论述现代企业制度下企业档案管理

论述现代企业制度下企业档案管理

杨柳

深圳高速建设发展有限公司 广东深圳 518000

 摘要：档案对于企业的发展是非常重要的，档案作为一种无形的资产影响着企业的整体发展，同时对企业的管理运营也具有重要的意义，当前各个领域对档案的管理工作不太重视，没有从根本上认识到档案管理的重要性，同时每个企业对档案管理的水平也存在不同，管理水平参差不齐，存在许多的漏洞和不足，这样会阻碍企业未来发展。面对这样的形式，要求企业制度上进行落实，积极地引进优秀的档案管理人才，从主观意识上认识到档案管理的意义。本文主要谈论的也是现代企业制度下对于企业档案管理的相关研究。

关键词：现代企业制度；企业档案管理

1、企业档案保管的主要内容
  企业档案保管是企业档案工作的基本环节。它是贯彻落实企业档案集中统一管理原则的重要手段，又是维护企业档案系统、完整与安全，并提供有效利用的必要条件，因此，必须引起高度重视，积极做好这项工作。企业档案保管工作的主要任务应是：按照集中统一管理的原则，采取各种有效措施，实现企业档案的科学保管，防止各种不良因素对企业档案造成的破坏性影响，全面、系统地维护企业档案的完整与安全。在现代企业中，由于档案工作执行集中统一管理的原则，保管工作既要实现安全、可靠的管理，又要能够方便、有效地利用，必须加强对档案库房的日常管理工作，注意改善保管条件与保护环境，尽量减少档案材料的损毁，延长企业档案的寿命，确保其系统、完整与安全。

2、企业档案管理的意义
  档案资源包括历史发展和过去工作，可以为机关工作的顺利开展和社会进步提供可靠的依据。在现代化社会工作中的档案管理是具有较为突出的社会意义的，首先在企业的发展过程中档案的存在就类似于一个国家的史记，记载着企业的发展历程，作为发展中历史事件的凭证，同时也能够成为往后工作中的重要参考，这些信息都是在社会实践中慢慢积累，是能一定的代表性与说服力的，信息不是后人虚构的，确保了历史记录的客观性。要充分利用这些档案资源，使其价值最大化，就需要全面的档案管理，从档案资源中提取有价值的信息，做好档案编码、保存、转移和借阅工作，使档案资源的利用更加高效、便捷。

其次，中国的档案业在过去两年里发展迅速。地方机构档案部门勇于改革创新，解放思想，逐步把档案工作的重点从过去单一的档案保存转向档案资源开发利用的综合服务，从另一个角度去看，有效的档案管理工作能够有效促进某一行业的发展，带动社会经济效益，积极引进现代技术和科学管理手段，提高档案资源统计，鉴定，收集，整理的效率，在现代社会的发展中，档案服务的功能越来越强大。

3、现代企业制度下企业档案管理措施
  3.1改变意识形态，提高企业档案工作地位
  要想提高企业领导的决策和管理水平，领导层面应有足够的意识，认识到管理工作的重要性，认识到作为信息资源保障的档案工作的重要性。从领导的意识层面到全体员工，都要认识到提高档案工作能力的意义和重要性：做好档案工作，能够为企业发展提供能源和动力，促进生产经营提质增效。

提高企业档案工作地位，文件生命周期理论的全过程管理思想和前端控制思想非常适合企业档案工作。前端控制，是将档案管理工作提前介入文件的形成、运行和归档阶段，建立标准统一、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式和保障体系，并尽可能把文件生命周期各个阶段的管理要求设计在计算机系统之中，以维护文件的原始性、真实性的管理过程。运用在企业的档案工作中，前端控制和全过程管理是档案管理提前介入企业生产经营和管理工作的各个阶段，从文件、信息的产生、运行、保管、使用、扩展等各个阶段提供档案专业理论和实际操作的指导和管理，将档案工作贯穿于各项工作中，发挥档案工作的价值，从而确保企业档案信息资源的规范、完整、有序保管和运行。

3.2加强数据基础设施，丰富数据检索模式
  档案管理部门应重视软硬件基础设施建设，使用安全系数好的设备，定期对软硬件进行升级和维护，确保人员档案信息不受网络病毒的攻击。从大数据的角度来看，在长期传统的档案管理工作中，由于数据量的庞大与信息种类的错综复杂，给工作人员较强了工作上的难度，给数字化人事档案的建设带来了很大的困难。因此，在建立人事数据库时，应深入探讨以下两个方面：一方面，现有人事档案数据存储设施能否满足数据复杂的数据信息；另一方面，人事档案信息种类繁多，现有的人事信息保存方法能够满足非结构化大数据信息的需求。

首先，企业应在人事档案管理部门投入足够的信息保存设施，保持人事档案信息的平衡，在不断丰富人事信息数据的同时，不受保存空间的限制。其次，档案部门可以增加节点，设计一个分散存储系统，以稳定的方式处理和处理员工数据。在企业中，人事档案通常非常复杂。档案部门应突破传统的单一保存模式。在设计数据存储引擎时，应着眼于多结构，使用分布式文件系统来存储非结构化数据信息。根据企业的实际情况，人事档案管理部门应在必要时创建引擎连接器，连接各种存储引擎，以促进分布式数据库中各种联系人数据的良好集成，大大提高数据的敏感性。

  3.3改进档案管理观念
  对企业来讲，管理观念的改进不能只局限在企业收入、利润获取等有关环节，假设忽视了档案管理观念以及方式的优化，那么企业便会步入错误的循环中。现代企业制度下的档案管理，理应在管理思想上确认档案作为信息来源，改变以往的管理方式，持续进行改进以及优化，科学地融进信息手段。除此之外，企业的管理者理应重视档案管理工作的展开，提升自身对此工作的认知程度，强化相关知识。

3.4建立健全档案信息化规划与各种标准规范
  我国企业当前的档案管理信息化处于发展初期，必须对档案管理信息化进行统一规划、统一标准、统一原则，才能更好地促进各部门之间的交流与沟通，促进我国企业档案管理信息化的建设。档案管理信息化建设是一项庞大的系统工程，需要进行统筹规划，使整个项目工作有计划、有步骤、有重点地进行；同时要求网络环境中的数据库格式、档案信息的存储和著录格式以及网络体系结构和信息处理界面等工作必须实现标准化与规范化，且立足现实，只有这样才能做到标准规范，利于协调、统一，避免档案信息资源重复开发、利用率低等问题。
  3.5加强档案信息化建设
  当前，企业档案信息化建设既是适应信息时代发展的需要，也是新时期档案管理的大方向。挖掘档案资源的作用具有重要意义。优化原有的档案管理模式。如档案入库，一般采用人工登记、分类存放位置记录的方式。档案调出或调出使用时，管理员需要仔细查阅登记记录簿中的记录，往往需要花费大量的时间和精力才能找到；信息化建设的引入，将档案登记、档案排程、转出等工作转移到计算机和互联网上，实现了一键式、馆藏式检索，极大地提高了档案利用的便捷性。因此，为了适应新时代的发展需要，现代企业的管理方法的变更，传统的归档信息管理的必要手段，使用了备份管理的信息平台，建立电子档案信息数据库，建立相互作用加强，备份，提高信息的利用和公司的可持续发展做出贡献。

3.6提高安全管理水平
  信息化的档案管理虽然有很多的优势，但是同时也面临着新的问题，其中最突出的问题就是档案信息的安全性问题。在进行信息化的档案管理时，一定要提升档案资源的安全管理水平，确保档案资源的安全性。这就要求档案管理部门要建立科学、完善的安全管理体系，确保档案信息资源共享过程中的安全性，避免信息出现丢失和损坏的情况。相关的工作人员要不断提升自己的信息化技术水平，利用先进的信息技术来实现对档案资源的全方位监督，避免档案管理过程中出现的安全问题。

参考文献：

[1]谢莉娜.企业档案信息化管理模式探析[J].文化产业，2020(36):136-137.

[2]梁枫，张鑫.现代企业制度下企业档案管理研究[J].办公室业务，2018（05）：104.

[3]周玉.企业数字化档案建设的优势与问题分析[J].企业改革与管理，2021（1）：17-18.