县级国土资源档案工作探析

县级国土资源档案工作探析

刘春国

山东省昌乐县自然资源和规划局

作为经济社会发展重要载体的国土资源档案，因其囊括范围博杂、涉及领域繁多，而县级国土资源档案工作又处在整个国土资源档案的最前沿，最基层。很长一段时间内，县级国土资源档案工作没有统一的规范、标准，致使县级国土资源的档案管理工作处于“各自为战”“粗放式”管理状态，随着我国经济发展进入新时代，创新做好新形势下昌乐县国土资源档案管理工作，对于实现我县国土资源科学管理、高效利用，推动实现经济社会高质量发展具有重大历史意义和现实意义，本文作者从县级国土资源档案管理、分类、归档、制度、现代化管理等方面谈一下自己的看法。

一、集中管理、统一分类，下大力气整理国土资源档案。国土资源档案是在经济社会发展过程中，为满足社会发展和社会各阶层对土地资源、矿产资源利用使用而形成的宝贵档案资料。如用地审批、办理土地确权发证、土地调查、地价评等定级、土地转让、矿业权审批等各类业务流程中形成的档案资料，其特点最能体现档案的本质属性-原始记录性，其价值最能体现档案的凭证价值和情报价值，具有很重要的保管和利用价值，其每一项业务均与原始档案息息相关。我县机构改革以后，林业局、规划局和房管局合并为昌乐县国土资源规划局，这些单位原来属永久长期保管的档案按规定已经移交县档案馆，新的单位增加了许多业务门类，档案种类自然也虽工作性质变化而相应增加，所以档案门类众多复杂，按照档案部门要求，所有门类档案必须实行统一管理，维护档案工作统一管理，确保档案安全完整成为档案科的重要工作。为了高效、有序的管理和整理档案，我们按照收集、整理、保管、利用等基本的档案管理环节进行科学工作，将档案馆管理八个环节有条不紊的落实到整个档案管理工作中。将所有档案分为文书、会计、规划、建设用地、实物等共计十五个大类，对这15个大类档案整理工作分别有档案形成部门进行，按照谁工作谁收集资料，那个职能科室形成档案资料就由那个只能科室归档的办法，最后所形成档案有综合档案室统一验收，集中管理，保证档案的系统完整。

三、科学归档、规范管理，高标准做好档案管理使用。我们对档案分门别类进行全面、系统的整理，编制了适合本单位的档案分类方案，统一将不规范的装具更换为格式同一的档案盒，科学分类，规范上架，整齐划一。一是做好档案收集工作。各科室在工作完结后，按照归档制度将档案整理好后定期不定期将已归档档案向综合档案室移交，综合档案室按照归档制度和档案工作其他制度，与档案移交科室办理交接手续，填写完备的交接文据加盖科室公章一式两份，以严肃责任。事后综合档案室要认真填写档案移交登记薄、档案台账等基层性管理工作，档案存放位置索引及标识。二是不断加强安全管理。进一步完善防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防强光等九防安全措施。除阴雨天外，坚持每天对档案库房通风半小时，每天对库房温湿度变化情况进行登记，定期对室藏档案情况进行检查，每年对检查情况进行综合分析，由于工作认真主动，至今无一例档案丢失、损坏、泄密等事件发生。三是做好档案开发利用工作。为了更好地开发利用档案，我们建立了数字档案室，所利用的软件与县档案馆管理软件一致，能够兼容，主要业务档案实现了全息录入及检索。为了方便利用，我们编制了案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具，同时还编制了组织机构沿革、大事记、基础数字汇编、文件汇编等材料。这些工作提高了档案查询、利用的效率，为档案信息的开发利用奠定了良好的基础，可以更好的为经济社会发展提供最好的国土资源档案利用工作。

三、转变观念、创新管理，夯实档案管理“软硬件”。长期以来我们对档案工作的理解偏于狭隘，思想不够开阔，工作不够创新。近年来，我们逐步认识到档案工作不是临时性的工作，开始逐步转变观念，制定措施，对国土资源档案进行创新管理，从人财物等方面都给予一定倾斜。具体做法是：一是加强人员配备。昌乐县国土资源局原来综合档案室只有1名工作人员，随着档案数量不断增加，由于单位合并，业务众多，为了保持原来合并单位业务正常开展，保持档案业务连续性、科学性管理，我们把综合档案室工作人员由原来1人增加到4人，而且经过综合考察，将懂档案、爱档案、职业道德素质高、业务能力强的人员选调到档案部门工作，通过这样调整使我局档案管理工作得到了最好提升。同时各业务科室配备懂业务、熟悉档案工作、职业操守好、工作认真的同志任档案工作兼职人员，负责所在科室业务档案的收集、整理、归类工作，通过这样大大提升了归档文件整理标准，归档文件分类更科学更合理更符合上级档案部门的要求。二是加大资金投入。近几年共投入约79万元，改造综合档案室，新增加档案密集架、购买了档案管理软件及档案库房智能化管理系统，实现了档案工作的科学化、智能化管理。三是强化业务培训。高度重视档案工作人员的培训教育，定期组织专兼职档案人员进行业务培训，认真学习《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《国家档案局8号令》等法律法规，熟悉档案管理基础知识，了解具体的归档范围和资料整理要求，使档案管理的规范化、标准化得到切实保障。

四、因地制宜、建章立制，严格落实档案管理制度规定。我们坚持高标准、严要求，对各类档案，组织专人进行不定期自查和督查整改，使档案质量达到国家规定标准。同时，在原有基础上，结合多年档案工作的实际，重新修订了《档案保管制度》、《档案资料查借阅制度》、各类档案《归档制度》、《档案统计制度》、《档案资料保密制度》等十二项档案管理制度，并先后制发了《昌乐县国土资源局档案管理岗位责任制度》、《昌乐县国土资源局档案管理办法》等规章，建立了一整套档案管理利用制度，对不同范围的阅档，规定不同的审批手续，提高档案使用效率的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。同时各类规章制度在实践中不断充实和完善。通过完善制度，落实制度，近年来，我单位在档案管理过程、利用过程中，没有一起违反档案法规事件发生，得到了上级主管部门的肯定。

多年的档案管理工作，让我们累积了丰富的档案管理工作经验，但也存在一些问题和不足，比如档案目录虽已实现了电子化，但是录入电脑的档案内容只有纸质版，未扫描录入，延长了查询人员的等待时间。下一步，我们将继续加强档案专业人才的培养，注重更新软硬件设施，探索数字化档案的管理方法，积极开发档案的利用价值，使档案管理工作更加科学化、规范化、制度化，更好地为全县经济社会发展提供优质高效服务。