加强企业档案管理，发挥档案基础作用

加强企业档案管理，发挥档案基础作用

李颖

泰州三峡生态环保有限公司  江苏泰州  225300

摘要：企业档案管理是企业整体运营活动重要组成部分，通过企业档案建设可以对企业不同时期的发展状态进行记录，也可以对企业未来发展问题和市场机遇进行预测，便于企业进行决策。信息技术的出现为各行各业发展带来很大的优势，尤其是在企业档案管理上，实现了企业档案管理数字化、信息化，改变传统企业档案管理不足的同时，也可以提高企业档案管理效率和质量，确保档案信息资源得到优化利用。本文主要分析加强企业档案管理，发挥档案基础作用。

关键词：档案管理；服务模式

引言

档案管理作为企业日常管理工作中非常重要的一项内容，在规范企业日常工作行为、提高企业工作质量和效率等方面表现出积极的作用。企业档案管理工作开展的效率能够反映出一个企业在市场中的竞争力水平，所以加强企业档案管理工作具有非常重要的意义。

1、新形势下加强企业档案管理的必要性

首先，有利于促进企业管理工作朝着科学方向发展。在新形势下，外部环境所彰显出的信息化特征越来越突出，若继续沿用传统模式开展企业档案管理工作，便会受到比较强烈的冲击。当前先进的互联网技术不断推动企业管理走向信息化，电子档案得到了广泛的应用。因此，建立相应的信息化档案管理平台能够有效避免传统纸质档案管理模式过程中发生的各种问题，方便相关工作人员对档案开展相应的工作，摆脱了时间以及空间对档案管理工作所造成的限制，从整体上提升了企业档案管理工作效率。另外，开展具有科学性以及规范性的档案管理工作还能够有效减少相关工作人员的工作量，使档案管理工作的实际价值得到有效发挥。

其次，有利于促进企业经营管理水平的整体提升。档案作为企业行政管理工作当中非常重要的一项组成部分，其记载了企业每项经营活动的详细内容，具有较强的真实性，能够在企业相关规章制度建立的过程中提供相应的参考依据，也是企业的无形资产，更能彰显出企业文化的价值。因此，建立具有科学性以及规范性的档案管理体系对促进企业文化建设具有非常重要的作用，对提高企业日常经营过程中防范风险的能力，确保企业的经济权益提供有效保障，并为企业管理工作的开展提供重要的参考。

最后，有利于推动企业的全面可持续发展。企业档案是企业日常经营管理活动开展过程中的重要载体之一，传统的企业档案管理模式已不能充分满足新形势下企业管理工作开展的要求。因此，随着互联网技术发展速度的不断加快以及知识经济时代的到来，企业档案管理工作也需要不断朝着将价值作为主要导向的知识管理模式转变。对此，企业应加大力度开展企业档案管理的信息化建设，优化和完善企业档案信息管理工作流程，促进企业整体信息化管理水平的提高，从而进一步提高企业在市场中的竞争力，这对于新形势下企业实现可持续发展有着非常积极的意义。

2、提高认识，加强企业档案管理的规范化、标准化建设

档案是重要的信息资源，企业档案是企业经营管理、生产技术等活动的真实记录。充分认识到档案管理工作在企业生存发展中的基础性作用，扎实推进档案管理规范化、标准化建设。一是配备了完整的档案管理硬件设施，包括合理分布办公、阅览室和库房三室，配齐必需的成套办公用具，为档案管理工作顺利开展做好相应准备。二是企业的文件资料、基建图纸、财务报表、人事档案等都完整和真实地保存下来，为档案查阅利用和解决实际问题提供权威有力的依据。三是按要求对档案资料库内的温度、湿度进行登记和调控，对综合档案室定期进行检查、除尘，达到档案无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀的管理效果。

3、加强法制宣传，依法治档

贯彻落实《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施细则》，依法治档、依法管档，推进档案法治文化建设，促进档案事业的持续、法治、健康发展。在每年6月9日“国际档案日”宣传活动中，攀枝花公交认真开展档案工作宣传和培训，增强各级人员档案意识和法制观念，有效提高了企业档案管理工作水平，保障了档案工作发挥“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的作用。强化工作落实，由主管领导总负责，综合档案室人员负责组织宣传；利用协同办公平台发送国际档案日活动宣传信息，让使用人员感受到档案就在身边，档案与我息息相关，在办公楼前的LED屏、公交车和站台显示屏上循环播放国际档案日宣传标语，普及档案法律法规知识，让职工增强档案意识，提升对档案的认知力；举办档案业务知识培训班，组织档案管理人员系统学习相关知识，进一步提高了档案管理人员业务素质、专业技能和档案管理水平。

4、立足于企业档案管理未来发展，提升档案管理人员的综合能力

纵观企业档案管理信息化趋势，企业档案管理未来发展是有一定规律的，因此需要在信息化建设中不断探索和总结企业发展规律，企业行政部门和管理部门领导者需要加强合作，完善立法，充分依靠社会力量，企业全体内部人员的力量，引导企业档案工作深入开展。对于企业档案管理人员而言，其是档案信息和企业发展、企业各部门信息对接的中间介质，因此需要重视对档案管理人员职业素质、管理能力、信息技术应用能力的培养，以此确保他们对工作流程进行准确把握，适应信息化档案管理发展需求。对此，一方面企业需要加强对档案管理人员的培训，通过学习机制，确保管理人员能力符合管理标准；另一方面，企业可以建立交流机制，促使企业档案管理部门可以跟其他部门进行及时沟通，确保档案资源实现高效转化，以此提高档案资源利用率，便于档案管理人员进行信息化管理。

5、建立档案智能管理信息系统

信息技术在现代社会的应用范围和深度不断提高。为了更好融入现代社会，有必要完善企业档案管理与服务模式的创新方案。对传统的档案管理方式进行适当改进，以提高档案管理的实际效果。因此，企业必须针对档案管理信息化工作进度，打造相应的档案智能管理系统，将传统纸质档案以数据信息的形式进行存储。在整个存储过程中，管理人员和专业技术人员必须做好相应信息的分类。创建的智能档案管理系统必须严格进行权限管理。由于并非所有员工都能随意浏览档案信息管理系统，企业需要根据具体工作需要，获得权限的员工可通过专门账号和登录密码浏览档案信息内容，系统软件应记录所有人的浏览痕迹，未经许可不得使用个人电脑、硬盘复制档案信息内容。此外，企业必须指派专业技术人员对智能档案管理系统进行定期维护，保证系统软件的正常运行，并根据具体要求对系统进行必要的升级，对档案进行实时更新，从而为档案管理信息化进程提供有力保障。

结束语

新形势下，信息技术促使社会发展不断变革，对于企业档案管理工作而言，既是机遇也是挑战，为了促使企业更好地把握信息技术机遇，需要企业对传统的档案管理工作进行革新和改进。不仅要更新管理思想，还需要利用信息技术推动档案管理的体系化建设、加强企业档案管理的网络安全建设、完善档案管理基础设施建设，建立规范化的管理机制，从而全面提升企业档案管理工作的质量和效益，为企业带来经济效益的同时，也可以促进企业内部发展。

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