电子档案与纸质档案的共存与发展

电子档案与纸质档案的共存与发展

李莹莹

黑龙江省海伦市人才交流中心    黑龙江 海伦 152300

摘要：与电子档案相比，纸质档案最大的优势是便于长久保存和利用，便于对其进行原始性鉴别。纸质档案自其产生至今已经形成了科学合理的体系，仍然是当今社会档案储存的主要形式，具有很强的生命力。而电子档案作为社会信息化的产物，具有信息储存量大、传递利用方便等优势，必将随着信息化的日益发展成为档案信息存储和管理的主要对象。在当前的技术与环境下，两者将长期共存，处于优势互补、相辅相成的阶段。

关键词：电子档案；纸质档案； 共存发展

一、电子档案的优势与不足

1.1优势

        （1）节约人力与时间

        在大数据发展时代中，电子系统的应用使档案管理有了翻天覆地的变化与更新，借助网络技术、计算机技术、信息技术，为庞大的信息资源提供了无限的存储空间，这就意味着节省了更多的实际空间占用面积，某种程度上也保护了生活环境；在电子信息技术的作用下，档案信息的传递不需要由人员搬送，而是通过网络传输，很大程度上节约了人力与时间，并且提高了档案信息处理速度；同时信息技术的应用下，使得档案信息具备信息共享特点，对于查阅等方面的工作显而易见简单化了。

        （2）信息可以共享并可以掌控

        电子档案可以直接用计算机处理，省去了传统档案工作中的诸多环节，又能节省时间。电子档案的可操作性可以把获得的信息变活，让它们为自己的各种需求服务，利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类，打印等，将信息转换为自己所需要的形式。电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，这是纸质档案所不能具备的。在不远的将来，我们也可能实现在办公室、家中就可以利用档案信息了。

        （3）信息的共存性和无原件概念

        传统档案学理论强调：档案文件必须具有原始性，以确保档案文件的历史凭据价值。当电子档案服务用户时，只要在计算机上输入检索词，就能快速、准确查阅到档案文件，相比传统纸质档案要简单、快捷得多，在提高查阅速度的同时，该档案文件可供多用户同时使用。电子档案供所有需要它的人能够共享，打破了纸质档案利用排它的局限，实现了信息共享。

1.2不足
        信息技术功能的应用实现档案信息资源的可共享性，这是一大优点的同时也存在缺点，这使档案信息资源的安全性没有得到相应的保证。电子档案对计算机系统依赖性较强，它以一定的格式存储在一定的介质上，其可读性和所依赖的计算机系统密切相关，当生成一份文件的软、硬件环境更新换代或改变时，电子文件可能出现打不开、不可读的现象。环境依赖导致其利用不如纸质方便，维护其可用性比维护纸质档案要付出更高的代价。

二、纸质档案的优势与不足
2.1优势
        档案管理是从很古老的年代流传至今的一个具有历史记载、事物还原、个人信息记录等功能的工作，可见档案管理工作的作用非常大。传统的纸质档案历史悠久，其阅读方式易于被用户接受，人们已经习惯了将纸质档案捧在手中那种亲切实在的感觉。现今社会中，各单位对档案管理的重视度也越来越高，而在电子档案发展的时代里，大部分取代了纸质档案，很多人和机关事业单位已经认定纸质档案将随着时间推移以及科学技术的发展逐渐被遗忘，这样的一种观念，使得纸质档案的优缺点已经成为不再重要的事情。而实际上，纸质档案的优点有很多，它具备直观性、明显性；档案信息的书写也相对简单些，阅读方便，清晰明了；纸质档案中已产生的信息资源稳定性强，不宜更改；还有一个特别重要的优点则是纸质档案信息在当事人签字后即生成法律效应，可接受法律保护，传统纸质档案的存储不需要依赖技术环境，工作环境要求比较低，只要有场地、有装具就可以，对工作人员的知识结构要求也相对较低。这些优点是电子档案无法比拟的。
2.2不足
        与电子档案相比较，纸质档案的缺点非常明显，例如：档案处理与保存所需要的实际空间较大；档案文件的保存容易受潮或者鼠虫破坏导致信息残缺；工作量大，需要更多的人力资源，分析、处理、存档等程序比较繁琐；传统纸质档案在服务于用户时需要经过目录检索、现场调档等程序，由于受原件的约束，所查阅档案在利用的时间点上，只能供一个用户使用。在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要利用者亲自来到档案部门查找、阅读，免不了奔波和时间浪费，传递麻烦，不方便；查阅相对困难等。
 

三、电子档案、纸质档案的相互联系与依赖
电子档案中的一部分内容是由传统意义上的档案经过数字化转化而来的。电子档案与纸质档案的形成环境、产生“机理”、归档方式以及管理方式均不同。电子文件从形成到归档过程中的每一个环节，都需要遵循档案学的原则，他们相互作用、相互结合、形成自己的定义、术语和概念，完成了电子文件从形成到电子档案的过程。电子档案的存储载体为软件、硬件，而纸质档案的只以纸为载体。传统的纸质档案如当事人的亲笔手稿、亲笔签署等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、资料等其他信息，而具有法律凭证的作用。电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性要求很高。

         
四、纸质档案与电子档案的共存管理
4.1管理工作实行“双轨制”
        纸质档案与电子档案共存，在档案管理工作上实行“双轨制”。所谓双轨制，就是指在档案管理过程中要同时注重电子档案与纸质档案的存储、管理，使电子档案与纸质档案在归档时就建立一一对应的关系。从目前实际工作来看，对于具有长久保存价值的室藏纸质档案，可通过扫描、拍照等方式进行数字化处理，形成数字档案，并对其实行“双轨制”保存管理。对于电子文件，在形成时就采取“双套制”归档的方式，确保所有的重要电子文件都能形成内容相同的纸质档案。归档时应使用不同的编目方法和存贮装具，档案管理部门分别在纸质档案和电子档案的目录“备注”项注明相对应的文件档号及存址，以便利用时参照互补。
4.2发挥双套制管理的优势
要实现纸质档案与电子档案的长期共存管理，必须发挥各自优势，把传统管理手段和现代科技手段结合起来，灵活选择切实可行的工作方法和工作手段。在收集整理上，逐步建立以电子档案为主、纸质档案为辅的管理模式，简化纸质档案的分类整理工作。纸质档案管理过程中要组卷、归档、分类，其管理需要大量人力，无疑造成管理成本大大增加；而电子档案收集、整理可由计算机处理，档案信息处理具有高效、简捷的特点，能节省时间和劳力。在利用服务上，要充分发挥电子档案的优势。

 
综上所述：我们要根据所在单位独有的特点，遵照国家、档案管理标准，收集、整理、利用、保管好我们的纸质档案、电子档案，两者缺一不可。并将它们灵活运用。无论哪一种形式，目的都是为利用者提供准确信息，只要两者相互配合，还会收到更好的效果，挖掘出更多的财富。

参考文献：
        [1]刘晓菲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].办公室业务，2015（13）.
        [2]禹军.浅谈档案管理中纸质档案与电子档案应并存发展[J].工程技术：引文版，2016（12）：00086-00086.
        [3]徐艳玲.信息时代电子档案与纸质档案的共存与发展[J].兰台世界，2008（s2）：65-65.