浅谈事业单位数字档案室建设中存在的问题与对策

浅谈事业单位数字档案室建设中存在的问题与对策

朱子林

东昌府区财政局  山东聊城   252000

数字档案室和传统档案室相比，研究对象是电子档案，利用网络、计算机等技术设备，对档案进行收集、保管和使用。近年来，经济社会发展快速，事业单位日常业务中产生的档案资料急速增多，尤其图片、影像等资料更多，为了满足新形势下的档案管理需求，建设数字档案室势在必行。以下结合笔者个人实践，探讨了事业单位建设数字档案室的问题和对策。

一、建设数字档案室的重要性

（一）提高档案利用效率

档案管理中，档案的利用是一项基本内容，提高利用效率才能发挥出档案自身的价值。建设数字档案室，使用电子档案代替纸质档案，既能提高查询效率，缩短等待时间；又能打破时间和空间的限制。尤其是声像类档案，可以重现活动内容，充分挖掘档案价值。

（二）便于保护档案资料

如何对档案资料进行科学有效的保护，是管理者持续关注的一个焦点。传统档案室内，影响纸质档案的因素较多，保护不当很容易出现丢失、破损、发霉等情况，降低了档案内容的完整性和安全性。建设数字档案室，采用扫描、压缩技术将纸质档案转变为电子档案，更加方便开展保护工作，档案资料的安全系数明显提高。

（三）实现档案资源共享

传统管理模式下，档案在使用过程中经多人之手，才能达到信息整理和传输的目标，但存在两个重大缺点：一是对人力的依赖性强，二是资源共享程度低。建设数字档案室，形成数字化档案，采集档案信息建立数据库，既能丰富档案资源，又方便了后续使用和管理，可以实现资源共享。

二、数字档案室的建设内容和管理原则

（一）建设内容

1.基础设施建设

数字档案室的基础设施，主要是硬件设备和软件系统。其中，硬件设备包括：防磁柜、计算机、服务器、存储器、扫描仪、打印机，以及输入输出设备；软件要选择专门的电子档案管理系统，例如电子文件归档管理系统、档案进馆和报送管理系统、档案查询利用系统等，要求是性能好、安全高、功能完善。能为档案资料的收集、整理和使用提供技术支撑。

2.网站建设

如果说基础设施是数字档案室的后台，那么网站就是它的前台，网站直接面对档案使用者。互联网技术的发展，使其成为广泛使用的一种传播媒介，已经走进人们的日常生活。网站建设是为了满足用户的查询需求，要求网页设计美观实用，可提供查询服务，对档案资源进行有效利用。

3.规章制度建设

不论是基础设施、还是网站，都是看得见、摸得着，而规章制度则是看不见、摸不着的。数字档案室的规范运行，离不开完善的规章制度。电子档案的使用，和传统档案相比在资料收集、查询、保管等方面均存在不同，应该根据电子档案的使用特点，建立针对性的管理制度，以文件扫描、图像处理、资料存储、查询使用为关键环节，提出明确的标准要求，为数字档案室的运行提供依据。

（二）管理原则

数字档案室的管理，应遵循以下原则：一是文档一体化。事业单位应结合自身性质、社会职能、业务类型，建成适应本单位需求的数字档案室，确保档案信息流畅交接。二是统筹规划。数字档案室是办公自动化的一个组成部分，它的建设不应是孤立的，应该纳入单位的信息化建设工程中，和办公自动化相融合。三是安全第一。建立健全的安全管理制度，配置安全防护设施，确保档案数据的安全性，避免发生数据丢失、破坏、入侵等情况。

三、事业单位数字档案室建设中存在的问题

在《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《数字档案室建设指南》等文件的支持下，事业单位掀起了建设数字档案室的热潮，为档案的信息化管理打下基础。但在调查中发现，数字档案室建设存在一些问题。

（一）管理意识不足

从纸质档案转变为电子档案，档案的载体变化，相应的管理也应该跟上。然而在实际工作中，数字档案室内的规章制度齐全，但电子档案的生成、归档、使用等环节，管理制度尚不完善，为后续电子档案的使用埋下了隐患。另外，管理意识不足，还体现在资金配置不足上，尤其是规模较小的单位内，因没有充足的预算资金，导致软硬件配置质量差，也会影响电子档案的管理质量。

（二）专业人才欠缺

在数字档案室内，对档案管理者的要求提高，除了档案管理专业知识以外，还要具备一定的信息技术能力。目前档案管理者多是从纸质档案时代转变而来，往往在信息技术的使用上存在不足，例如扫描仪、计算机使用不熟练，为用户提供查询服务时等待时间较长，在档案的安全管理上有疏忽等。未来一段时间内，复合型档案管理人才缺失的现象依然存在，成为事业单位急需解决的问题。

（三）安全性有待提高

事业单位建设数字档案室，通常采用外包方式，导致各地数字档案室大同小异。在不同的事业单位内，因职能和业务不同，档案资料类型不同，数字档案室也应该差异化建设。千篇一律的建设方式，反而会影响档案信息的实用性。另外，电子档案的安全管理，是管理工作的一个重点。受到环境、技术、人力等因素的影响，安全管理制度和防护措施尚不完善，仍有较大的改进空间。

四、事业单位数字档案室建设的对策建议

针对以上问题，结合电子档案的使用和管理现状，对于数字档案室的建设，提出以下几点对策建议。

（一）提高重视程度

建设数字档案室，是整个时代发展的必然趋势，也是创新档案管理方式的必然要求。对于事业单位的领导而言，应该认识到数字档案室的重要作用，在规划、建设、运行等环节倾注更多精力，而不是当作一项普通工程应付完成。另一方面，为了提高基础设施的建设质量，必须有充足的预算资金，这就要求在领导的支持下，合理编制预算方案，保证资金投入充足、及时。

（二）注重人才培养

为了满足电子档案的管理需求，数字档案室建设的同时，单位还应该加强人才培养，以提高档案管理效率和服务质量。如何进行人才培养呢？一是请进来，邀请档案管理领域的专家学者，到单位内举办讲座，指导管理人员学习规范制度和方法技巧，不断积累工作经验。二是走出去，针对单位内现有的档案管理人员，除了常规培训、教育学习以外，还应该提供外出进修的机会，学习其他单位成功的管理方法，例如到省级示范数字档案室取经。

（三）加强安全管理

在数字档案室的安全管理方面，完善安全制度是基础，能为实际管理提供依据和保障。其一，从数字档案室的建设、电子档案的保管和使用为出发点，对现有的安全制度进行优化和完善。尤其是涉密类档案资料，要有完善的保密组织体系，并对涉密人员进行管理，确保安全制度有效执行。其二，电子档案的收集、整理、存储，档案数据库的建设和使用，均要明确岗位职责。任何一个环节出现问题，可以溯源追究当事人的责任，并根据后果严重程度进行严厉惩处。其三，从技术的角度入手，合理使用数据加密技术、防火墙、杀毒软件，定期对硬件设备进行维护，对软件系统进行升级，确保数字档案室安全运行，达到防患于未然的目标。

五、结语

综上所述，建设数字档案室，能提高档案利用效率，便于保护档案资料，实现档案资源共享。文章指出事业单位数字档案室建设中存在的问题，只有提高重视程度，注重人才培养，加强安全管理，才能提高电子档案的管理质量，促使数字档案室安全运行。