实现事业单位档案现代化管理的策略研究

实现事业单位档案现代化管理的策略研究

张娜

平昌县乡村振兴局 四川 巴中 636400

摘要：从事业单位的角度而言，档案的作用无可替代，能够为其内部人员岗位的安排提供依据。在信息技术全面普及的新时代背景下，事业单位以往档案管理模式不能完全切合现代社会发展的需求，并伴随着很多影响因素，导致档案管理的显著效用无从体现，事业单位应当以信息技术为支撑，助力档案管理的现代化发展，那么在相关工作开展时，就需要结合档案管理现代化发展的意义，以及事业单位档案管理现状，建立落实有利于档案管理现代化发展的策略。

关键词：事业单位；档案管理；现代化；信息技术

引言

在信息技术全面普及的新时期，档案信息量也在不断提高，以往实体化档案管理模式已不能完全切合档案管理未来发展的趋势。智能终端技术和系统的融入，可以将以往档案管理思维模式进行革新，增进事业单位档案管理的快捷性。所以事业单位就应当以与时俱进的思想，采取有效措施助力本身档案管理快速向现代化层面发展。

1事业单位实现档案现代化管理的必要性

信息技术的快速发展和全面普及，促进了诸多业务活动的革新，从档案管理的角度而言，所涉及的革新，重点体现在了信息量提高、档案存储量提高，档案收录的模式变得多元，档案的适用范围拓宽等。事业单位是档案信息较为繁多的机构，其中档案管理的现代化发展便势在必行，能够在增进档案管理快捷性的同时，也会拓展档案的适用范围。在社会的新发展时期，档案管理现代分发展，以及档案的整理和存档等都应当以信息技术的有效支撑为前提，使档案管理真正达成现代化发展的目的。事业单位也不例外，信息技术的普及，对档案管理方面有了更高的要求，应当在达成现代化发展态势的条件下，才会保证满足这些高要求，切合社会发展的趋势，并且事业单位档案管理还应当确保严密性。在网络环境中，容易发生档案内容消失或外露等现象，导致档案管理伴随高度的安全风险。那么档案管理的独特性便会在严密性方面有着更加严格的标准。以信息技术为支撑开展档案管理工作，就能够在信息数据录入与管理环节上加强快捷性，减少档案内容的安全风险，也会有利于档案信息的调取与研究。

2事业单位实现档案管理的现代化和电子化的有效途径

2.1加强信息化基础设施建设

想要保证事业单位档案管理快速升级至现代化，就应当完善的基础设施为前提，应该体现良好的设施构建能力，为档案管理的发展提供硬件条件上的保障。应该将信息化系统进行完善，在档案管理环节，事业单位应当引入智能终端、互联网系统，对系统的安全性进行维护，以精细态度对实体管理空间的温度、湿度和通风等条件进行掌控。以数据技术为支撑，将线上档案管理系统进行完善，同时，也应融入信息参考系统，录入完整的档案内容，确保相关管理的单项性。融入具有效用的档案管理APP和硬件工具，以使档案从实体化发展为信息化，增进管理与调取过程的快捷性。通过对专用APP的运用，将档案内容逐步进行完善，实时能够调取指定信息数据，并且保证档案内容备份的完整。除此之外，档案管理人员还应当进一步完善信息系统，保证对档案内容进行全面整理、收录和保存，完善信息检索平台。以先进技术为支撑使档案的效用得到充分发挥，从客观角度研究档案的参考意义，拓展其适用范围，以达到物尽其用的目的。

2.2优化信息服务功能

事业单位落实档案管理信息化建设，需要与多个部门和单位沟通合作，所以事业单位要积极与这些部门和单位沟通，建立相连的档案管理系统，实现一体化管理，尤其是事业单位内部，需要建立统一的档案管理平台，为每个部门开辟单独的档案模块，并设置交互式交流模块，推动单位内部档案信息的沟通和传输；同时设置对外接入的端口，积极与其他业务单位相连，获取全面的信息，比如对某位党员干部的个人信息，需要与人社局的学籍档案信息等相结合，统一全面的信息，提供个性化服务。积极借助微博、微信等新媒体技术，对党员干部所有工作和活动的情况进行实时交流和资料收集，进行实时跟踪，保证档案资料的实时更新，避免资料丢失和损毁。

2.3完善管理制度建设

在档案管理环节，事业单位应当结合档案管理的进展，将相关工作组进行合理完善，并对各岗位信息进行收集、收录和管理；以信息技术为支撑构建集多种功能于一身的档案管理平台，录用完整的档案内容，把档案的录入与保存等业务归属到员工业务考核评估环节，充分结合有关要求开展测试与考核工作，也应归属到员工绩效调整等环节，联合现代可行的鼓励政策，增进相关员工的工作热情的专注力。事业单位还应将档案管理的信息化模式作出全面探讨，进一步注重对档案中信息数据的考证，对业务逐步进行深化探索，增进档案管理的快捷性。并且还应清晰设置相关管理工作的职责范围，体现专职、专人、专责的管理态势，这样可以确保在绩效评测和发生异常时，快速确定直接责任人。除此之外，由于档案信息数据繁多，相关管理出现误差的可能性高，档案本身的效用无可替代，因此，就应安排专职人中担任档案管理工作，并对档案施以收录与类别的划分，增进与各工作组间的沟通，确保档案管理过程的合理和完整。对于档案的管理，建立与之匹配的考核机制，定期评估管理成效，对出现问题的管理人员和部门进行惩罚。尤其是在纪检部门进行档案检查时，如果发现出现廉政问题，需要先与档案管理人员进行合计，查看是否是档案信息记录时出错，以避免出现错误操作。

2.4提升档案管理人员的专业水平

对于事业单位来说，想要保证切合档案管理的现代化发展趋势，就应当以规定时间组织相关人员开展专项培训活动，夯实其信息技术基础。基于这样的考虑，单位就应指派专职人员担任档案管理者一职，不能有兼职现象的存在。进一步强化相关管理者的职业素养，保证培训活动会涉及信息化理论与技能等项目，以期在信息技术的有利支撑下，加强事业单位档案管理质量成效，以规定时间对相关工作人员实行岗位培训，以提高其岗位技能和综合素质，促进能够加强职责感，并对有关法律法规的内容进行全面了解；注重对信息化档案管理APP的灵活运用，以加强档案管理者的信息化作业技能；以规定时间实行内部座谈会，其间可以对档案管理在未来指定时期内的状态作出精细预测，总结影响因素，建立更具可行性现代管理策略；可以建立完善现实的指标，并归属到考核评价环节，建立执行现实的鼓励政策，调动相关人员的工作热情和专注力。除此之外，还应对档案管理工作施以全面革新，建立落实切实可行的方式方法；保证档案内容填写的规范与完善，同时把相关工作确定为事业单位档案管者岗位考核中的基本项目。

结语

事业单位档案管理的现代化发展正切合于现代社会发展的趋势。在效率与创新愈加得到重视的新时期，以往档案管理方式已不能完全切合现代事业单位发展的需求，因此就应当对相关管理工作作出改进与革新，目前最具效用的新型技术，作为事业单位到管理快速升级至现代化。与此同时，还应确保能够切实市场经济发展的需求，进而为国内事业单位的长久良好发展创造更加有利的条件。

参考文献

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[2]刘东晓. 行政事业单位档案管理创新探讨[J]. 文存阅刊. 2018(03)

[3]孙薇. 新时期事业单位档案管理的创新思路分析[J]. 才智. 2017(20)

[4] 彭淑珍. 网络时代如何完善档案管理编目工作[J].城建档案. 2017(04)

作者简介：

张娜（1989年9月03），女，汉族，四川巴中平昌人，四川文理学院，研究方向：档案管理。