招标文件编制要点与质量控制措施

招标文件编制要点与质量控制措施

饶大造

温州市建设工程咨询有限公司 浙江省 325000

摘要：招标文件作为指导招投标的纲领性文件，文件编制质量好坏直接影响到招投标活动的开展，因此受到招标单位的高度重视。文中以招标文件编制为着手点，分析招标文件编制时的要点，给出提高编制文件质量控制的措施，为类似研究提供借鉴。

关键词：招标文件；编制要点；质量控制

为了规范采购行为，加强采购管理，近年来采购制度不断完善，使采购程序更规范、采购结果更公平。但是在采购过程中，依然会出现很多投标人提出异议质疑的情况，其中招标文件所涉及的投标人资格要求、合同条款、采购需求、评分办法等内容设置不合规、不合理是经常引起投标人异议质疑的主要原因之一。

1、提高政府采购项目招标文件编制水平的意义

招标文件在整个招标过程中起着至关重要的作用，它既是投标人编制投标文件以及评标委员会开展评标工作的依据，又是招标人与中标人最终签订采购合同的基础，其编制水平将直接影响招标效果。因此，提高招标文件的编制水平是亟待解决的问题。

招标人和代理机构在编制招标文件时，示范文本的通用部分无需修改可直接引用，而专用部分是以选择或填空的方式进行表述，在很大程度上保证了专业工程和建设工程货物采购招标文件的编制质量。招标文件中存在的隐患在事前无监管，往往在异议质疑或后期审计过程中问题才会逐渐暴露出来，严重的有可能导致招标结果无效。

2、供货要求编制要点

“供货要求”是招标的核心内容，对于设备类供货要求，应尽可能地表格化、条理化、指标化。建议供货一览表应包括设备名称、规格、数量、交货期、交货地点、质保期等内容，技术要求包括功能描述、技术指标（参数）、配置、功能扩展（可选）、备件、附件及维修工具、安装条件、交货及验收要求、技术服务和质保期服务要求等。设备选型是一项专业性很强的技术工作，涉及招标单位的方方面面，为增加选型的科学性, 避免失误, 选型时应有工艺人员、产品设计人员、操作人员、维修人员及单位的相关主管部门参加，在调研、比较、总结的基础上，提炼出一套完整的技术参数，并在招标过程中做到指标的严密性和对设备技术质量的可控性。指标的严密性体现在对设备技术参数的把控，一般规格参数、关键参数合理设置 ；技术质量的可控性体现在结构、配置的细节，设备的指标可以相同，但结构细节还是有差异的。这体现了选型人员对同类设备的考察比较能力，挖掘设备的结构特点及配置的差异，研判设备精度的裕度等，以便在公正、公开的招标原则下，确保技术先进、质量可靠，性价比高的设备制造商中标。供货要求编制要点如下。

2.1 确保供货要求的技术指标涵盖三家以上供货商产品

招标文件技术参数一般从供货商的宣传资料或手册资料中发掘、提炼，并涵盖三家以上供货商产品技术参数，对于通用的货架产品，最好索要产品的技术说明书和使用说明书来研究，比产品宣传资料或产品手册中的参数更可靠，其功能指标在技术说明书中，附件及维护保养方便的内容在使用说明书中，应避免技术指标复制产品技术说明书或产品样本技术参数。对于非货架产品即非标准设备，除从资料和产品手册中提炼技术参数以外，还需通过调研了解已供货产品的技术状态，力求指标准确、可靠。

2.2 合理设置关键性技术条款

从产品设计的角度分析，产品有关键特效、重要特效，对决定产品关键、重要特效的指标可列为关键指标，作为技术评审的技术否决条款。技术否决性条款不仅包括技术指标，还可把其特定功能、原理、配置及履约能力设置为关键性技术条款。关键性条款是技术要求的少数条款，不宜太多。

2.3 合理确定设备的系统配置

注意扩展功能和配置兼容性问题，规避对制造商的歧视性条款。

2.4 注意设备的安装条件及环境要求

安装条件及环境要求决定设备的运行能力，供货商的产品要符合招标人的安装条件和环境要求，一般包括水、电、气及设备对环境的要求，如测量设备对环境条件要求都比较高，环境达不到要求，设备交验就可能扯皮。

2.5 技术服务和质保期服务要求

设备不同，管理要求不同，技术服务和质保期服务可参考本单位有关管理部门的统一规定，对特殊条款由部门之间协商确定。

2.6 明确分项报价明细表

配置不固定的产品要明确分项报价明细表，避免投标人投标报价不统一。

2.7 合理设置投标人资质条件，确保投标人的履约能力

除通用的资质条件外，针对项目的特定要求，明确专业资质要求，如制造商授权书、安装资质、产品质量检验认证、特许产品经营许可证等。

3、合同条款

招标人与投标人签订采购合同时，经常就最终签订的合同是否必须与招标文件中的合同格式完全一致产生疑问。合同条款是招标文件的重要组成部分，包括的主要内容比如甲乙双方的权利和义务、付款方式、服务或交货时间以及产出成果要求等，这些都是投标人需要实质响应的内容，需要在招标文件中明确，且签订合同时不得修改。

但是由于招标人未提前将招标文件中的采购合同交由各部门转签，经常导致在实际签署阶段又提出修改意见，要求降低付款比例、增加处罚金额或增减甲乙双方权利义务，导致采购合同无法正常签署，引起甲乙双方法律纠纷。甲乙双方的工作界面应按照权利和义务两个方面在招标文件中进行清晰划分，具体的承揽范围属于实质性内容牵扯到投标人报价。尤其针对工程类项目，招标人所付预付款是为工程施工购置材料设备的费用，不同的预付款或进度款付款比例会影响投标人的正常利润，这些条款所带来的风险已由投标人考虑到投标报价中，后期随意更改有可能间接影响工程质量。因此，在编制招标文件时代理机构拟定的合同初稿应经招标人基建、法务等多部门提前审核，以免出现程序倒置、关键条款事后修改的情况发生。

4、招标文件质量改进循环

编制招标文件经历三个或四个阶段：招标人编制招标要求→招标代理机构编制招标文件→招标公告→招标文件的澄清或修改，按照全面质量管理的工作程序-PDCA循环，通过四个阶段的计划滚动和文件修改，招标文件的质量不断提高，使得招标工作的可操作性更强。

在招标人编制招标文件阶段要根据项目需求，按照设备供货要求的编制要点，制订科学合理的采购需求，编制详细、科学、准确，各项性能指标全面、完善，严格执行相关国家标准、行业标准、地方标准等标准规范，符合法律法规已规定的技术、服务、安全等要求的供货要求，按照招标文件正确性检查表逐项确认后，把供货要求传递给招标代理机构编制招标文件。在招标代理机构阶段，招标代理机构应根据招标人提供的供货要求编制招标文件，并建立招标文件内部审核制度，做到通用条款规范化（更高层次标准化），专用条款合理化，最大化地服务招标人，招标代理机构要发挥专业优势，合理规避法规风险，制订有利于招标人的资格条件和评标标准，按照招标文件正确性招标代理机构检查表及招标文件的统一性检查表确认后，再交招标人确认，确认后发招标公告。在招标公告阶段，注意收集潜在投标人的质疑信息和招标人的修改意见，在法规规定时限内进行澄清或修改。

结语

总之，总结提出了招标文件供货要求编制要点，给出了招标文件正确性检查表、统一性检查表，及招标文件循环改进图，以求不断推动招标文件的标准化工作和规范化工作，达到招标文件正确、完整、统一的目标。

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