新时期声像档案管理现状与发展对策分析

新时期声像档案管理现状与发展对策分析

邱悦

伊泰新疆能源有限公司 新疆 乌鲁木齐 831300

摘要：声像档案是对国家和社会有保存价值的以照片、底片、胶卷、录音磁带、录像带等不同材料为载体的历史记录，由国家机构、公共组织和个人在各种社会活动中形成，其以磁性材料或感光材料为载体，并辅以文字说明。声像档案是单一档案的重要组成部分。随着社会的发展，以及工作和各种活动中办公条件的改善，大量声像档案形成。当前声像档案管理存在许多问题，远远落后于档案工作的总体发展水平，直接影响着声像档案的储存和使用以及档案的完整性。为了更好地保护和利用这些“明亮、生动”的特殊媒体档案，亟须加强对声像档案的管理。

关键词：声像档案；管理现状；发展对策；

引言

声像档案在真实记录历史原貌、留存社会记忆、唤醒个人情感方面具有重要作用，它既是制定政策和推广经验的依据，又是进行经济建设、开展科学研究的参考。

1声像档案的特征

1.1声像档案有直观的形象特征

声像档案主要以视频和音频的形式存在，并通过视频和音频记录、传输信息，这种形式相对而言比较真实。与纸质档案相比，声像档案可以更直观、更生动地记录特定时间内所发生的事件，这是纸质档案所不具备的优势。

1.2收集保管的特殊性

声像档案因其材质的特殊性，导致原件与复制件难以区别。比如一盘录音磁母带与复制转录带仅从外观及效果上很难区别；又如照片档案的原版底片和制作精良的翻版底片区别起来很困难。这给声像档案的收集工作带来了一定的难度。另外，由于声像档案是由感光材料和磁性材料构成的，比纸质档案的保管条件要求更高，除了更为严苛的温湿度要求外，还需要装具具备一定的防消磁功能等，所以对声像档案的保管相比纸质档案而言更加困难一些。

1.3声像档案可以作为其他档案的有效补充和佐证

声像档案具有传统档案无法获得的优势，但这并不意味着传统纸质档案会消失，相反，纸质档案和声像档案可以相互补充和说明。例如，会议产生的决议、记录和其他文本通常以纸质文件的形式管理和存储，但与会者的照片和声明必须以声像档案的形式记录和存储；当研究人员仔细研究会议情况时，纸质档案和声像档案可以反映整个会议各个方面的真实情况，使研究人员能够更充分地研究会议内容。

2声像档案管理存在的问题

2.1声像档案收集混乱

声像档案收集工作杂乱无章，档案资料要么不全、要么“过全”。当前，声像档案收集工作多侧重于工程竣工后拍摄，而忽略了开工前的原貌拍摄、轻视了施工过程中的跟踪拍摄，使得某些关键部位和重要环节的影像缺失，从而降低了声像档案的完整性，无法全面反映工程建设情况。此外，声像档案的拍摄缺乏针对性，照片、录像过多过杂，没有代表性，声像内容缺乏系统性和有机联系，无法客观全面地反映工程建设的全过程，给后期的筛选、剪辑增加了工作量。

2.2管理制度不完善，整理不规范

目前，没有符合自身情况的声像档案管理制度，致使归档部门和责任人员职责不明确，错过声像档案形成、完善的最佳时机。声像档案具有较强实效性和特殊的归档要求，应在档案形成的第一时间辅以文字说明，并进行标注、分类和归档。如不及时写明声像档案的时间、地点、人物、事件等信息，日后追忆起来很难记录全面，导致原本挺珍贵的声像档案因无说明而沦为死档，失去其应有的保存价值。

2.3声像档案整理不规范

一是声像资料缺少必要的文字说明，时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等信息标注不全甚至张冠李戴，在长周期工程中，若不及时标注，极易遗忘、混淆其中的人物名称及当时所在单位与职务信息;二是声像资料编辑不合理，在收集过程中为便于区分与筛选而进行初期处理时直接在底片、原件上进行水印标注，破坏了其原始信息的完整性与真实性;三是后期技术处理中粗暴的剪辑手段也常使被拍摄主体出现失真变形，原真性受损;四是声像档案系统性不强，分类组卷混乱、主次不明，声像内容缺乏与其他载体档案之间的有机联系，如照片互见号编写混乱，有的甚至整册照片采用了一个互见号，大大降低了照片的价值发挥。

3新时期声像档案管理发展对策

3.1新时期声像档案的归档方式

在新时期声像档案的管理中，第一步是收集和保管视频、音频、照片和其他文件，其中也有收集各种类型档案资源的其他方法。为了收集和保管照片，必须在单位拍摄各种重要活动及成果的照片，以反映单位的基本情况、重要会议、重大活动等，然后将照片、底片、文本说明和其他文件提交至档案管理服务中心。接下来，档案管理人员会对照片进行组织和分类。在这个过程中，必须尽可能多地保存原始照片，不能进行主观处理，以确保真实性。第二步是音频和视频文档的收藏和归档。媒体中心的档案资源收藏，一般应由单位的宣传部门记录，并由其评估在重要会议、活动和工作中录制的音频和视频等文档的价值，然后提交录像带，并转发给归档管理服务。在这一过程中，管理者应严格遵守相关管理标准，采用音像文件的分类、处理、编号、编目和捕获等合理的技术方法，将视听文件有序地存储在信息系统中，以防遗漏和错误现象发生。

3.2永久保存和安全存储高效化

声像档案是不可再生的珍贵档案资源。在声像档案管理系统设计和建设过程中，各馆应对系统和数据进行安全备份。为解决声像档案管理存在的安全隐患，将其纳入整体档案容灾系统建设是非常必要的，以确保在各种不可预料的灾难来临之时，声像档案信息仍然能够得以保全和完整恢复。构建并依托功能完善的全新声像档案管理系统，与磁盘阵列、备份系统、物理带库或云存储自动备份相配合，实现声像档案在线收集归档、永久保存、安全存储、系统集成管理和分级共享服务利用，是解决目前声像档案管理系统陈旧与长期存储安全隐患问题的方法。各馆应多方努力，积极争取经费，以求达成目标。

3.3树立声像档案管理意识

第一，通过社会信息和教育，让人们知道声像档案与纸质档案有着同样的功能。只有这样，人们才能感受到声像档案的价值，才会大力支持声像档案的管理工作。第二，加强对各级声像档案管理人员的关注和支持，促进档案部门和部门之间的协调，以便长期处理声像档案管理问题。第三，为了促进声像档案的使用和发展，应当利用声像档案本身的生动性这一特点实现其艺术价值，以更好地宣传和普及，从而为声像档案的有序管理作出贡献。第四，要抓住开展文化宣传等重大活动的机会，提高人们对声像档案管理的认识，提高各类人员对声像档案重要性的认识。

3.4提高声像档案管理现代化水平

要逐步开展声像档案数字化工作，尤其是对已经超过了使用寿命的录音带、录像带，要有步骤地开展数字化抢救工作，使之可以以数字化的形式长久保存。对照片、录音带、录像带、光盘、硬盘等要定期检查、经常倒带，维持其信息留存的延续性。对于年代久远、使用率较高或检查中发现污损的声像档案，要优先进行数字化转换及异地备份，力求妥善保管，延长寿命。

结束语

综上所述，在新时代背景下，信息技术和数字技术已经渗透到生活的各个领域。归档管理有助于提高管理效率和质量，而声像档案管理有助于解决传统档案管理的许多问题，确保对声像档案的保存，有助于整合相关声像资源，为档案的开发利用提供框架和保证，并促进档案管理的可持续发展。

参考文献

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