企事业单位办公室档案规范管理

企事业单位办公室档案规范管理

张晨光

北大荒集团黑龙江建设农场有限公司   黑龙江省建设农场   164035

摘要：档案管理工作是一项非常细致的工作，需要耐心细致的工作人员来胜任该工作，本文主要阐述了企事业单位中办公室档案工作规范管理的意义，介绍了企事业单位中，办公室档案工作规范管理的主要内容。

关键词：信息资料；档案管理；办公室

在企事业单位中，档案管理的工作细碎复杂，管理中需要提高操作的规范性，所有的流程都应该达到标准化，只有流程标准规范，才能保证企事业单位的管理工作高效运转。办公室的档案资料需要随时纳入，也需要随时调出，不同的部门上交的资料都需要办公室统一管理，因而办公室档案管理的工作量比较大，任务也比较重，为了配合其他部门的工作，办公室档案的管理一定要高效且规范。

一、企事业单位中办公室档案工作规范管理的意义

企事业单位的很多工作都越来越规范化，尤其是信息化时代，办公室的档案管理显得越发重要，档案管理可以让企事业的运转更加便利，也可以为企事业单位的发展铺平道路，扫除障碍。从另一个角度来讲，高效地办公室档案管理，也是企事业单位工作能力的体现。通过办公室提供的历史档案资料，可以还原企事业单位的历史面貌，便于工作业绩的查看和历史责任的追究。比如，经过若干年以后，巡查组查出了某项目中存在一些不合规范的地方，项目中涉及到的负责人员比较多，因而需要查阅从前的资料，以明确项目的主要负责人以及项目的经办等人员，因而，需要将过去的资料全部调出，进行仔细核实，例如需要审查项目的审核环节、确认项目是否经过会上的研讨，项目是否向有关部门上报，这些关键信息如果能够在档案中查找得到，那么就能很快找出项目不规范的具体原因。可以说，办公室的档案管理，对后续的审查工作也能起到查漏补缺的作用，给后续的工作带来警示的作用。

二、企事业单位中，办公室档案工作规范管理的主要内容

1、档案管理工作的前提

档案管理中，需要管理的最重要的文件基本上都是公文，其次是一些辅助性的资料，所以，要想做好档案的管理，那么对于公文的制发也应该提出严格的要求，公文的质量和办公室档案的质量息息相关，也是办公室档案规范化管理的前提条件，那么，在公文的制发方面应该提出如下要求。

第一，公文纸张的选择要有讲究，纸张应该厚实，颜色应该均匀，并且在文字打印和编排方面，要按照现代化的排版要求，遵循横写横排的书写原则，文字的排版应该从左到右，标点符号的使用需要清晰规范。如果是多页的公文，在公文装订的时候，要确保装订线在左手边。公文需要有明确的发文编号，这样在档案建立的时候就可以通过文号轻松找到对应的公文。

第二，为了便于长期的保存，公文的打印字迹要确保清晰，公文上的公章还有手写体的签字也要清楚可见，手写签字时候使用的笔墨应该是不褪色的笔墨，还有一些非常重要的财务报表资料，在建立档案之前，要保证报表中的每一项数据都是清楚清晰的。

第三，公文的格式一般都有严格的规范要求，比如，公文中需要呈现标题、抄送单位以及落款日期等重要信息，而且公文在发文之前还会有一个发文的审核手续，审核手续需要多人签字，这些前期的资料都需要妥善保存。所以在对公文进行存档的时候，也要核实前期的资料手续是否齐全，核实公文内容中有没有遗漏的格式规范要求。

第四，除特殊单位和特殊需要以外，一般情况下，公文都必须采用中文书写，在措辞用字方面，公文中应该遵循使用全称的原则，不能嫌啰嗦或者麻烦，简称虽然书写方便，也能缩短文字排版，但是在信息化的时代，资料的搜索都需要使用关键字词，所以如果使用简称，就会不利于将来的信息搜索。

2、规范办公室档案管理工作的准则

在立卷归档的工作中，要注意几点内容，第一点，立卷归档并不能随时随地进行，而应该要在一个项目彻底完成，所有的批复和签字都到位之后才能开始立卷归档，否则就有可能造成档案的不完整性。对于还在进行中的项目，收集到的部分档案信息需要单独存放，等收齐了再放进档案室中。第二点，办公室档案的归档并不是简单地将所有的文件一并放进档案柜即可，而是应该对档案内容进行仔细整理，将文件和配套资料区分开来，将不必要的重复资料进行剔除，防止空间的浪费，也防止后期资料查找的时候不够高效快捷，无法在第一时间找出关键信息。第三点，需要重视整体性的卷宗维护。在归档的过程中，除了要分清楚主要和次要的档案以外，还要对卷宗档案室的出入口进行严格的把守，掌管档案室的人要保管好档案室的钥匙，进出档案室要随时关门，防止无关紧要的人员入内。档案的查阅需要做好登记。在做档案归集的时候，需要将同类型的档案归集到一个卷宗里，这样方便使用者的查阅，高效地查阅档案资料，快速地找全资料，可以体现出办公室档案管理的价值和意义。

3、通过案卷质量来保障办公室档案管理工作的规范性

办公司的案卷管理工作在平时看来并不起眼，似乎也不太重要，但是一旦在紧急情况下，需要迅速查阅之前的某类资料，办公室如果能够高效配合，基于平时的规范性档案管理，迅速调出了全部的档案，那么就能让其他部门对办公室的档案管理工作刮目相看。当然，如果办公室资料的保存并不齐全，即便是找到了部分的内容，也不能解决所有的问题，同样会制约企事业的办事效率，影响企事业单位的正常运转。所以，立卷方式以及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定性的作用。因而，在日常生活中，需要不断提高办公室档案订卷的质量，除了对立卷的方式加以注意之外，方便卷宗的检索查阅，以及不同资料板块的划分，还需要对装订案卷的质量进行把关，科学地管理好办公室的档案。

三、企事业单位中，办公室档案工作的发展方向

1、依法治档

依法治理档案是企事业单位办公室档案管理的根本，在现代化的办公室档案管理的工作中，需要运用到的档案管理工具非常多，而且档案的储存除了纸质档案的储存之外，还有信息资料档案的储存，档案的储存工作要与时俱进，顺应现代化的社会发展要求。

2、通过运用办公室的档案来增进档案管理工作的价值

办公室的档案管理的最终目的就是要对档案进行查阅和使用，查阅和使用的过程就是档案管理最直接的价值体现，档案管理也要跟上时代，不断开拓创新管理的办法，档案资料已经成为了社会发展中的必备信息资源，要对办公室档案的资料进行充分地运用，发挥档案的最大价值，一方面，办公室需要对外共享档案中的信息资源，主动为其他办公室人员提供资料上的帮助，但是，有些内部的资料仅限于内部使用，未经过相关部门的同意，也不能随意将信息资料透露给无关紧要的部门。另一方面，办公室的档案资料要发挥更多的社会效应，将有益于社会的信息资料加以整理和共享出来，办公室的档案管理人员要具备服务的意识，资料是供人使用的，不是当摆设的，因而，档案室的管理人员需要端正自己的工作态度，让档案发挥出最大的使用价值，同时也能体现管理人员自身的工作价值。

结束语：

规范的档案管理可以协助企事业单位的蓬勃发展，档案是企事业单位工作痕迹的遗留，是重要事件和项目的记录，档案对未来企事业单位的工作可以起到很好的指导作用，以史为镜可以知兴替，总之，企事业的发展离不开档案的管理。为了让档案的管理跟上时代的发展要求，就应该充分运用科学技术，对档案进行智能化的管理，运用智能化检索，对档案进行分类，让查阅者可以高效查到档案资料，并且获得最齐全，最明了的档案信息。

参考文献：

[1]提高办公室档案管理工作效率的对策[J]. 郭小卯.  陕西档案. 2020(03)

[2]浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J]. 陈艳云.  办公室业务. 2017(02)

[3]提升办公室档案管理工作效率的途径分析[J]. 万红英.  冶金管理. 2021(05)

[4]提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 阮丽.  兰台内外. 2021(30)

[5]办公室档案管理工作效率的提升途径分析[J]. 张锡坤.  办公室业务. 2020(18)