城市轨道交通行业电子档案系统的设计与实现

城市轨道交通行业电子档案系统的设计与实现

黄彩云

广东珠三角城际轨道交通有限公司，广东 广州 510308

摘要：建设项目文件的形成与收集工作，按照“谁形成，谁负责”的原则 ，依据《建设项 目档案管理规范》（DA/T28-2018）、《广东省交通运输 厅关于印发铁路建设项目档案管理的办法》（粤交〔2021〕10号），结合公司项目建设内容、行业特点、管理模式等特征，档案管理已经从“管文件”向“管数据”转型。大数据时代，区块链、云计算、大数据等信息技术的应用，以电子文件形式流转、归档、保存、利用成为必然趋势。

关键词：电子文件；电子档案；大数据

1引言

城市轨道交通行业建设单位的项目具有建设周期长、技术专业覆盖面广、质量安全要求严格等特点。项目在建设过程中会产生数量非常庞大的工程项目档案；在企业经营管理过程中产生的文书、实物、声像及多媒体等众多种类的档案规模也在不断扩大。档案管理工作对于防范地铁建设运营风险、提高轨道交通工程的质量具有极其重要的意义，建立适用于城市轨道交通行业的电子档案系统需求迫在眉睫。在城市轨道交通行业对档案管理系统提出越来越高定位的同时，传统档案管理系统面临以下几点问题。①档案数字化。如何通过计算机为主的电子设备来实现对电子档案以及传统的纸质档案进行信息化管理，是整个行业信息化首先需要解决的问题。②管理集团化。系统要适应多层级单位组织或跨单位管理模式的统一管理，以满足轨道交通企业发展的集团化业务需求。③系统开放化。如何与企业内部各业务系统进行数据交互也是档案管理系统需要考虑的问题。④存储海量化。面对这些类型多样化的档案数据，档案系统必须有完善的管理体系和高效的存储结构。为此，本文针对城市轨道交通行业的集团化档案管理需求和功能要求，并且结合行业现状提出面向城市轨道交通行业的电子档案系统设计方案并付诸实施。

2电子文件档案化的现实必要性

2.1科学有效归档的前提

传统文件可通过确保其载体的原始性，能够在其形成的“末端”进行归档管理。而电子文件有其自身特性，若在“末端”实施“归档管理”，电子文件归档前的真实性将难以保证。电子文件档案化管理强调的是“前端”控制和全过程控制。只有做好电子文件“档案化管理”，才能使电子文件前端、全过程得到有效落实。电子文件档案化管理是建立在电子文件科学有效归档为前提，在这基础上，采取科学有效的方法和举措，对XLS、DOC、PDF、JPEG等不同类型电子文件的“归档管理”，这是电子文件科学有效归档的前提和基础。

2.2电子文件的特性使然

电子文件格式多样，有XLS、DOC、PDF、JPEG等不同类型；与传统纸质文件相比，电子文件具有易改性，且这种易改性还不容易被察觉；电子文件依赖于计算机实现读写，但计算机又极易受到诸如木马病毒的攻击而发生电子文件的丢失或篡改。电子文件的上述特性，使其不能直接作为凭证或依据，应经过归档处理、符合档案标准的档案化管理，才能具有档案的属性和功能。

3城市轨道交通行业电子档案系统的设计

3.1建立元数据

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）规定，“元数据”是指“描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据”。可见，建立元数据是保证电子文件档案化的重要基础，按照电子文件归档的标准和规范执行，才能保证电子文化档案化达到要求。建立元数据要尊重档案，确保元数据与档案内容信息之间的整体联系，构建起元数据与电子档案之间的逻辑关系，实现信息共享与数据交换。电子文件元数据管理涉及元数据生成、捕获、封装和维护。其中，元数据生成主要是对元数据值域及潜在选项进行筛选，确定元数据内容。元数据捕获，可利用人工著录+计算机方式，捕获生成的元数据，包括元数据的名称、形成时间、数据格式、专题类别注释等内容。元数据封装是实现系统与档案功能模块数据交换、信息共享的关键。

3.2确保电子档案真实性

与传统的纸质文件相比，电子文件更易被修改性，以及电子文件对计算机软硬件技术的高度依赖性。随着软硬件环境的改变，电子文件在迁移、格式转换过程中，电子文件中的某些信息会发生变化，如果未采取必要的控制措施，势必会影响电子文件的真实性。因此，电子文件档案化过程要重点关注其真实性。电子文件真实性可从管理和技术两个方面予以保障。管理方面，根据《电子档案移交与接收办法》相关规定，明确要求“合格后方可接收”。可基于电子文件全生命周期，做好事前控制、跟踪记录和事后审查等。如电子文件归档移交时进行真实性检测。重点是要通过技术手段，确保电子文件档案化结果的真实性。具体来说，包括电子签名技术、身份认证技术、区块链技术、加密技术、数据备份技术、可信时间戳技术等。其中，电子签名技术，就是数据信息中以电子形式存在，用于识别签名人身份，并表明签名人认可其签署的文件内容的数据技术。

3.3维护电子档案安全性

目前，电子文件档案化，以及电子档案的安全技术包括：身份认证法，通过鉴别或标识用户身份，防止非法访问。具体到电子档案中，应从用户及节点的身份认证入手，由应用系统实现。应用密码法，数字签名、消息摘要、加密、密钥等密码技术可有效保障电子档案信息的完整性和保密性。访问控制法，根据主体与客体关系，将存储电子档案的计算机访问进行限制，具体包括自主性访问控制（如读、写及执行等访问属性的管理）和强制性访问控制（采用敏感标识来标识主客体密级，从而实现访问控制）。安全审计法，通过访问日志的具体分析，发现和追踪访问是否属于非法。安全监视法，及时发现入侵行为，并根据入侵痕迹及时进行漏洞报告、弥补。此外，还包括防火墙法。总之，利用加密、数据封装、数据水印、灾害恢复等相关技术，保证电档苑论坛子文件在进行归档、整理和检索利用过程中的安全，并对电子档案进行内容补充、载体更换、数据监测和档案拷贝，全程监控电子档案管理形成。

结语

大数据时代，电子文件的数量和规模呈现出快速增长态势，电子档案管理的要求越来越高。为了更好地管理好、利用好电子文件，将其档案化为电子档案具有很强的必要性和现实性。从电子文件转化为电子档案，既要严格执行各项归档标准和要求，也要建立丰富的元数据，采用相关的先进技术确保电子档案真实性、安全性，适应大数据时代电子档案管理的现实需要。

参考文献：

［1］谭兰芳.“单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理研究［J］.兰台外，2022（5）：28—30.

［2］谢玉娟.电子文件归档和电子档案管理研究［J］.

中国民族博览，2022（3）：124—126.

［3］高珊.电子文件单轨制管理模式下档案数据保全研究［J］.档案天地，2022（1）：21—24.