浅谈学校档案工作的规范化与标准化管理

浅谈学校档案工作的规范化与标准化管理

谢纯

潮州市金山中学，广东 潮州 521041

摘要：学校作为为社会发展输送高素质人才的核心基地，其管理工作起到了非常重要的现实意义，尤其是档案管理。而随着社会经济发展，传统的档案管理工作模式已经无法满足当前时代对学校相关工作的基本要求，也就是说传统的档案管理模式在当今时代无法助力档案管理工作事项标准化和规范化管理目标，并且此前的档案管理模式对于学校实现现代化发展目标也造成了阻碍。基于此，本文重点分析学校档案管理工作如何实现标准化和规范化。

关键词：学校；档案管理；规范化；标准化

随着我国教育事业的不断更新和发展，学校档案管理工作的重要性越来越明显，能够为相关教育工作者提供重要的资料参考，促进教育科研改革发展，因此学校档案对于学校发展起到了非常重要的作用。现阶段，国内很多学校在档案管理上采取的依旧是传统档案管理方法，而这种档案管理模式存在管理效率的、保密性差等缺点，同时不利于后续教育者快速查找档案信息。因此，需要学校方充分合理地运用现代化技术手段对老旧的档案管理工作模式进行创新，保证其能够实现档案管理的标准化的规范化目标。

1档案管理规范化、标准化的特点

随着档案管理工作的完善，档案信息的种类以及数量在不断增加，虽然让档案信息实现了多元化发展，但是对于档案管理工作人员来讲却是给他们的工作增加了不小的压力，同时也带来了一系列问题。档案信息内容的丰富，要求档案管理工作人员必须要掌握更加专业的技术手段，这样才能够给学校以后的发展提供重要的资料参考。随着计算机科学技术的发展，档案管理工作对网络技术的依赖性也越来越大，对此要求学校方面有必要构建出一个现代化的档案管理工作体制，确保相关管理工作能够实现现代化发展目标。

1.1要求档案管理工作人员具有较高的专业素养

作为新时代的学校档案管理工作人员，国家和社会要求其必须具备良好的政治素养、业务能力以及职业道德素养。此外，学校的档案管理工作人员需要对自己所从事的档案管理工作有一个清楚的认知，同时落实好职责范围内的档案管理工作，最大程度地保证学校档案管理工作实现规范化和标准化[1]。而在新时代，想要解决档案管理模式创新发展过程中出现的各种问题，就必须要先对档案管理工作人员的专业素养提出更高的要求，迎合时代发展特点，通过开展专业培训工作，助力档案管理工作人员能够切实提升自身专业能力和素养，让档案管理人员对现代化管理设备以及技术有着全面化了解，熟悉数字化档案信息的收集、数据格式保存和使用方法[2]。

1.2现代化档案管理系统存储量大、查阅方便

随着科学技术手段在档案管理共组中的广泛应用，让传统的纸质档案逐渐被数字化档案所取代，而且这也是创新档案管理工作的必要手段。现阶段，我们所使用的档案管理工作模式是借助计算机系统对档案信息进行全面管理，自动化的档案管理模式不仅简化的档案管理工作人员的工作流程，同时也为相关人员在档案信息的调取和阅读上提供了方便。

1.3常态运转后所投入的成本较低

当今，国内各学校因其所需要管理的学生以及其他档案信息较多，因此存储系统的整体容量也比较大，同时可以让方便档案管理人员日常的档案管理工作。这种档案管理工作模式能够让档案信息的使用者快速且准确地找到自己所需的档案信息，既提高了档案管理工作的效率，同时也能够在现代化档案管理工作实现常态化之后，仅凭一到两名档案管理人员就可完成日常的档案管理工作，极大程度地减少了档案管理工作所需投入的人工成本和经济成本[3]。

2学校档案管理工作规范化、标准化的主要内容

档案管理工作的规范化和标准化发展是一个具有范畴特性的概念，在学校不同阶段的档案管理工作都让这个概念范畴有着不一样的核心内容。

2.1档案管理组织规范化、标准化

档案管理工作的执行与发展，需要借助各方管理思想作为主要引导，运用科学合理的管理模式，让档案管理工作方法变得科学、合理，同时在使用这种管理方法时也能够更加高效。让档案管理和组织工作发展向着现代化方向发展[4]。

2.2档案工作技术规范化和标准化

档案管理工作实现现代化发展目标主要是指在记录、存贮、整理以及交流等各个管理工作中灵活运用现代化信息技术手段，这样能够让档案的管理和应用等工作都能够实现规范化发展。

2.3档案资源信息管理的规范化和标准化

在信息化时代背景下，信息技术以及成为推动各行业发展的核心途径和手段，为国民经济发展以及社会经济发展提供了重要支持。档案资源信息化作为新时代管理工作的主要优化方向，是将档案管理信息以现代化的模式标准，让其在互联网平台上得到大范围推广，实现档案信息的共享性[5]。信息化将成为档案管理实现现代化发展目标的核心基础。

2.4档案保护的规范化和标准化

档案管理整体上实现现代化发展目标主要是指档案管理技术、档案管理设备等实现现代化发展目标。随着越来越多的现代化档案管理设备和技术的出现，让档案管理工作现代化发展目标有了实践路径，现在已经出现了多种多样的现代化档案管理设备，这些设备为档案管理工作提供必要支持

[6]。因此，以全新的档案载体作为主要对象的档案保护现代化已经成为日后档案管理工作发展的核心内容。

3实现档案管理规范化和标准化需要注意的问题

学校档案管理实现规范化和标准化发展目标，必须要在保证管理硬件设备完好的基础上，做好档案信息内容的规范化管理目标。在档案管理执行过程中，档案信息处理和相关管理措施在工作目标的制定上有着显著差异，这两种管理工作也是相互独立的。因此，文书和档案之间又有着非常密切的联系[7]。要求学校在开展档案管理工作的同时，制定档案管理现代化发展计划，助力学校档案管理工作的发展路径和方向符合新时代发展需求。

3.1公文制发规范化、标准化是基础性前提

公文是档案信息的早期形式，也可以说公文是档案的原始称呼。公文的制定和发布情况，不仅对其内容有着直接影响，同时也会左右后续管理工作的执行标准和效率。因此，在公文制发时，必须要满足规范化和标准化管理目标，以提升档案信息内容的质量为主要工作目标，为学校档案管理工作实现高质量发展目标奠定坚实基础。

首先，公文资料在编制过程中，需要选用质量较高的纸，并且需要确保纸张的尺寸、规范以及标准符合国家相关规定。此外，在编写同一类型公文时，要选用同一种格式的纸张。排列以及装订方式也需要按照统一的规定执行。其次，需要注意检查制发公文是否相关编制格式规定，在发送和执行之前，不仅要对内容进行全方位的审核，同时对编制格式是否规范也需要做详细校对。最后，在编制公文时，需要用统一的文种进行编制，以保证行文格式的规范化，严禁使用不规范文。

3.2做好学籍档案信息资源的开发工作

学籍档案是记录学生基本信息和学习生涯重要信息的档案，档案中包含着众多信息。为了能够给使用档案信息的人提供方便、快捷、准确的服务，需要提高档案的查准率以及查全率。而想要实现以上目标，需要学校在档案管理过程中合理应用计算机信息技术手段。首先，需要做好基本信息的录入。学校管理学生学籍的部门在开展学籍信息管理工作过程中，需要和全国学籍管理系统关联在一起，这样才能够为学生构建出一个更加完善的学籍管理信息系统。从学生刚入学开始，直到学生从学校中毕业，档案中都要记录好学生的每个阶段信息。其次，要求对学籍信息进行优化和整理。对此，学校档案管理部门需要权利开发计算机档案管理系统，合理设置系统中的各项管理功能，为后续各项工作提供便利。

结束语：

综上所述，学校想要保证档案管理的标准化和规范化，首要任务就是要让学校内的管理人员树立一个正确的管理思想，将档案管理工作作为学校管理工作体系中的核心内容。档案管理工作内容设计学校各阶段以及各方面工作，因此做好档案管理工作是保证学校稳定发展的基础，同时也需要全校各管理人员以及教师做好协同配合。思想统一主要是指在开展档案管理工作的过程中，需要赢得师生和领导层的理解，这样才能够让档案管理工作顺利开展。此外，在科学信息技术的发展背景下，档案管理工作模式已经基本实现了信息化管理目标，同时这也是学校实现现代化发展的必经之路和必要手段。也只有这样才能够让学校档案管理工作实现规范化和标准化，让其在学校管理工作中发挥出更大的作用。

参考文献：

[1]刘政.学校档案工作的规范化与标准化管理探讨[J].办公室业务，2022(17):162-164.

[2]余奕松.浅谈学校档案工作的作用和要求[J].职业，2022(10):63-65.

[3]张毓森.新时代学校档案工作发展的思考[J].新课程，2021(39):222-223.

[4]姬文广.新公共服务视角下学校档案工作优化策略探析[J].档案管理，2021(05):122-123.

[5]李冰清. “互联网+”背景下的学校档案工作分析——以某中学为例[C]//福建省商贸协会.华南教育信息化研究经验交流会2021论文汇编（十三）.华南教育信息化研究经验交流会2021论文汇编（十三）,2021:1148-1151.

[6]赵建平.抓好学校档案管理工作的策略及意义[J].山西教育(管理),2020(08):69-70.

[7]吴冬梅.如何加强学校档案工作规范化管理探究[J].产业与科技论坛,2020,19(13):277-278.