机关文秘人员素质与文书档案管理研究

机关文秘人员素质与文书档案管理研究

陈鹏飞

广东大唐国际雷州发电有限责任公司 广东 湛江 524000

摘要：对于机关单位来说，文秘工作人员作为部门领导的助手和参谋，其不仅担负着机关的日常文书工作，而且还是文书档案的管理者，在机关工作中起到重大的作用。机关文秘工作人员在实际的工作过程中所涉及的工作内容大部分都与文书档案有关系，这就要求机关文秘人员应该具备相关的基本素质，以确保能更好地完成文书档案的工作内容，更好的服务于社会。

关键词：机关；文秘；档案；素质

前言

机关文秘人员的工作主要包含两个方面的内容：一是记录和抄写；二是文稿起草，而不管是记录和抄写还是文稿起草，都要求文秘人员需要具备较高的业务素质。例如在进行记录是，文秘人员需要具备一定的文字水平和能力，对于领导的口述或者会议记录，文秘工作人员不仅仅要记录主要内容还要在后期负责对文字进行加工整理，以确保能快速有效地协助领导展开相关工作。由此看来，机关文秘工作人员的业务素质是个人素质和整体能力的全面体现，作为文秘工作人员必须要努力提高自身的业务素质，才能真正提高工作效率和工作质量，才能实现真正有效提高行政工作执行效率水平和执行工作质量,才能全面保证上级机关文书档案综合管理执法工作依法得以及时有效的进行,从而能够保证本级机关单位开展的日常各项政务工作合法有序正常进行。

一、机关文秘人员应该具备的业务素质

(1)机关文秘人员应具备一定能力等级考试的阅卷机关文字水平要求能力和外语专业能力。在参照国家机关单位工作人员管理过程中,机关文秘岗位工作编制人员由于平时及在国家机关日常和实际要承担到的各类文书工作的执行与过程及工作生活中的所将会有涉及所接触到各种文书资料的有关文字与工作的内容大部分时间均将与机关单位文书档案材料内容有关系,不管你是在日常工作记录、抄写有关文稿内容还是在组织文稿中的具体起草及写作过程都均应注意要求其在职文秘人员的同时还要具备国家有文件一定数量要求人员的各项有关书面文字水平等级条件和能力。例如:在组织召集和领导成员参加本次开会各项准备会的有关活动等过程中进行活动中,文秘人员同时也会需要负责事先就对有关本次准备会议材料过程中直接有关领导的某些有关重要活动事项内容资料进行及时地收集后进行书面文字地记录,在正式召开及会议活动准备阶段结束和归档工作后才开始负责地再去进行各种资料地整理归类或文字加工,以便于有关各级领导机关工作档案人员日后在以后进行公文查阅各类文件时也都要能进行更快速和便捷高效地查阅迅速的提取到各种重要有效文件参考信息。由此就可以看来公司文秘人员自身就首先必须是先得具备了有过一定级别水平的电脑文字水平意识能力和语言沟通协调能力,这样的他们也才能更充分地保证了公司领导班子人员之间的沟通日常的工作和进行的效率度和文字质量。

（2）文秘岗位需要全面具备各类行政执法相关具体工作岗位的行政常用公务文书档案管理技能。文书档案内容一般要求是反映行政机关、对各种文书及有效相关资料信息情况等内容进行信息综合分析统计汇总处理归档等等。这样面对一些又繁琐而又复杂的相关业务工作时也同样要求到每位的文秘人员本身也同时需要自己首先应该具备一些有相当一定业务水平以上的相应的文书档案工作及管理等业务技能,才能最终做到的确保了整个的文书档案和相关业务管理和服务的工作真正的做到可以及时而有效又安全有序的进行有效地进行着下去并且整个工作上不能够再出现半点偏差、遗漏。应当具备相当强烈工作的革命事业心责任感与相对高度忠诚的思想政治责任感。

二、提高文秘人员素质与工作能力的有效对策

（1）应注重培训提高广大文秘人员及其本身干部的思想业务素质水平。机关文秘岗位及各类工作岗位人员自身必备具有的相关文化业务素质知识能力是社会劳动者个人素质能力高低和公民社会整体能力水准提高的有机综合及全面综合有效地体现,文秘人员的新培训的主要目标工作内容也就是要求了每位社会文秘人员工作本身的不仅就是一定要切实着力的提高好具有自身能力素质能力的相关知识文字水平层次要求和相关综合运用能力,还要在进一步地努力地充实与提高好自己所学相关学科领域专业知识。在从事现代企业文书档案处理和信息化管理相关业务工作系统实践中,大部分任务也是需同时由文秘档案或相关知识领域里的较高级职务文秘人员参与共同协作完成这项任务完成的,如果有一名普通文秘工作人员因为自身条件没有同时达到了一定学历级别以上的相应汉语言知识文字水平要求知识和相关信息综合处理分析能力基础以及掌握较为熟练专业而系统规范的信息化组织管理现代文书及档案技能,就将有很容易的可能而造成对现有纸质文书档案所记录的信息出现存在错误信息偏差、遗漏档案信息等重大泄密档案现象,由此可见,文秘人员自身应有扎实的文化职业知识基本和文化业务素质能力基础对于正确从事保密文书档案业务的管理监督活动来说是绝对具有其十分突出之特殊重要社会地位意义的,所以今后对于各级文秘人员培训尤其更需要他们格外之注重来提高培养其具有自身之过硬专业知识的思想理论业务素质水平。

(2)财务人员要多注重平时自学及钻研财会企业文书档案知识及财会管理信息化应用方面知识。在我们国家机关事业单位文件管理业务工作领域中,文秘人员自身就已不仅意味着必须首先要学会能够认真负责和正确的撰写一些有关行政基本职能文件管理的专业书面性文字材料,还要必须同时的负责做好对单位文书档案内容信息的日常综合检查和管理的运用的工作,认真的去研究学习和去进一步钻研自己对电子文书档案工作进行和管理及工作运用中应该掌握到的其它各类档案相关的法律知识,以能有效地保证将来我们本人在从事实际和撰写的书面档案文字材料管理运用上的和实际应用过程及操作实践中都绝对不会有或出现任何各种错误重大的错误。除此以外,文秘人员同时也是还要在进一步去努力学习去提高一下他们在自身文秘专业上的科学文化自信心知识素质和文秘计算机整体业务水平，因为通过这里面不仅能够更能有利于我们快速有效提高行政机关文秘人员专业技能的提高岗位工作流程执行管理效率,还会真正有利于我们企业的全面和系统全面地培训提升行政相关单位文秘人员提升自身专业的行政职业能力综合的技术素质。

(3)进一步切实培养提升基层广大司法文秘人员队伍工作的文化思想意识。目前正由于当前我国的许多城市的一些国家机关事业单位内也有了相当大一些数量专职行政文秘工作人员并且都普遍存在了比较严重文化上遗留的以及各种政治思想问题,由此而必然导致这些国家机关单位的内部严格的保密文件和工作程序制度并不能及时进行并且正常而高效的运行,所以当前在各机关单位内部首先应该要开始进一步地注重对于培养并且提升一些专职档案文秘人员所应有的一些工作思想意识,增强自己对于继续从事这些机关档案事务以及管理能力及本工作部门有关离退休人员档案信息的主动收集及归档与保管服务意识,机关单位离退休工作领导人员都可以酌情考虑通过定期的开展多种形式对其机关文秘人员们集中培训开展外出学习或相关专题文化活动,以此能够进一步有效增强单位在职办公文秘人员的强烈内在的秘书岗位事业心使命感与社会政治责任感,从而全面提高机关办公室文秘人员们日常的岗位实际与工作质量,确保本地区机关单位秘书工作的离退休工作人员各项业务日常业务工作中能够切实得以落实协调配合顺利而有效的开展。

三、小结

总而言之,机关文秘人员就应该要求具备一定等级的行政文字水平基础和写作能力水平以及一些相关领域的综合文书档案综合管理运用技能要求和比较强烈工作的目标事业心精神与具有高度事业心的事业心政治责任感,因为这都直接的关系影响到一个文秘队伍整体的文化整体质量水平以及行政工作综合效率。

参考文献：

[1]张海蓉.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].中文信息,2016(3):371.

[2]康思雨.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].卷宗,2017(10):8.

[3]王磊.机关文秘人员素质及文书档案管理途径研究[J].课外语文(下),2017(2):32.