档案工作规范化和标准化问题探讨

档案工作规范化和标准化问题探讨

韩娜

  河南省宁陵县疾病预防控制中心   476700

摘要：档案较为完整地记录与反映着发展历程。科学合理的开展档案工作，有利于档案管理人员维护单位历史面貌，为其单位管理工作顺利进行提供充分的数据支撑。为充分挖掘档案工作潜力，提高档案工作质效，就需保证档案工作的规范化与标准化。本文结合工作实践，对档案工作规范化与标准化中的问题进行了分析，并提出了相应的工作对策。

关键词：档案工作；规范化；标准化

档案是一个单位发展过程中留存下来的原始记录，形式多样，既涵盖了党群工作、行政管理、亦包括了财务管理、人力资源管理等多方面内容。科学合理开展档案工作，可为事业单位其他管理工作顺利进行营造良好条件。反之，若档案工作缺乏规范性与标准性，不利于挖掘档案工作的应有价值，加大了单位营运或者管理工作阻力。随着现代化信息技术快速发展，为档案工作规范化与标准化发展注入了源源不断动力。通过针对性的分析档案工作中的标准化与规范化问题，方可强化现代化技术与档案工作间的融合，提高档案管理质量与效率。

一、档案工作规范化与标准化必要性

（一）有利于实施档案集中化管理

我国现行的行政事业单位档案管理机制倡导集中化管理。于事业单位档案管理而言，集中化管理不仅是将档案集中到单位专业的档案管理部门，亦需结合单位实际所需，建立起完善的集中化档案管理规范。实施档案工作规范化与标准化管理是实现档案集中管理的前提。为防止单位各部门各自为政，或者档案分散到各个部门，就需以统一化的档案管理规范与标准协调单位内部的档案管理工作，继而为实现档案集中化管理营造良好的条件。

（二）有利于提高档案管理现代化水平

随着现代化科学技术的快速发展，信息化技术被广泛应用到档案管理环节，大幅度提高了档案管理质量与效率。通过实施档案工作规范化与标准化管理，有利于推动档案管理朝着现代化、科学化方向发展。在实际的档案管理工作中，档案工作人员需严格遵循档案工作内在发展规律，有效掌握同类业务的工作特征，将科学的工作方法与工作程序演化成统一的工作标准与规范，继而形成一套科学完善的档案管理机制。在完善的档案管理机制下，规避了重复性的工作，使得档案工作朝着规范性、统一性与高效性方向发展。

此外，在信息化时代背景下，单位逐步加大了信息化管理力度，将现代化信息技术与档案管理相融合，实现了档案信息的高效整合、共享与利用。通过实施档案规范化与标准化管理，有利于减少信息共享与利用等各个环节的不当行为，大幅度提高了档案信息安全性。

二、档案工作规范化和标准化工作对策

（一）建立完善的档案管理工作机制

健全的档案管理工作机制可保证档案工作有章可循、有据可依，为提高档案工作规范性与标准性提供制度支撑。单位所制定的档案管理机制需遵循国家相关档案管理制度，并需结合本单位实际发展所需针对性地扩充与完善档案管理条例或者管理规范等，全面提高档案管理机制的实用性。

一是档案管理机制需贯穿到档案工作的各个环节，即从资料收集、入库、保管、共享、利用等各个环节入手，建立起相应的工作机制，有效规避各环节存在的档案管理纰漏问题。

二是结合档案类别与用途，做好权责划分，实施区分管理与专项管理，全面提高档案管理质量。于文书档案管理而言，档案内容多被细化为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等内容。事业单位可结合文书管理工作需要，明确资料保管期限，为后续实施长期保管或执行销毁等工作提供参考依据。从档案存储类别来看，可细化为纸质存储与电子版存储。单位可结合存储方式制定不同的管理规范，以此确保各类档案管理工作朝着规范化方向发展。以归档文件为例，单位需结合文件类别归档需求等，合理划分立卷归档方法、卷宗分类、装订、书写等工作规范，为助力档案工作规范化标准化提供依据。尤其，做好归档前的档案立卷工作，可推动档案标准化管理顺利进行，并为提高档案信息分类与检索效率等奠定坚实基础。

（二）全面提升档案工作人员综合素养

单位档案工作人员是档案管理规范的执行者与实施者。若其综合素养欠佳，会影响到档案管理质量与效率，亦会加大档案工作规范化与标准化发展阻力。为此，单位需结合档案工作实际需要制定出完善的人才培养方案，组建一支业务精良，技能过硬、职业素养高的档案管理团队。具体措施如下：一是严把人才遴选关。新时期，档案人员既需懂得专业化的管理知识，又需具备与计算机信息技术相关的知识等多元化知识。二是注重人才培养。单位环境在不断变化，档案工作管理机制与规范也应不断更新与优化。为提升档案工作规范化与标准化水平，单位应注重人才培养。合理组织培训工作，将单位制定的档案管理机制与规范传输给档案工作人员，以此约束与规范档案管理人员的日常档案工作行为，全面提高档案管理机制宣贯质量。三是档案工作人员需发挥主观能动性，强化工作反思，结合工作需要不断自我充电，掌握先进的档案管理方式方法，并提升档案管理技能等。因单位档案工作环境会随着单位发展发生相应的变化，档案管理人员需创新求变，及时转变档案管理理念。换而言之，档案工作人员在充分认识档案规范化与标准化管理意义的基础上，可结合档案管理实际，不断引进新的管理理念、优化管理方法等，以此提高档案工作规范化与标准化水平。

（三）加强基础设施建设，助力档案信息化管理

现代化信息技术与档案管理工作的顺利融合，离不开先进的软硬件设备。事业单位的资金多来自财政拨付，单位可结合档案信息化管理所需，合理匹配物资，并采购性价比高的硬件设备，强化软件引进、升级与管理等，为档案信息化管理营造安全、稳定的内部环境。

一是从硬件设备来看，需注重计算机系统的兼容性，防止系统不兼容引起档案信息丢失、毁损等问题。在采购硬件设备时，单位应深入实际做好市场调研，货比三家，选择出性价比最高的硬件设备。

二是从软件系统来看，单位需结合档案工作需求，合理引进现代化软件系统，保证软件系统的安全性与切适性，为后续档案信息管理、检索系统升级等营造良好条件。为防止信息孤岛问题以及提升信息安全性，单位需制定完善的档案信息共享机制，明确内部职工的档案信息系统访问权限，防止信息在使用过程中被泄漏、篡改，从整体上提高档案信息化管理的安全性。

三是全面规范职工的档案信息使用行为。单位可制定完善的监管机制，提高职工的责任意识，督促职工认真践行与落实各项档案工作规范，为实现档案工作规范化与标准化管理注入源源不断的动力。

三、结束语

总而言之，档案工作是事业单位管理工作的重要组成部分。合理开展档案工作，有利于挖掘档案信息的潜在价值，为单位各项工作开展提供充分的参考依据。从现有情况来看，事业单位逐步加大了档案工作规范化与标准化管理。档案工作质效会受到档案管理机制、档案人员综合素养、档案管理基础设施等多元化因素影响。为此，单位需结合现实发展需要，制定完善的档案管理机制、加强人才培养、强化基础设施建设等，为档案信息化管理营造良好条件，助力档案工作朝着规范化与标准化方向发展。

参考文献：

[1]王毓慧.企业档案规范化管理解析——构建企业档案标准化与质量管理体系[J].机电兵船档案,2021(02):13-15.

[2]邓学国.推进企业档案工作规范化及标准化研究[J].办公室业务,2019(13):67+69.

[3]赵彦.企业档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].办公室业务,2017(13):111.