企业电子档案管理初探

企业电子档案管理初探

王康

天津电力机车有限公司 天津 300450

摘要 随着两化融合的不断推进，信息化技术应用的广泛，企业信息化水平也不断加强，传统档案工作也面临着向档案信息化工作的转变。本文根据作者自身多年制造检修企业档案管理工作经验，主要讨论传统档案管理向电子化档案理转变的趋势与意义，对制造检修业来说电子化档案管理的重要性，以及如何进行纸质传统档案向电子档案管理转变的方法。

关键词 电子档案 档案信息化 管理

近些年，国家两化融合的进程不断加快，各类企业在信息化技术应用上更加广泛，随之而来的是大量电子化元数据的产生，这种改变对传统档案工作是一种巨大的挑战，同时也为传统档案管理提出了新的要求，电子档案管理成为当前档案工作的主要内容。

一、电子档案的定义与组成

电子档案，是指通过计算机磁盘、移动硬盘、光盘、磁带等设备进行存储，不同于纸质档案，是电子图形、图像文件的集合。一种电子档案是由传统纸质档案转化而来，即纸质档案通过电子扫描、拍照或缩微的形式转换成电子化信息；另一种电子档案是由信息化系统应用直接产生的电子化元数据。总的来看，电子档案就是脱离了纸的束缚，以数字化形式出现的一种信息资源集合。

相比于传统纸质档案，电子档案管理具有明显的特点。一是电子档案的管理方法不在是直读式，无论是硬盘里的格式文件，亦或是磁带光盘里的数据缩微，都无法直接读取到其信息，是利用了信息化手段进行了处理，电子档案管理的基础就是对电子数据的管理。二是电子档案对于工作效率的提升非常大，传统纸质档案的数量与分类导致了其工作量不仅大而且繁琐，开展电子档案管理首先解决了档案数量庞大的难题，因为在信息化技术应用下，电子数据的文件“体积”很小，这非常有利于大量的、分类繁多的文件进行管理。

2. 企业开展电子档案管理工作难点分析

1. 档案保密工作要求高

电子档案管理工作对档案保密的要求非常之高，这带来很多需要解决的难题。传统纸质档案对于保密管理更多倾向于档案库房的保密管理，档案工作者的保密管理及档案利用过程中的保密管理。而电子档案的保密管理首先面临的的就是存储载体、网络、计算机软硬件的问题。电子档案选择何种载体进行存储，决定了其不同的保密工作方法。电子计算机网络也是电子档案保密的重大隐患之一。虽然现在越来越多的企业开展了内网与外网的物理隔离，但是难以保障网络的绝对干净与安全，一旦有人员操作失误使网络里进入病毒，那么整个网络将瘫痪，电子档案可能也会全军覆没。

2. 档案的完整性受到考验

档案管理工作的基本原则就是保护档案的完整与安全，档案的主要定义是有保存价值的原始记录。电子档案工作中对电子档案的原始记录性很难把握，因为电子数据有一个特点就是可以复制性，对电子档案进行鉴定时很难分辨其是原件还是复制件，对于追求严谨性的档案工作来说这是一个难点。同样，档案的完整性在电子档案管理上也有很大难度，电子数据可以进行复制、剪切甚至删除，操作失误可能把档案完整性进行破坏，而且没有记录可查，发现不及时可能造成严重后果。

3. 数字档案室建设难度大

在电子档案管理上，数字档案室的建设尤其重要，它对电子档案的系统管理、安全防护、提升效率等都有很大的促进作用。但是其需要投入的软硬件、人力资源对目前大部分企业来说都是很大的投入，而且短期内也很难看到实际的效益，这就导致很少有企业会投入资金建设数字档案室，这一定程度上对电子档案管理的系统性是一个重大难点。

三、如何有效开展电子档案管理工作

1、加强档案专业人才队伍建设

开展电子档案管理工作首先要建设一批有业务水平、有档案责任意识的专业管理队伍。电子档案管理工作人员要具有档案管理专业知识，对档案工作业务流程熟知，对档案分类标准制定原则精通，同时要掌握一定的信息化技术应用知识。其次，从事电子档案管理工作要有很强的档案责任意识，因为档案工作涉及档案的保密内容，可能是一个企业最核心的技术与资源，只有拥有很强的责任意识，才能胜任档案管理工作。

2. 建立企业档案制度体系

开展电子档案管理要建立健全档案管理制度体系，统筹规划档案管理工作，在档案组织领导、业务开展、考核评价、编研利用等多个方面开展档案管理工作。企业工作开展是否顺利很大程度上依赖制度流程的清晰度，所以想顺利开展档案管理工作一定要建立完善的可行的制度管理架构。

2. 与企业信息化工作相结合

电子档案管理离不开企业信息化工作的支持与融合。电子档案的形成有很大部分来源于信息化技术的应用，电子档案的管理也依赖于信息化技术。所以，做好电子档案管理工作一定要与企业信息化工作相结合，统筹规划共同发展。

四、结语

企业电子档案管理是现代企业工作发展的必然趋势，随着信息化水平的提高及信息化技术的广泛应用，越来越多的企业拥有开展电子档案工作的需求。档案管理工作要与时俱进不断创新，要重视数字档案室的建设，不断提高企业的档案管理水平。

参考文献：

[1]金波.论数字档案信息资源建设[J].档案学通讯，2013（5）45-48.

[2]吴灼之.新形势下电子档案管理存在问题及对策[J].兰台内外，2018（08）：21-22.