知识管理背景下的企业档案管理分析

知识管理背景下的企业档案管理分析

张利霞

国网湖北综合能源服务有限公司十堰分公司     442000

摘要：档案管理作为企业管理的重要组成部分，能够为企业管理的各项工作和决策提供有利依据，对提升企业竞争力有着至关重要的影响作用。但是在知识管理背景下，传统的档案管理模式已经很难满足现代企业的发展需求，需要对企业档案管理模式进行改变，使其能够更加适应时代发展的要求，为现代企业的持续发展提供充分有效的支持。鉴于此，文章详细论述了知识管理背景下的企业档案管理，旨在可以为行业人士提供有价值的参考和借鉴，进而更好的为行业的稳定健康发展助力。

关键词：知识管理；企业档案管理；现状

前言：近年来，随着我国进入信息化时代，档案管理逐渐被各个企业所重视，通过有效的档案管理不仅能够为企业管理和各项决策提供可靠的信息依据，也能够为企业员工的日常学习提供丰富的知识经验，对提升企业综合实力有着较好的辅助作用。然而就实际情况来看，我国企业档案管理存在诸多问题，存在管理技术落后、管理观念落后及管理力量较低等各种问题，极大影响着企业档案管理工作的整体水平，这就必须对企业档案管理模式进行改进，将知识管理理念和方法融入到企业档案管理中，有效提高企业档案管理工作的整体水平，为企业的可持续发展奠定良好基础。

1企业档案管理模式的现状

1.1档案管理技术滞后

在科学技术的迅速发展背景下，各种先进的信息技术被应用到我国人民的生活生产中，既提高了我国社会生产力，对提升我国人民生活质量也起到了一定作用，使我国人民的生活习惯和思维方式出现极大改变。但是这也给我国人民的信息筛选和使用带来更大难度，想要在庞杂的信息中找出所需要的信息存在一定难度，这就需要采取正确的档案管理模式进行信息管理，充分发挥信息技术在企业档案管理工作中的作用，有效提高企业档案的利用率。然而就实际情况来看，许多企业依旧没有摆脱传统档案管理的弊端，在管理技术方面依旧存在落后现象，无法对现代化信息技术进行灵活运用，导致企业档案管理模式无法适应时代发展要求。此外，将信息技术应用到企业档案管理中，势必会提高对档案管理人员的素质要求，这也给企业档案管理的发展带来较大阻碍。

1.2档案管理理念有待更新

就目前来看，我国许多企业档案管理观念依旧存在滞后现象，没有充分认识到档案管理工作的作用，认为档案管理工作就是对各类信息资料进行保存，既没有做好档案资料的分类处理和整合工作，也没有对档案资料进行合理利用，导致档案资料的利用价值无法得到充分发挥，不利于企业档案管理工作的进步和发展。同时，由于企业没有及时明确档案管理工作的重要性，导致许多档案管理人员在进行档案收集、处理、整理及保管等各项工作的时候，存在一定的职业懈怠心理，没有严格按照相关规范和要求做好档案工作，既影响了企业档案管理工作的整体效果，也阻碍了企业档案管理的进步和发展。此外，由于企业对档案管理工作缺乏重视性，对档案管理工作的投入成本比较有限，导致档案管理人员在进行实际操作的时候，很容易受到软件环境和硬件环境的不利影响，尤其是硬件设备等基础设施直接影响到档案管理工作的顺利进行，不利于企业档案管理的科学发展。

1.3档案管理力量比较薄弱

由于企业档案管理力量比较薄弱，很难发挥企业档案管理工作的整体作用，极大影响了企业档案管理工作的顺利进行，具体体现在：（1）企业档案管理队伍不够稳定，许多档案管理人员都是身兼数职，且这些管理人员的专业化程度较低，过于依赖以往的工作经验。（2）企业档案目录索引不够全面，许多旧档案的索引表存在缺失情况，难以保证企业档案的信息服务作用。（3）企业对档案管理缺乏正确认识，无法充分发挥档案信息的利用价值，难以保证企业档案管理的整体质量。总之，这些问题都是直接影响企业档案管理水平的重要因素，是企业档案管理发展中必须要充分考虑的影响因素。

2基于知识管理的企业档案管理模式

2.1档案文化管理模式

营造良好的企业文化环境，对企业档案管理工作的顺利进行有着较好的影响作用，不仅能够有效改善企业员工的工作观念，也能够强化企业员工的自我管理意识，使企业档案管理工作的目标得以顺利完成。想要完成档案文化管理模式的建设目标，就必须要构建知识共享的企业文化，为企业员工提供可靠的知识共享平台，便于对隐性知识进行转化和分享，通过座谈会、宣讲会等各种方式对企业员工的知识共享意识进行培养，有效实现企业的知识共享。同时，企业要积极营造乐于学习、勇于创新的文化氛围，采取多种渠道为企业员工提供学习机会，使学生能够形成良好的自我学习意识，并利用知识共享对知识资源进行开发，以此促进企业员工之间的知识交流和工作交流，有效提高企业员工的创造力，为企业档案管理的进步和发展提供充分有效的支持。

2.2档案信息资源管理模式

为确保企业档案管理能够适应知识经济时代的发展需求，企业需要对知识信息进行串联，使其能够成为一个完整的知识库，将企业档案信息作为战略资源，充分发挥企业档案管理工作的功能效用。由于我国传统的档案信息管理模式存在弊端，导致档案信息存在杂乱无章等不良现象，各个部门之间的信息交流效率也相对较低，很难保证档案信息的准确性、真实性和完整性，对档案信息的利用和共享也存在较大难度，给企业档案管理工作带来较多难题。面对这种情况，企业必须要及时建立完整的档案信息管理系统，构建完整的信息检索子系统，以类型、专题及关键词等方式进行信息检索，有效提高企业档案管理工作的整体效率和质量。同时，在档案信息管理模式的建设过程中，需要注重对图书、情报和档案的一体化建设，整个过程要选择综合管理方法，充分发挥知识储量的优势，并通过知识共享模式使知识资源的效能得到充分发挥。

2.3档案技术管理模式

为实现企业档案知识资源管理的目标，企业应及时建立完整的档案知识资源管理平台，其中包括了知识资源库、知识资源整合系统及服务系统，整个管理平台需要集信息存储、信息整合及信息服务于一体，通过专门的管理机构进行档案管理，使知识资源的利用价值得到充分发挥。同时，企业要积极完善知识库和档案管理系统，通过知识库对企业发展方向进行科学分析，找出企业发展的薄弱点和侧重点，为企业的科学发展提供有效保障。通过档案管理系统对知识信息进行有效分类、整合及共享，使知识资源能够成为企业发展的重要依据，有效发挥企业档案管理工作的功能效用，为企业的持续发展奠定良好基础。此外，企业也要积极关注其他的新技术和新方法，将其运用到企业档案管理中，进一步提高企业档案管理的整体水平。

结束语：

概而言之，知识管理在一定的程度上是对档案知识化信息管理有一定的促进作用，十分的有利于将档案实现智能化，从而使档案的质量与效率可以得到有效的提升。在对档案管理不断进行完善的过程中，要对信息的交流与信息的共享高度的重视，最终形成具有完善的信息链，以此来将档案信息的利用率进行有效的提升，使其所具有的价值发挥到最大。

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