行政管理档案信息化建设的实现与对策研究

行政管理档案信息化建设的实现与对策研究

刘飞翔

泗县公共就业和人才服务中心  安徽省宿州市  234300

摘要：随着现代科技的高速发展，我们现阶段正处于一个大数据的信息化，网络的数字化时代，人们的正常工作、生活也潜移默化地受到了影响。但是，在推进档案信息化管理的过程中出现了诸多的问题和障碍。行政事业及企业都需将信息技术与档案管理有效结合，进而实现档案管理信息化。本文基于企业档案信息化建设目标，针对档案信息化建设过程中存在的问题，从多方面提出了科学、高效的档案信息化建设策略与方法，旨在有效降低档案管理成本，推动档案管理整体水平提升，进而增强档案应用的实效性与便捷性。

关键词：行政管理；档案信息化；实现；对策

引言

近年来，随着信息科技的发展，企业通过利用现代化的科学信息技术对传统档案管理模式进行改革与突破，使得档案管理的职能不再仅限于收集、整理与保存等方面，而更注重档案查询的便利化与灵活性功能。但很多企业和事业单位在行政档案信息化建设方面都存在一些局限性，这会影响档案管理效率的提升、档案管理成效的展示。因此，在管理行政档案时，企业和事业单位要重视档案信息化建设工作的有序开展，从档案信息化建设的思路、方法、路径与机制等方面不断完善企业档案信息化建设的内容与流程，并建立便于档案管理的信息化系统，使得繁杂、错综的档案信息或者数据得以整合，便于各部门对档案数据或者信息的查询、调用等，从而推动企业或事业单位的行政效率。

1企业档案信息化建设目标

企业档案信息化建设是以企业各部门档案管理需求为牵引，以数字化档案业务建设为基础，通过软件集成和工作流程再造，建立起覆盖各部门的统一数字档案信息管理平台，提供基于网络的档案事务管理、文件管理、信息服务。是与企业信息技术接轨，实现档案信息化，替代档案业务中一般性、重复性的操作和质量不易管控的环节，将档案工作从应急式管理模式向预先风险管控模式转变。

2行政管理档案信息化建设过程中存在的问题

2.1相关管理制度存在缺陷

各项工作的顺利开展脱离不了科学规范的执行标准和制度。目前，随着档案信息化发展进入深水区，现行的档案管理制度难以适应新的管理需求，新的运行制度调整不及时，档案管理制度的制定不够及时、规范，缺乏一定的时效性和统一性。监督机制也有待完善，对于档案信息化管理过程中产生的新漏洞及新问题，不能及时发现和解决。此外，安全制度也是不可忽视的一部分，档案信息化涉及计算机、网络等技术，均具有一定的安全隐患，存在机密档案泄露和丢失等风险，科学完善的档案数据安全管理制度也亟待构建。

2.2缺乏安全技术的保障

信息时代，档案信息的安全与传统的实体档案管理安全有着更为重要的要素。传统的实体档案管理，严格实行防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉、防虫等八防，就基本上能确保档案安全。而在信息时代，如何做好档案信息的安全保障，需要更加先进的科学的管理手段和技术，以便防止病毒的侵蚀、黑客的恶意攻击。如很多单位都启用了OA办公系统，文件在系统里传播并留下痕迹，但由于电子文件具有不稳定性，容易被人篡改。如何应对这类问题，确保文件安全，需要相应的安全措施。如果档案管理系统基础不牢，则档案信息容易受到损伤，出现安全问题。

2.3缺乏档案信息化管理人才

很多企业现有的档案管理人员所掌握的档案管理技术或者具备的档案管理经验较为传统，其虽然有着丰富的档案管理经验，但是过多拘泥于纸质文件或者档案的管理，在很多工作中积累的有效管理模式或者方法多适用于纸质档案，对于信息化、数字化档案管理工作并不适用，因而企业建设的信息化档案需要更为专业的管理人员来进行管理。在管理数字化档案或者电子档案时，企业行政档案管理人员不仅要掌握管理档案的现代化技术或者方法，而且也要具备信息化档案管理的业务能力与水平，要能够灵活应用信息化档案管理系统或者软件，这样才能够更加适应档案信息化建设与管理工作。目前，一些企业的档案管理人员的业务能力与专业水平不足，企业必须要充分认知自身在档案管理方面存在的滞后性。不要忽视档案的重要作用，在档案人员的选拔、聘用与培训上要做好规划，这样才能够在档案的信息化建设与管理工作中有的放矢。

3行政管理档案信息化建设策略与方法

3.1完善档案数据科学管理制度

一是完善监督管理制度。完善的监督管理机制是档案信息化高效发展的前提，因此，在信息化过程中，针对新问题、新漏洞，需要及时调整完善管理流程，确保档案管理过程中的科学规范。此外，需利用信息技术手段对档案管理的全过程进行监督，及时应对，并形成长效管理和监督机制。二是完善安全保密制度。档案的安全性是档案管理的重要环节，要确保档案的安全性，首先要完善档案数据安全管理制度，制定档案数据安全工作规范，细化责任范围。在档案信息化建设中，要改善网络环境，加强网络安全防护体系建设，使用先进技术，抵御黑客等入侵，从而保障档案信息在传输及共享过程的安全。运行维护人员应定期实施运维，提升电子档案的管理效率和安全性。

3.2信息化建设能进一步提升档案实体的安全保障

相比于传统的纸质档案管理时代，档案信息化对档案安全的保障性更强。针对以往档案篡改案例表明，更多档案篡改都是在档案查阅或者借阅时，在纸质版上进行涂改。档案信息化后，档案信息数据能有多重备份，在整理、查阅、利用中，都能确保档案的完整性和真实性，档案安全得到保障。另外，在档案收集工作中，如OA文件系统里的文件，通过技术手段可实现在线自动归档功能，经档案人员的分类整理，归档到系统里，可确保文件归档的完整性，弥补传统手工归档方式造成重要档案漏归错归现象，提升档案信息实体的安全性。

3.3重视档案信息化管理人才的聘用与培训

针对档案管理人员，很多企业都缺乏档案信息化管理人才。企业现有的档案管理人员的思路、方法与经验多与纸质档案管理密切相关，而在数字化档案管理方面的技术或者方法掌握得并不多，缺乏丰富的管理经验与方法，这从根本上来讲，不利于企业行政档案信息化建设与管理，对于行政档案利用效率的提升也非常不利。因此，面对档案信息化管理人才贫瘠的现状，企业要注重选拔与聘用优秀档案管理人才，同时也可以对档案管理人员进行专业的信息化培训，通过线上与线下相结合培训模式的应用，让企业档案管理人员能够更系统地学习与掌握档案信息化管理的方法与内容，从而有利于提升企业档案信息化管理水平。与此同时，企业档案管理人员也要不断解放思想、与时俱进，结合时代的发展趋势，精进自身档案管理能力，提升档案管理人员的业务能力与专业水平，同时也可以为企业行政档案管理的信息化建设建言献策，帮助企业快速、高效地建立更为全面、系统且高效的档案管理体系，更好地发挥行政档案信息化建设与管理的效果。

结束语

目前，在行政档案管理过程中，并不是所有企业都重视档案信息化建设，这会导致企业经营管理效率的降低。因此，企业必须要重视档案管理工作的高效开展，充分意识到档案管理的重要性，认知企业在档案信息化建设过程中存在的问题，从而提出更加有效的信息化建设措施，推动档案信息化建设、管理与应用，增强企业档案管理实效性。

参考文献

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