浅谈信访档案信息化建设

浅谈信访档案信息化建设

张艺馨,杨芳

内蒙古电力（集团）有限责任公司阿拉善供电分公司   内蒙古自治区阿拉善盟  750306

摘要：信访部门所建立的信访档案，主要就是来自处理人民群众的来信所形成的文件资料，这是党和政府以及人民群众实际交流之中渠道所积累的一些宝贵财富，属于国家之中十分重要的档案资源之一。进一步加强对于信访档案的管理工作，可以在很一定程度上加强社会稳定性，推进社会更为和谐的发展，帮助政府整体的管理水准科学提升，促进政府和人民之间更为顺畅地交流。

关键词：信访档案；信息化；建设

1 引言
随着信息技术的飞速发展、电子文件的大量产生，传统的档案工作方式已经难以适应当前信访新形势下多元化的利用要求。档案工作急需变革创新，由传统管理方式向现代管理方式转型升级。信息档案室是现代化、升级版的档案室，建设信息档案室是实现档案工作现代化的重要途径。本文首先概述了信息化档案室的重要性，然后详细阐述了信访档案信息化存在的主要问题，最后对信访档案信息化对策做论述。

2 信访档案管理信息化的重要意义
在当前的信访档案管理工作中，加强计算机化建设的过程以及使用计算机化介质作为传播档案资料的手段具有许多优势。它可以显着提高分发过程中档案管理信息的速度，并优化和改善公共机构中传统档案管理的服务模式。同时，可以增强档案信息反馈机制的最新性，提高工作效率，从而提高档案管理水平、部门工作水平。此外，信访建立档案信息还可以有效提高档案信息的质量，提高受众交流的影响力，改善档案存储环境，从而有效减少纸张资源的浪费。可以解决文件模糊，损坏的问题，有效增加文件的存储容量。档案管理可以有效地优化公共信访的档案管理体系和管理方法。在某种程度上，可以减轻文件管理人员的工作压力，确保公共机构更加专业化并融入文件管理中，通过电子化和智能化确保公共机构的良好发展。

3 信访档案信息化存在的主要问题
信访档案信息化存在的主要问题主要涉及到以下方面：首先是档案信息使用率不高。各类新技术的运用其核心是都是为了降低成本、提高效率。档案信息化建设也是如此，其核心目的是为了更好地开发利用档案，提升信访单位运作效率。但很多员工并不知道信访单位内部有档案管理岗，这说明信访单位内部对档案的利用率非常低。其次是进展迟缓。一些信访部门档案信息化停留在纸面上、文件里，并没有付诸实施，信访档案数据库系统建设、软硬件设施设备的配备还不完善。

4 如何有效进行信访档案信息化建设
4.1提高工作人员水平
随着信访档案信息化建设的持续推进，对信访档案管理人员的要求也越来越高，为了更好适应新时代信访档案信息化管理的要求，管理人员要定期学习新知识、新技能，提升自己的业务能力和水平，同时单位要定期进行业务培训，请专家学者进行培训和授课，以了解当前信访档案信息化建设的最新形势和进展，找到自己的不足，努力提升加以提高；单位还可以定期组织业务比赛，鼓励相关人员加强自身业务能力建设，对表现优秀的员工进行相应的奖励，提高员工的积极性和创造性。同时还有完善单位相应的管理规范，制定出更为完善、有效的管理规范。
4.2加大重视，加强宣传力度，强调信访档案信息化的重要性
虽然信访档案信息化建设对于企业的发展有着许多现实意义，但是大多数人对信访档案信息化建设还是不够了解，有些企业也不够重视，企业对信访档案信息化的宣传力度还很不足。因此，企业需加大重视，支持信访档案信息化建设，加强对信访档案信息化的宣传，让全体员工，特别是专、兼职信访档案管理员充分意识到信访档案信息化对企业和个人的发展有着重要的作用，从源头抓起，把信访档案信息建设渗透到办公室自动化当中，落实到位，信访档案信息化数字化建设才有发展的可能。例如，企业可以在官网上设立信访档案数字化建设版块，及时传播国家政策，播报信访档案信息化建设进程，同时每一位信访档案工作员工都可以为推进信访档案信息化建设献言献策，其目的是建立起每一位员工的“信访档案信息化意识”，转变信访档案工作者的固有理念，从而实现信访档案信息化质的飞跃。
4.3提升信访档案信息建设的网络化建设程度
加快信访档案建设信息建设的网络一体化是有效实现信访档案信息化建设的重要基础部分，利用此方法一定程度上加快了信访档案管理建设的现代化进度，所以，各地区之间的相关单位必须根据具体的情况建立相应有效的信访档案网络模式，同时不断的在此基础上对其进行完善，此外，必须加大各地区之间联系，在学习和借鉴之中，积极学习对方先进技术，在此基础之上形成一套完整的信息网络模式，加快党建信息建设的网络化进程。
4.4做好信访档案的归档工作，为信访工作打下良好基础
信访档案分案件档案和文书档案两类。案件档案即信访部门对一件信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的归档案卷；文书档案则是信访部门在工作中自身形成的和上级下发的业务性文件和资料等各种文书材料的归档卷宗。一是把以纸质为载体的信访事项，通过收集、整理、加工等程序，按每件信访事项受理的编号顺序，用专门的档案装具（盒、柜）存放。每件信访档案材料的排列次序一般为：领导批示、请示、处理单、调查报告、调查过程中的有关材料、原始信访件、信封。二是对数字信访档案归档，就是对以光盘、硬盘、优秀等新型介质为载体的信访档案进行归档。应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联，在数字信访档案与传统信访档案之间，建立准确、可靠的标识关系，按照年度、类目进行打压缩包，拷贝至新型介质上，并贴上标签存档。这样，通过建立数字信访档案，既可以提高档案的利用效率，又可以减少借阅过程中对纸质档案的人为磨损。

4.5加强信访档案信息化建设的标准化管理
由于缺乏实践经验，我国一部分企业在改革信访档案管理过程中没有形成一套规范化体制，导致信访档案信息化在建设过程中脱离了企业发展的需要。现代企业强调标准化管理，只有加强规章制度建设，才能保证信访档案信息化建设的良好发展。为此，企业可通过引进国外先进的技术与制度，学习信访档案信息化建设方法，不断改革创新，完善信访档案信息化建设标准，逐步建立符合中国发展的信访档案信息化系统。

5 结束语
综上所述，信访档案管理一直都是客观存在的，工作人员需要针对信访档案信息化管理工作尤为重视，有效提高信访档案的收集、归档以及管理等相应的工作水准，针对信访档案材料展进行长效利用，才可以更为充分的发挥出信访档案自身的重要作用。因此，各级管理部门需要针对信访档案管理的工作认知，有效提高信访档案管理的整体水平，使得信访档案管理更加科学地为人民服务、为整个社会服务。
 

参考文献：
[1]田喜德.加强和完善信访档案管理工作探析[J].产业科技创新,2019,1(27):95-96.

[2]李伟.探究信访档案的特点及其分类组卷方法[J].办公室业务,2018(22):115.