浅析档案管理信息化系统在学校档案管理中的应用

浅析档案管理信息化系统在学校档案管理中的应用

卢燕琦

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摘要：随着信息技术的不断发展，我国教育领域也迎来了重大机遇和挑战。信息技术在学校教育中的进一步融入，传统的学校档案管理模式已经逐渐跟不上时代发展步伐。只有牢牢抓住时代特点，实现档案管理工作信息化和科学化，档案管理工作就能够在学校发挥其作用。通过加强档案管理信息化系统在学校档案管理中的应用，可以提升档案管理水平，进而优化学校的科研教育和管理水平。

关键词：档案管理；信息化系统；学校档案

1.档案信息化管理系统的定义

针对档案的批量化管理，档案信息管理系统油然而生。一般化的档案信息管理系统都能够管理一定数量和一定时间跨度内的档案信息进行自动化收集、整体、分类保管、档案数据分析等。档案信息化管理系统可以有效的实现增加、删除、修改、查询等功能，并且根据学校的需求做自动化配置。学校内推行自动化管理系统是对于档案管理一个强有力的突破，能够对档案进行无纸化、自动化管理，节约了成本的同时也帮助管理变的更为有序。

2.档案新信息化管理系统的优势特征

2.1档案信息化管理系统既有统一的管理规范

档案信息管理系统能够建立一个统一化档案管理信息化系统，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

2.2档案信息化管理系统数据处理量巨大

档案信息化管理系统不同于手工档案管理，能够拥有巨大的存储空间，可以存储历届的学生档案，并且能够安全、高效地实现学校师生的档案日常管理。 由于摆脱了纸质的限制，档案信息化管理系统可以出具更为大量的数据。并且按照类别进行归档和整理，方便人们的调取和使用。

2.3档案信息化管理系统查询更为便捷

档案信息化管理系统能够让档案的查询变的更为方便和快捷。档案管理人员无需手动去翻阅纸张，而通过点击鼠标按钮即可以查询到档案信息。在统一化的界面配置下，档案管理人员能够轻松的录入信息，并且将信息有效的保存在每个分目录下面，在查询的时候能够更为方便和快捷的进行内容查询

3.档案管理信息化需要解决的问题

3.1信息化档案管理的安全性和保密性有待加强

虽然档案信息化方面信息资料的共享，给人们带来了很大的便利，不过，信息数据的贡献也带来了安全性和保密性上的问题。信息网络、系统数据库容易受到来自网络的威胁，导致信息数据的泄露。

3.2档案管理人员的水平有待提升

虽然档案的重要性有目共睹，但是在对待档案的管理上还是不够重视。参与档案管理工作的人员大多对于工作不够重视，相互之间也缺少合作意识。并且，信息化的档案管理对于管理人员也提出了更高的要求，他们不只要熟悉基本的档案管理知识，还需要掌握计算机技术、信息技术等。管理系统的提升也需要管理人员做出相应的提升，才能够切实的发挥出先进系统的作用。

3.3信息化档案管理制度需要进一步完善

档案管理的信息化毕竟还是处于发展、完善阶段，如何对信息数据进行更高效的应用并且保证数据的安全，这些都是需要我们去研究的。现代化的管理系统需要对传统的管理制度作出改变，才能适应答案管理信息化的需要。

4.建立现代信息化学校档案管理的方法

4.1加强对档案信息管理系统的投入

要建立信息化档案管理系统，必须要求学校引进信息化管理设备。其中包括计算机硬件系统和信息化管理操作系统。硬件系统的配置需要可兼容软件操作系统，符合软件操作系统的配置需要。而信息化软件操作系统最好采购知名厂商的，有统一化的操作界面，操作更容易上手，系统内容更容易被用户理解。对于档案信息化管理系统学校要及时更新版本，避免因版本问题带来的用户操作不顺畅。

4.2档案工作管理者素质的提高

学校档案信息化管理大背景下，只有提高档案管理人员的素质，才能够保证学校档案的管理质量不断提高。首先，是档案管理人员本身需要具有较高的文化素质，拥有广泛的科学知识。一般情况下学校的档案管理人员至少保证大专以上的学历，本科和硕士则更好。其次，对于原有的档案管理人员需要做技术专业培训，学校可以购买网络课程让档案管理人员在日常的工作中了解网络档案管理工作的最新动态。当然，也可以要求档案系统的ERP支持者来学校进行讲解，帮助档案管理者们理解系统，并熟练的操作系统。

4.3档案信息化管理的意识的树立

对于多数学校领导来说档案保管工作，并没有像教学管理工作、招生工作等一样重视，即使很多学校设置了档案管理的部门也都是“养闲人”的部门，很多都是档案管理室都是退休教师等来维护。这些档案管理部门的人员，总是根据原有的方法进行档案保管工作，因循守旧，并没有意识到信息化系统给档案管理带来的诸多便利。还有的档案管理者为了给自己“省事”，减少培训等事务，人为的抗拒信息化管理系统的采购。因此，学校管理者们应该将自己档案管理部门的人员委派成对于档案有兴趣的人员。并且培养这些人员对于档案信息化管理的兴趣，可以帮助他们有效的节约管理时间，提高工作效率。

4.4建立标准化档案管理模式

标准化档案管理模式的建立，是档案信息化系统得以良好利用的关键。首先，档案信息化管理，需要管理人员配置一个通过的管理目录标准。能够让之后的查询，通过通用目录就能够确定档案的归属处。毕竟档案的内容是十分丰富的，要让使用者能够快速的找到档案的内容和分布的位置，必须要通过标准化目录的指引。其次，档案管理需要有一个合理化的规章制度，意味着并不是将档案录入到计算机中就完事了。必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度，重要场所出入规则等，方可使得学校的档案管理符合标准化建设。

4.5建立档案网络管理体系

档案材料要形成从上而下的档案传递网络，减少文件资料的流失，避免归档时遗漏，使档案功能更加适应单位对信息资源的利用，为单位管理工作提供准确、可靠的档案信息资源。档案管理要利用计算机知识，实行随时收集和定期收集相结合，减少文件资料的流失。根据档案材料来源广、范围大的特点，把反映历史面貌的重要材料都收集起来。要加强避免归档时遗漏，使其记录内容全面、客观、动态。对档案的原有重要部分应该予以保留，使档案的利用情况更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。发挥当代科技新成果和管理新手段，让档案管理工作更好地服务于单位发展的需求。

结束语

档案管理信息化是学校档案管理工作的重要发展趋势，特别是在当前信息技术快速发展的新形势下，档案信息化是国家信息工程的提供重要内容，通过实现档案管理信息化，可以有效的提高学校档案工作效率，促进档案信息共享。因此要求学校在实际工作中，要把握机遇，不断在档案管理工作中进行创新，与时俱进，从而实现档案信息资源的高效开发利用。

参考文献：

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[3]尹英范.信息化技术在学校档案管理工作中的应用[J].黑龙江史志，2015(10):76.