信息化背景下企业档案分类研究

信息化背景下企业档案分类研究

刘飞翔

泗县公共就业和人才服务中心  安徽省宿州市  234300

摘要：随着企业内外部信息与经营活动的进一步交融，档案资料被赋予了更多的内涵和价值。档案信息化是企业数字化转型发展的一项重要基础性工程，可为各业务流程电子数据归档提供基础性保障。我们通过档案数据的自动归类整合与分析，可以有效保障企业档案数据安全及实现档案数据应用。本文阐述档案信息化的意义，并且提出信息时代企业档案分类工作的思路，旨在探索企业档案数据自动分类管理的实施路径。

关键词：信息化；企业档案；分类

引言

企业档案分类，是根据企业档案的内容性质和形成特点，把一定范围的企业档案划分成不同的类别层次，从而形成一定从属关系和平行关系的企业档案系统。对企业档案进行科学分类，是管理企业档案的必要手段，是企业档案整理工作的框架和平台。它既是一种严密的思维活动，又是一项对企业档案管理产生深刻影响的业务实践。

1档案信息化的意义

档案信息化建设是提升企业整体信息化水平的必要环节。随着科技的不断进步，企业经营环境和模式都发展了翻天覆地的变化，也催生了大量不同格式的电子文档，档案信息化呈现文档一体化趋势。现阶段，档案管理工作与生产经营的其他环节相互交融，为进一步提升企业的信息化水平，加快推进档案管理信息化建设势在必行。企业档案信息化建设是增强企业市场竞争力的重要途径。继工业和信息时代之后，我们迎来了数字时代。在此背景下，企业经营面临的环境日趋复杂，如何在海量的内外部数据中甄别出有价值的信息，服务于整体战略决策就显得至关重要。因此，强化档案管理，提升内部资料信息的数字化水平，才能帮助企业快速应对市场变化，增强核心竞争力。

2信息时代企业档案分类工作的思路

2.1简化实体分类，深化信息分类

在信息时代，特别是在新《档案法》颁布的依法治档背景下，面临单套电子档案管理的新趋势，企业档案分类应将视角全面转向信息分类、简化整理、深化检索、简化实体分类、深化信息分类等。档案信息分类，是对档案实体所记录的信息内容进行分类，其特点：一是打破全宗界限，实现跨全宗检索；二是对档案内容进行多维度、全方位的分类，可从不同的角度查找到内容相同或相近的档案，满足不同用户的需求。在实际工作中。我们可以在充分调研、掌握不同用户需求的基础上，提供多个角度来揭示和关联档案文件材料之间的信息联系，可设置档案分类代码字典表，可以作为著录字段进行多层级的著录。用户检索时，利用档案信息管理系统的智能性特点进行科学的识别和组配，按各类要素进行分类索引、逻辑组合，即可迅速、准确、全面、系统地获得所需的档案信息，在深度和广度上为档案检索和开发利用创造条件。这种对档案信息进行分类标引的方法，不仅可以提供常规的档案检索利用，还有助于方便地编制案卷目录、专题目录等，更可以为档案编研工作打下基础。

2.2从信息分类向知识管理、智能服务发展。

企业档案系统长期采取的模式是目录数据库与全文挂接，上述信息分类提供的就是引导式静态导航，通过分类导航，逐步缩小检索范围定位到单个或多个文件；或利用搜索技术，通过关键词搜索准确定位到用户所需要的单个或多个文件。这种检索方式，只有当用户输入关键词到著录项中，才能从档案信息管理系统中检索到相关档案目录并进一步查看到档案全文，因此现阶段一直要求档案人员重视著录和标引工作，为用户提供尽可能多的检索渠道。当用户需查找的内容比较具体、主题比较单一时，确实能快速定位到所需的档案，满足用户的需求，但当用户需要在较大的范围内系统地利用档案来解决比较复杂的问题时，由于各档案文件之间是相对孤立的，不能实现智能关联搜索，档案提供利用就显得比较困难。伴随着信息技术进步以及大数据和云计算时代的到来，档案管理已从档案信息管理扩展到档案知识管理，从档案目录管理扩展到档案全文管理，从数据库存储、XML元数据管理扩展到知识库管理，通过语义技术的利用，档案信息服务的底层基础将不再是检索，而是智能化的数据挖掘，企业档案管理模式实现从数据库到知识库的变革。在大数据驱动的智能时代，仅以档案原貌呈现的传统档案利用方式已不能满足用户的个性化利用需求，迫切需要档案人员拓展与创新档案的整理与开发利用方式。随着语义技术、大数据及人工智能等技术的快速发展，为提升企业档案管理效率和拓展档案服务空间提供了契机，也给档案的数字化、知识化、智能化管理提出了新的思路。基于知识图谱的档案管理系统就是在对用户需求分析的基础上，利用企业档案资源及其元数据记录所形成的知识库，结合知识图谱模式设计概念，利用数据解析、实体识别、关系抽取、语义增强等关键技术，进行档案知识图谱的构建，智能梳理各类档案间的逻辑关系，实现知识导航、智能搜索、知识推荐等功能，为不同维度的档案关联提供直观的、可视化的展现。通过知识图谱构建库藏档案资源中关于人物、机构、事件、凭证、设备、设施、项目、产品等之间的关联关系，按照不同维度组织档案数据资源，进行档案知识的自动推理和深度挖掘，为档案的深度挖掘和精准利用提供支持，推动企业档案工作的智能管理和智能服务，实现档案资源的增值。

3企业档案数据自动分类管理的实施路径

（1）系统对档案数据进行处理前首先需要进行数据检查，“数据检查”功能将针对打印任务中的数据进行文件下载、文件格式转换（将非PDF格式文件转换为PDF格式文件），在检查过程分别对正常的、异常的数据予以标记。数据检查完成之后，系统就可以进行生成归档文件的操作。生成归档文件功能，可实现将数据进行标识后按照文件顺序合并生成一个版式文档，这样既便于数据应用，同时又便于数据的长期保存。（2）档案自动组卷功能需将组卷规则设置到程序设计中，启动程序后，该功能项将待组卷数据分类别归入不同数据卷内。（3）生成数据编码功能将会按照规则生成件号和档案编号。其中，件号的生成规则为：同一部门同一保管期限内按照文件形成时间升序排列，顺序生成三位编号；档案编号的生成规则为：全宗号+年度+保管期限+件号。生成档案编号之前，系统会对必需的字段进行检查，当存在必需的字为空的情况时，不能进行档案编号生成，必需的元数据项为：部门、年度、保管期限。（4）自动模拟组盒功能按照部门、保管期限、页数的制定规则生成盒号，系统默认每盒页数不超过300页，不同部门、不同保管期限的数据不在同一盒中进行混装，装盒时按照“档案编号”字段升序顺序进行。在开始进行自动组盒之前，系统将对必需字段进行空值验证，验证的字段为：部门、保管期限、页数。（5）系统设置生成审批单功能，针对档案数据，根据数据目录生成PDF格式审批单文件，并且自动在生成的审批单文件中添加对应的条形码及归档章标识。

结束语

推进档案信息化建设是顺应信息时代发展的必然趋势，也是推进档案管理的创新和发展的必经之路。分类作为档案整理工作中的一环，一直起着犹如“定海神针”般的作用，对于序化和优化档案资源、分类管理、库房管理、价值鉴定、检索利用等都有着基础而深远的影响。

参考文献

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