从元数据迁移角度探讨电子归档要求

 从元数据迁移角度探讨电子归档要求

刘晓光1王刚2王建红3

甘肃同兴智能科技发展有限责任公司  甘肃省兰州市730050      国网甘肃省电力公司互联网事业部  甘肃省兰州市730050     甘肃同兴智能科技发展有限责任公司    甘肃省兰州市730050

【摘要】电子文件归档是时代发展的必然要求，其不仅缩短了档案从接收到提供利用的流程，而且使档案管理流程扩展到电子文件生成、移交、存储及利用等各个阶段，从而实现了资源共享，提高了利用效率。而实践中存在直接导出电子文件进行传递、迁移的现象，系统并不支持元数据的打包和链接，电子文件的有效性无从考证。本文旨在探讨在电子文件归档工作中如何保证电子工程文档的真实、完整和有效。

【关键词】电子文件；归档；电子档案；元数据迁移

1电子文件归档条件概述

电子文件归档必须具备两个条件：一方面，档案管理部门现代化管理水平的提高。随着国务院“电子政务”目标的确定，各级管理部门均加快了现代化建设的步伐，档案管理部门作为信息资源的保管利用单位，信息化已经成为其主要发展目标。近几年来，网络建设、数据库建设、应用系统开发及相关软硬件的配置，使许多档案管理部门已经具备了接收电子文件的能力。另一方面，电子文件归档管理规范和接收标准的制定。

首先，2002年底国家标准《电子文件归档与管理规范》的实施，使各单位研究电子文件有了指导性依据；其次档案管理部门可以有目的、有针对性地研究相关单位电子文件产生和管理的实际情况，总结其普遍规则，参见国家标准，结合接收平台的设计接口，系统研究电子文件归档类型、归档范围、归档方式、归档时间以及归档电子文件管理、移交等各个方面，制定出切实可行的《电子文件管理规范与接收标准》开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍承担此项工作。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍不适应工作发展的需要。要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件的收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序。与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家完成确有困难。因此，应采用电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息股三个部门相结合的方法。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，共同形成质量较好的电子文档。

2依托元数据的电子文件有效性管理

2.1档案管理系统对元数据的功能支持

档案管理系统对电子文件有效性的最重要的功能支持是系统内的元数据保存，系统应与设计、文字编辑软件集成，让文件都在服务器中生成和流转，避免从本地上传、替换文件的操作，保证所有元数据的真实性和可追溯性。由于有的档案管理系统文档一体化水平较高，可以实现同平台或者跨平台的文件归档，在归档时元数据可以传递和保留，作为文件有效性的依据。其难点在于：系统集成办公和设计软件对服务器压力较大，在云办公的大环境下，在系统乃至云端办公的用户较多，同时所有原始数据存于服务器上，文件的安全性和完整性有了一定保障，但同时对服务器的负载能力和稳定性也提出了更高的要求。

2.2各处理节点生成和保存元数据

由于通过将电子文件元数据进行比对和验证来确保文件的有效性是不现实也不科学的，通过验证电子签名这一电子文件元数据标签的方法也不够严谨和有效。由此，在全程管控的系统流程中，系统可以对每个节点的提交状态进行小版本记录，各节点对自己提交时的文件状态负责，包括文档内容修改和属性修改都必须留有记录，以备查考。通过控制文件利用者的权限，可以为电子文件的真实性和可靠性提供基本的保障。]在电子文件管理系统中，文件从编制者发起审批流程开始，经过授权人的审核、批准等节点，最终生成有效的文件，文件生成后，为保证文件的原始性，不允许对电子文件进行非法修改和替换，保证最终发布的电子文件就是批准节点提交流程时的状态。

2.3元数据对电子文件有效性的支持

2.3.1电子文件的有效性依赖元数据保证

电子文件流程需要具备流程日志的功能，可以查阅每个节点提交的时间、文件各记录版本的生成时间，只有文件的生成时间和对应节点的提交时间一致，才能保证此节点文件的合规性。因此，元数据中的流程日志和各个系统版本相互依存，保证电子文件的有效性。

2.3.2元数据有效性的前提是其本身的合规性

文件的编制、审核、批准人应具备相关权限，审核和批准应具备授权资格。如笔者所在研究所的组织内部程序要求审核人和批准人应在对应岗级以上，满足了程序要求的元数据才能在保证文件真实性的同时支撑起文件的有效性。元数据与电子文件需要绑定并同时发挥作用，文件在流转过程中存在多次整合、复制、带入内容、变更版本的可能，如果元数据能够提供详尽的信息，则文件在被多次复制和转移后也可以被视为原始文件。

3电子文件归档的意义

随着计算机技术的发展，尤其是计算机网络和多媒体技术以及计算机信息检索技术的发展，信息电子化已成为整个信息产业的大趋势。档案管理部门所具有的信息利用职能，要求我们必须顺应时代发展潮流，完成档案电子化工作。但由于馆藏档案年代跨度大、规格不一而且种类繁多，每年尚有成千上万卷档案进馆，数据量极大，整个档案资料的建库是一项复杂而艰巨的工作。而另一方面，计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。许多行业现代化水平的提高使其档案在形成过程中已经多数采用电子文件形式，并提出递交电子文件归档的需求。如果能直接将电子文件归档管理，能减少归档单位编制档案的投入；同时档案管理部门只需将已经保存的档案电子化，及大地减轻建库负担，节省了大量人力、物力和财力；电子文件归档还缩短了档案从接收到提供利用的流程，实效性增强，利用率提高；另外有利于资源共享，对提高归档率也将起到积极的作用。

4迁移和传递时电子文件有效性的延续

《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》要求文件与元数据关联，在移交时，保证元数据能与文件一起进行移交。目前电子文件跨介质或跨系统移交存在的问题就是元数据的保存问题，在电子文件产生的母系统会有元数据保存，但是在进行跨介质或跨系统移交时，由于系统设置问题、文件属性等问题，元数据很难在跨介质或跨系统移交后在新的介质和系统中完整存在。没有元数据的支持，电子文件的有效性就无从考证，这样的电子文件就是假文件，这种文件的所谓归档就是“假归档”，这是文档人员在今后的工作中必须思考的问题，是通过关联附件来记录元数据，还是采用在详细的信息属性中保留元数据信息等方式，元数据需要包含文件整个生命周期的历史数据，以保证文件的有效性和可追溯性。

5结束语

综上，保证电子文件的真实、完整、有效、可用，才能更好地发挥电子文件的优势，避免把没有元数据的电子文件直接导出并进行传递、迁移，避免将无法证明其有效性的电子文件拷贝视为归档的“假归档”情况发生。如果在档案主管部门的推动下可以进一步开发出通过元数据比对自动判断文件原始性的工具，以及元数据迁移的标准化模块，则可以省去人为查询元数据再进行手动比对的麻烦，方便元数据的保存利用，进一步提升工作效率和管理效率，从文件控制和记录控制两方面为行业的统一化、标准化、规范化管理提供有力的支持。

【参考文献】

[1]基于XML的电子文件封装规范.DA/T48-2009

[2]王英玮，常建法.《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》内容及相关问题的思考[J].北京档案，2019(3)：18-22

[3]国家档案局，国家发展和改革委员会.建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法(档发〔2016〕11号).2016