探究提升企业办公室行政管理时效性的方法

探究提升企业办公室行政管理时效性的方法

王峰, 李洁, 徐日云

中建安装集团有限公司 210000

摘要:办公室行政事务管理工作在企业整体管理工作中占据重要位置,该项工作属于一项综合性高、涉及面广和工作内容繁杂的业务,其连接着企业上下级部门,在重要部门间起到桥梁作用,关系到企业的正常发展和运转。因此,办公室行政管理工作人员应经常性地对自身工作进行反思,围绕工作重点和要求对管理工作进行优化,及时解决存在的问题,不断提升工作质量,持续推动企业有序运转。

关键词:企业;办公室行政管理;实效性;方法

一、企业办公室行政管理的作用分析

1.具备策划作用

与企业管理部门相比,行政管理人员办公室有更多的机会与企业基层互动,这样,企业行政管理人员凭借对不同信息和数据的了解和吸收,可以更好地充分发挥其在协助企业管理方面的作用,更准确地进行科学决策,从而规划可以是相对全面的。然而,这种规划作用并不能替代领导层,行政管理人员不能在没有权力的情况下做出任何决定。主要强调为行政管理人员提供正确的信息和建议作为辅助作用,以帮助领导层做出决策,从而帮助他们使其决策适应企业的实际情况,并确保其决策的适用性和有效性。

2.具备协调作用

企业办公室行政管理在办公室管理方面也有很强的协调作用。在公司的实际运营和发展中,通常需要尽可能地避免不同部门和人员之间的冲突和矛盾,并围绕公司发展的战略目标,协调他们有效地提供服务。企业的办公室管理部门通过有效分析不同部门的作用和职责,利用管理工具协调各部门之间的关系,并及时有效地与各部门进行沟通,可以在这方面发挥强有力的协调作用,保证企业健康稳定的运行和发展。

3.具备整理管理作用

企业的办公室行政管理在企业的组织和管理过程中,能够对企业的有效运行和发展起到一定的作用,是企业工作顺利开展的重要前提。例如:企业在实际经营和发展过程中涉及的各种档案,相关行政人员必须进行详细的分类和整理。此外,企业在开展各种会议的过程中还需要相关行政管理人员的有效参与,同时结合会议的实际需要,对会议流程进行科学合理的调整,提供相应的服务和指导,促进各种会议在企业中顺利有序地开展。

二、办公室行政事务管理工作开展中存在的不足

第一,主动服务意识不足。办公室多数工作人员在思想上依旧具有"本位主义"特征,重视领导人员意见需求。但在为一线及项目部员工提供服务中,重视程度不足,服务方式和内容简单,服务意识有待加强。第二,尚未实现"融入中心、服务大局"。办公室行政事务管理工作开展中,受员工服务意识影响,导致缺乏与生产经营部门协调联动,如相关工作人员未能主动深入项目一线为项目部员工解决问题。甚至部分人员在开展工作中,长期处于相对封闭状况,缺乏对公司动态、业务信息和现存问题认知与了解,难以为各个部门解决问题提供有效帮助。第三,未有效掌握信息化手段。现阶段,办公室行政事务管理人员在开展工作中,依旧以常规性工作为主,如用印申请、招待物资申请、用车审批、档案管理以及固定资产管理等,工作开展中对现代化各种先进技术应用率较低,影响了工作水平与效率提升。

三、新时期办公室行政管理工作优化策略

1.注重积极推行精细化管理制度

为了实现办公室管理的精细化,企业应注意结合自身发展的实际情况,构建完整的精细化管理体系,从而为行政管理提供重要的支持和保障。对此,企业的管理人员应该学习和掌握一些比较先进的加工管理理念,从而保证自己企业的精细化管理制度的科学性,同时在过去比较传统的精细化管理理念和制度的基础上可以进行有效的改进和完善,从而根据自己企业的实际情况成为规范的精细化管理制度,从而实现管理工作的有效分工和任务的有效分配。此外,企业还应该注意大力推行精细化管理制度,在此过程中应该做好相关细节工作,结合行政任务、管理目标、相关行政人员的管理职责进行明确细致的分配,确保相关人员在实际开展行政管理工作的过程中,能够有章可循、有规可依,进而科学有效地实施精细化、规范化的行政管理。此外,在管理制度细化的过程中,企业要注意让广大员工积极参与到管理制度细化的制定中来,提出意见,保证管理制度精细化的合理性和适应性。

2.注重提升行政工作者的综合能力

企业办公室的行政管理,工作内容比较琐碎,虽然总体看来比较简单,但却需要相关工作人员的大量耐心和勤奋,而行政管理的有效开展也需要不同部门和工作人员之间的有效沟通和配合,以保证行政管理的顺利开展。因此,为了实现行政管理的精细化,企业应重视对相关人员的全面培训和教育,采用召之即来挥之即去的方式,不断提升相关人员的专业知识和专业素质,确保他们既能同时履行自己的岗位职责,又能结合行政管理的实际需要,不断优化和提高自身与其他部门和人员的沟通和合作能力。此外,公司还应该要求并期望员工能够与其他部门和员工沟通,在企业中不断提高他们的整体素质。企业还应该要求和帮助相关工作人员养成良好的学习和工作习惯,使他们不断丰富和发展自己的管理知识和领导能力,以便顺利、高效地管理办公室的行政管理工作。

3.加强对信息技术的应用

在信息化快速发展背景下,信息技术不断深入各个领域中,提升了工作效率、管理水平,极大程度上降低了工作强度,减少了工作失误。因此,为降低繁琐复杂工作对工作效率影响,应重视对现代化先进信息技术利用。首先,应建立信息化行政事务管理系统,结合单位实际情况,适当加大信息化改革和资金投入力度,利用计算机设备和网络信息系统,最大程度上发挥自动化和智能化管理系统作用。其次,适当强化对信息技术应用力度,利用信息技术获取更加有价值的信息,为领导进行决策提供更多信息支持。最后,重视对创新型信息技术利用,如推动公司内控管理中对钉钉等办公软件应用,并加强对中交商旅、PC门户、企业邮箱等信息软件维护和运用,整合现有的资源,如建立数字档案,从多个角度进行管理,如实物类、声像类等,满足人们的实际需求。最后,根据实际需求,调整部门设置和人员关系,并做好交建通、企业邮箱变更以及维护等工作,快速有效解决员工账号申请、实际使用中等问题。

4.加强制度管理

在企业的发展中,制度管理是其正常运行发展的保障,实现企业办公室行政管理,首先要结合企业的整体发展情况,建立健全管理制度,使办公室工作更加具体和细化,分工明确,合理的制度会让企业在实际工作中取得有效真实的工作成果,在原来的办公室管理中,员工工作态度不热情,管理懒散不严谨,这对企业的发展有很大的影响。在办公室实行行政管理,首先要完善和加强管理制度,明确和细化办公室各项工作,严格按照设计流程进行跟进,将工作落实到个人,分工明确优质完成每一项工作,同时也要做到奖罚分明,将工作绩效和薪资挂钩,保障办公室行政管理的精细化,顺利推进企业未来的发展[3]。

结语：

综上所述,企业办公室行政事务管理人员要不断提高对这项工作内容的认识,深刻阐明其对公司健康运行的重要性,定期对工作进行反思,明确问题产生的原因,并通过问题分析,采用适当的优化措施解决问题,在前期工作的基础上,不断提高办公室管理服务水平,为公司的稳定发展和正常运行提供帮助和支持。

参考文献

[1]金丽荣.高校办公室行政管理思路的创新与对策研究[J].产业与科技论坛，2020，19（23）：281-282.

[2]李红举.新时期如何做好国企办公室行政管理工作[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2020（7）：47-48.

[3]刘倩倩．办公室行政精细化管理的措施研究[J]．湖北开放职业学院学报，2019，32（16）：119-120.

[4]黄慧萍．关于办公室工作精细化管理难点和对策分析[J]．农村经济与科技，2019，30（14）：243-244.