的影响力。第二，要考虑到档案应用者的不同需要，灵活使用多种不同工具检索档案，并将档案汇总、编纂作为事业单位工作重点环节，有针对性地进行档案资源开发。第三，要提高对于档案服务工作重视程度，借助于信息技术进行统计、分析，采用有价值的档案资料，同时剔除无价值的档案资料，让相关工作能够顺利开展。

结束语：综上所述，要切实提升事业单位档案管理工作开展的实际效果，充分发挥各类档案在事业单位专项业务工作中的作用，为事业单位的顺利开展提供全方位的支撑。当前形势对事业单位档案管理发展有了新的要求和目标，对此，事业单位应该从多方面入手，将信息技术与档案管理相结合，从而切实提高事业单位档案管理的发展水平。

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