精益生产思想在企业档案管理中的应用

精益生产思想在企业档案管理中的应用

国辉

航空工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司 黑龙江哈尔滨 150060

摘要：从企业内部来看，档案信息化建设是实现企业档案管理现代化、提高档案管理综合水平的必由之路，其意义主要体现为“两性”。一是实现档案管理的便捷高效性。档案信息化是通过利用信息技术、网络技术和计算机技术对档案信息进行系统的开发、管理和处理，不再单纯依靠人工收集、整理、编辑，不需要在大量的纸质档案中“埋头苦干”，而只需要录入一次数据便可以实现重复查询使用和资源共享，大大减少重复性工作，快速提高了工作效率。二是实现档案管理的安全稳定性。将传统的纸质档案通过扫描等方式转化为电子档案，再通过加密存储、备份处理、安全网络传输，实现文件的永久保存，既减少空间占用，又避免文件丢失毁损，从而最大程度延长档案文件的寿命，保障档案文件的价值。

关键词：精益生产思想；企业档案管理；应用

引言

档案信息化建设是现代企业改革的重要内容之一，也将为企业管理创新产生深远的影响。随着科学技术和信息化的进步发展，企业档案信息化建设将会有更深入、更广阔的研究和发展，档案信息化建设也将进一步促进现代企业档案管理水平和利用率的提升，以实现档案的最大价值。

1精益生产思想在企业档案管理中的应用意义

1.1满足了现代化档案管理的需求

随着社会的发展，市场竞争越来越激烈，企业必须改变过剩的劳动力。因此，企业的每个部门都必须根据工作需要和实际工作人员情况完善工作人员的责任，同时满足部门未来的发展需要，同时提高工作人员的工作意识，并在问责制的推动下提高工作效率。随着公司内部员工数量的增加，随着员工数量的增加，记录数据的披露也随之增加，记录管理也变得越来越困难。目前，中国正处于信息时代，信息技术广泛应用于各行各业，档案管理信息化程度的提高有助于减少管理人员的数量和工作难度。大量数据使工作人员能够快速收集所有部门的人员或患者信息，并根据需要和要求对其进行分类，从而提高管理人员的工作效率，并为公司的其他活动奠定良好的基础。

1.2避免企业档案信息流失

对企业档案信息进行整合利用有利于将企业多年来发展所形成的大量的数据资料进行统一保存。作为无形的有价资源，企业档案信息还是一项不可再生资源。它是企业发展的原始见证与记录，内容涵盖广泛。通过对档案信息资源进行整合，可以将复杂繁多的信息系统化，为之后企业发展查询提供基础性的便利。与此同时，一个企业发展必然会经过必要的调整与变迁，在这一过程中，档案信息又具有易丢失的特点。对企业档案信息进行整合利用，可以有效防止档案信息的丢失，确保公司文化资源的安全性。

2档案精细化管理的现状

2.1档案管理思想老旧

很多公司一直认为档案管理部门是公司的后勤部门，也是公司中不需要占用太多人力、物力的小透明部门，自然也没有办法引起高层管理人员的注意。同时，从事整体工作的档案管理员也认为档案管理部门的工作非常乏味，没有从根本上理解这份工作的重要性，也没有对其有着全面认知。他们只是认为这份工作就是各种文件、档案、图纸、计算的归档，查找、分类检查等工作，工作十分简单，与实际运营没有切身的利益。

2.2档案管理人员素质不高

大多企业认为病历档案管理工作属于后勤范围，对其岗位人员要求不高，在人员选择上多选择年龄较大或退休的老职工，极少从外招聘专业的档案管理人员，导致病历档案管理工作人员整体素质不高，无法有效地进行规范化和科学化的管理，无法对企业发展提供有力服务。

2.3档案管理工作的信息化水平较低

尽管中国已经进入信息时代，信息技术的应用范围很广，但目前的企业档案管理信息化水平仍未达到要求，导致提高企业档案管理效率和质量方面的延误。传统的档案管理模式是以手工管理为基础的，因此具有大量手工劳动的特点，这对于实施计算机化档案管理工作模式十分不利。例如，当今企业的文件管理员可以轻松地输入和归档文件信息，但不会创新或探索其他模型，例如文件共享和使用。因此，企业的计算机化档案管理模式与传统的管理模式只是形式上的不同。

3档案精细化管理的措施

3.1要加强档案资源利用

档案资源的编排和利用十分重要。如果没有根据内容类别进行区分，那么长时间使用不到它就只能是一个死档案。但是死档案是没有利用价值的，因为只有当“死档”被使用时，它们才具有实际价值，因此它们的主要目的是有效地被使用。首先，提供借方帮助理解历史。档案材料是所有企业历史的大门，他们记录了这个企业从一开始到现在经历的所有历程，而这些历程和决策被归档后精细收藏。其次，为决策提供了分析依据。很多时候公司都需要做出很多重大决策，如果不了解公司的整体的历程和之前所发生的事件，就无法规避是否和现在的事件重叠，或者无法检查到重叠的事件的解决方法是否多样。当然，档案管理中不仅只是公司的发展历史还有很多种类，但无疑都是对公司的未来发展有重要的作用。

3.2建立完整的档案管理系统

计算机化档案管理系统必须具备数据收集和分析能力，计算机化档案管理系统也必须具备高级搜索功能，用户可以根据关键词或相关数据筛选合格人员。此外，档案管理系统必须确保信息的准确性。只有以档案资料的准确性和真实性作为任命、解雇和支付工资的标准，才能确保人力资源结构调整的公平性和公平性。档案信息涉及个人隐私，企业必须加强对其档案管理系统的保护:第一，制定全面的档案管理规则和条例，改进对个人业务的监管，加强对企业内部管理人员的控制。其次，聘请专业技术人员在文件管理系统外围安装防火墙，提高系统信息的安全性，保护工作人员的隐私。

3.3档案管理的安全。

是指把安全放在第一位，避免安全隐患引发安全事故，以保障企业效益。企业病历档案管理随着互联网的发展，已从传统的纸质档案资料向电子档案发展，所以，对其安全性要求更高。企业要根据档案类型特点进行针对性的管理，避免档案资料丢失和被盗。对需要存放原件的纸质档案，应明确其存放区域，做好防虫、防火、防潮的环境保护，定期检查档案，避免出现霉变或损坏。若企业条件允许，可备份档案资料，以防意外。对计算机存储的电子档案，应在计算机中安装360或猎豹防护软件，避免被盗。病历档案管理系统中也应配置防火墙，以防病毒。最好使用U盘或硬盘备份，以防网络崩溃丢失电子资料。

3.4创新档案精细化管理模式

所有文件都使用特殊的归档软件来确保数字信息管理水平。每年上半年对实物记录和档案进行数字化管理。这取决于年龄、类型、职称、保管期限、目录号等。以机器为基础进行处理，特别是为了确保有效准确地输入某些重要词语，如文本、符号、管理者和文档标题，并确保易于查找的标记、完整的验证率和准确性。根据序列号、特定借用时间、借用者、特定返还时间和使用方法备注，提供日常记录管理的数字管理。实现档案库安全控制数字化管理，做好仓库日常控制，陆续输入温湿度和保护内容。

结束语

在新时期，企业的生存与发展是一个综合性的竞赛。在这场日益激烈的竞争中，档案信息资源的整合与利用越发凸显自身的价值。因而，相关企业工作者必须及时更新自己的思想观念，不断与时俱进，实现对企业档案信息资源的现代化、科学化、信息化管理。进而不断推动企业自身发展，同时为社会作出应有贡献。

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