内部控制下的物资采购管理

内部控制下的物资采购管理

蔡栋元

华电新疆五彩湾北一发电有限公司

摘要：在现代化的发展背景当中，企业想要进一步提升经营管理效率，就要从物资采购入手，进一步提升物资采购模式，以优化方案的模式来带动企业的现代化进步。企业只有在工作过程当中管理好采购工作，对采购工作方案进行完善的处理和优化，才能够进一步促进相关部门的建设和发展。现在管理过程当中抓住采购的成本，控制优势，保持企业发展的自身竞争优势，在降低运营成本的同时，促进企业在新时代发展中的自我管理模式，提升以节约的发展方式来促进企业的生态化，可持续发展，这对现代企业的建设与发展有着非常重要的价值。

关键词：内部控制；物资采购；管理

1企业物资采购管理过程当中存在的问题

1.1物资采购管理混乱

当前市场竞争的巨大压力下，使得现代企业因为缺乏市场实际竞争能力而导致结业内部的物资采购管理混乱进而影响企业发展的风险指数。物资采购管理工作旨在企业管理过程当中浮于表面，不重视对内部工作的管理，使得采购工作混乱无序进而导致企业发展变得消极难以持续。

1.2缺乏科学的采购计划

现代企业在管理过程当中，对采购管理的不重视，也表现在缺乏科学的管理计划当中。没有科学完善的预算和采购计划，导致大量的库存堆积，引起企业在发展过程当中严重的虚耗。市场流通过程当中的物资种类非常繁多，物资采购过程当中也可能因为各种条件，例如产地或价格质量的不同而产生较大大的差异，这就导致企业在物资采购工作当中难度越来越大。

1.3内部缺乏沟通，存在信息壁垒

企业内部缺乏沟通，是企业物资采购管理信息化的推进过程中所遇到的一个重要制约因素。当前很多企业内部部门众多，各部门间互相联系又各司其职，但部分企业受传统管理思想影响较深，认为后勤部门（物资采购管理就属于后勤工作）不必过多联系前线生产部门，因此，在进行物资采购时较少会联系前线生产部门，导致物资采购存在盲目性，如此不仅难以满足前线生产部门的物资需求，而且使后勤部门的流动资金被浪费，不能有效共享物资采购管理信息，制约了企业生产工作的有序进行，提高了物资库存资本。总之，想要实现物资采购管理信息化，就须重视内部各部门间的沟通联系。

1.4存在不规范的采购现象

企业在对物资采购进行签购合同时仅停留在不规范的负面现象，这导致企业管理过程当中会受到非常大的经济损失。物资采购管理的渠道非常多而且因为市场的分散性质，导致采购的环节和成本输出大大增加。另外，采购过程当中还有可能存在一些员工滥用职权的事情，发生黑箱操作以及吃回扣等现象，都可能使得企业在发展过程当中无法高效的实现创收。

2内部控制下的物资采购管理措施

2.1着手采购数字化处理方式的建立

第一，注重收集与整理需求信息。物资采购部门应密切沟通生产一线，与一线部门建立起良好的反馈机制和信息交流机制，通过掌握一线部门关于物资质量、种类需求上的信息，做到采购精准化，实现企业成本的有效节约，以免后勤采购部门流动资金被占用，物资堆积。第二，加快供应商档案管理体制的建立健全。借助计算机及时记录供应商的成交价格、数量及发货时间等信息，并对这些指标展开具体分析，进而选出最为优质的供应商，与之展开长期合作。值得一提的是，在长期合作意愿确定后，企业要重视管理，全面考核供应商，在确保货源质量的同时，货物数量稳定性也要维持。如此一来，有助于节约物资采购环节所花费的时间，避免资金的不必要浪费，同时又使货物质量得到良好保障。第三，物资信息动态跟踪管理平台的建立。从物资运输到存储，从领用到用途，物资的信息化管理要实现单据查询与库存查询，并结合这些信息编制采购计划，以免影响到生产过程，促进物资管理水平的提升。而在物资采购中应用ERP系统（企业资源计划系统），则能实现物资信息的动态化跟踪管理，使企业采购业务流程得以优化完善，实现计划、采购及存储管理为一体。在ERP系统中能够完成订单的输入、上级部门审核、物资入库、出库及库存数量等一系列流程，提高物资人员的办公效率，更为规范地进行物资管理，更加有效地控制物资采购，从而实现企业生产成本的降低。

2.2积极探索采购一体化管理

当前，国内许多企业的物资供应仍采用逐层上报领取模式，也就是采购部门汇总一线生产部门的物资需求，然后各部门安排专人领取物资。在此过程中会浪费掉一些时间，同时，一些生产部门为了自身需求能够得到快速满足，导致了重复采购物资、重复领用物资、后勤物资采购部门和生产部门关系恶化、个别生产部门缺乏物资等情况的发生。所以，可依托信息化技术探索采购一体化管理，企业应在各个生产单位设立供应物资点，在一体化管理平台中纳入供应点材料和材料员，这样不仅有助于各部门的物资领取，也有助于物资领用信息的快速录入，由此实现信息化的统一管理，摒弃以往单一式的领取模式，使物资采购成本有效节约，避免出现物资堆积的现象。此外，在探索基于信息化的采购一体化管理时，还应注意做好各环节信息滞后问题的处理、内部沟通信息壁垒的消除，充分发挥采购一体化管理的优势。

2.3提升工作人员的专业综合素养

现代企业想要从物资采购当中进一步提升经济效益优化采购成本，就要重点关注管理人员的专业素养和综合素质。企业要在招聘之初就对相关的工作岗位进行严格的管理和要求，尽可能完善相关职位的标准和需求，让工作人员在对该岗位的员工进行任命和招聘时严格按照标准执行。合格的采购人员需要具备完善和较高的心理素质以及应对事件的能力水平，不仅仅要在采购过程当中将采购的流程牢记于心，同时还应该在日常工作过程当中细心地发掘现代市场的发展趋势和社会资源变化模式，并且具有对应的商务洽谈能力。保证该员工在工作过程当中能够及时地辨别，现在市场发展的物资采购优劣性质，避免企业在物资采购过程当中，因为物资的质量问题而导致受骗或发生损失。另外，采购人员的综合素质不仅仅体现在专业水平上，更体现在工作实践方面和道德素养上，是现代企业招聘相关的物资管理采购人员最重要的基础，相关工作人员需要以优良的道德素质和正直诚实的个人性格和品质，才能够在现代企业工作过程当中严格的对物资采购进行把控，抵抗不良诱惑和压力的基础上完成个人工作。

所以在现代企业发展过程当中，想要让企业的物资采购管理部门工作管理更加高效，就应该完善对工作人员的综合素质培养，严格的招聘条件之后，对入职的人员进行集中的培训和关注，让工作人员能够熟知企业编制当中的物资采购相关流程和相关文件，让工作人员能够通过不断地学习夯实个人工作能力，同时在不断丰富个人行为的基础上增强实践能力。相关企业也应该提倡良好和严格的考核制度，让工作人员能够在工作过程当中学到真正的知识，并且在完善的考核机制当中树立正确的道德价值观。

结论

在现代建设发展过程当中，我国的企业面临着非常残酷的市场竞争压力，想要在激烈的市场竞争当中呈现出多元化的发展模式以更高的经济效益带动企业发展，就应该从各个方面入手，逐渐优化企业的管理方案和措施，让企业在发展建设过程当中落实更加全面的发展方案。在当前发展过程当中，还有许多的企业采购工作处于有序化的初级阶段存在非常多的管理问题，需要管理层的相关人员从物资管理的流程以及方案入手及时地提供优化方案和相关的采购管理人员进行沟通之后，增强管理人员的综合素质和管理能力。

参考文献：

[1]杜丙治.加强物资采购管理提高企业经济效益[J].环球市场,2019(14).

[2]景巧妮,李万.加强物资采购监管提高企业经济效益[J].商情,2019(27).