企业办公室行政管理分析

企业办公室行政管理分析

焦君

国网太原供电公司，山西省太原市， 030012

摘要：企业办公室在企业的服务保障和综合协调中起着重要的作用。因此，办公室的管理对企业的正常办公有很大的影响。目前，由于诸多因素的影响和作用，办公室的行政工作存在一些问题，很容易阻碍企业的运作效率。因此，如何搞好企业的办公室管理，已逐渐成为我国企业发展的一个重要方面。

关键词：行政管理体制

1企业办公室的作用与价值

（1）办公室属于企业的核心部门。它可以发挥举足轻重的作用；也可以反映员工的意见，为领导做出科学决策提供参考，并通过领导的代表来传达各种信息，起着承上启下的作用。在企业管理中，办公室的效率和质量直接影响到每一位员工的工作热情和各部门的工作秩序。办公室里有许多行政任务，职责范围广泛，服务种类繁多。它是维护企业正常稳定运行的重要组成部分。

（2）办公室是企业的重要后勤保障部门。各方面的信息、各种动态信息和信息将在办公室融合。办公室管理员需要帮助上级以及职能部门，提高他们的工作效率和质量，进而能够成为办公室的“管家”，并同步做好办公室上传下达工作。办公室能够做好安全、省钱、省时、满意的工作，才能真正体现企业的办公价值。

2企业办公室行政工作的思考

2.1办公室的行政人员在工作中不积极

办公室的行政工作繁杂、琐碎，是一种“看不见”的工作。与其他业务团队相比，行政工作与企业的收入没有直接联系，管理人员的价值也没有体现出来。随着企业在经济体制环境中的快速扩张，行政人员的工作量越来越大，但管理人员的薪酬体制却没有跟上时代的步伐，大大降低了管理人员的积极性。因此，如何把握正确的思路和方向，找到最合适的方法开展行政工作，使“隐形”工作做得好，更好地达到企业管理的目的，并清晰体现行政工作的价值，就成为了问题。

2.2办公室行政人员效率低下

工作效率低下的原因是多方面的，主要是由于管理人员数量配备的不足或工作经验的缺乏；企业不重视管理人员的培训和管理；企业的各种管理制度不完善，分工不明确；行政人员本身不注重总结经验，提出建议，沟通不及时等。由于办公室的行政工作比较复杂，如果管理人员效率低下、缺乏专业性，对企业各部门的工作效率有很大的影响，办公室后勤支持就无法有效地完成。

2.3管理体制不健全

企业管理者解决问题能力低下的原因之一是行政组织的规范化管理不完善。企业管理是企业成功发展的起点和基础。如果基础不完善，即企业内部缺乏规范化的管理体制，就会导致企业各部门之间的沟通和交流失败，给企业的顺利发展带来不便，也就造成了整体的不统一。这也将是从根本上降低了企业的生产力，导致企业整体效率的降低，且极为严重，将影响企业的整体发展战略。

2.4经常加班

在企业经营过程中，办公室负责人应始终参与整个过程的策划、监督、协调工作，并及时总结和调整策略。行政管理人员的专业能力与生产一线和业务人员的能力不可相同比较，但由于其复杂性，需要每天都加班加点。行政人员职责广泛，服务对象繁多，琐碎事务，有时需要积极主动，导致行政人员超时工作。但是这样做不仅会使工作人员疲劳，还会影响到加班人员的生活和健康。从保护企业管理人员的角度来看，长期加班对员工的工作经历、管理者和员工的合法权益有直接的影响。企业应结合实践，建立和完善行政管理体制，进行相对合理的变革，更重要的是提高办公室管理人员的工作效率和质量，避免或减少加班。只有企业和职工双方的利益得到保护，企业才能健康发展。

2.5办公室管理人员的专业水平低

大多数企业都建立了自己的行政人事管理制度，但在实际工作中，规章的制定与办公室的具体工作之间往往存在着差异。在许多情况下，行政人员不能及时有效地解决冲突。具体表现为行政人员不能提出有效的方法，不敢承担责任。此外，没有有效的沟通，分析能力差，没有主动总结经验。这给人一种低职业化的管理者的印象。要想改变别人的意见，就要不断调整和更新办公室的有关规章制度，用规章制度指导行政人员，更好地处理各种行政事务，改善员工的工作作风。

3完善企业办公室行政管理的措施

3.1加强企业文化建设

负责企业办公室行政管理的人员可以说是企业发展的核心。因此，企业在发展中应重视“以人为本，和谐发展”的理念，减少员工在工作中的加班时间，保护员工的合法权益不受侵犯。此外，有必要提高员工的福利水平，关注员工的生活，组织一些活动，加强管理人员与基层员工之间的协调与沟通，以增进员工之间的友谊，互帮互助。这样，合作方之中的一些员工也可以体验到一种舒适和谐的办公文化，感受到企业文化的人文关怀和尊重。从长远来看，员工对企业的忠诚度会得到提高，员工会更愿意留在工作岗位上，并有更多的精力投入到自己的工作中。这样不仅增强了员工之间的感情，而且更好地激发了公司管理者的诚信工作，也有助于公司开展更多的工作。

3.2加强和完善企业办公室的行政管理体制

建立一个合理、完善的管理体制是一个好企业的重要组成部分。有一套完整的行政管理体系，不仅可以明确员工的具体任务和工作时间，而且可以明确划分员工的职责，使工作分配给每个人都能使员工有使命感和合作意识。此外，通过建立管理体系，完善了行政人员解决工作中的问题的能力，建立了管理人员理性思考的能力。通过总结各利益相关者的建议，总结企业管理的解决方案，优化行政管理解决方案，结合企业实际情况，建立行动指导和制度，进而提高企业办公室的效率和质量。

3.3企业办公室所有行政人员的服务意识

企业办公室是各类工作和决策的监督者和执行者。它不仅是协调各部门之间的关系，监督日常工作，而且是整个企业的“物流中心”，为企业的正常运转提供各种服务。它的服务意识是调节各部门关系的基本力量，也可以很好的替代政策层对人员的尊重和关注。当管理者对自己严格要求时，企业需要培训管理人员，提高他们的服务意识，帮助管理者实现部门的任务和工作，为专业服务的人创造良好的服务和舒适的工作环境。此外，加强管理者的服务意识也能更好地处理。

3.4加强企业办公室所有行政人员的创新意识和思维突破

办公室的所有管理人员都需要改变传统管理的思维，有意识地创新企业的管理模式。我们可以通过定期或不定期的头脑风暴来分解问题，以形成思维上的突破，增强团队凝聚力。以工作中出现的具体问题为出发点，具体分析具体问题，总结经验教训，总结正确的工作行为和创新服务，加强行政团队内部的沟通与协调。传统行政工作缺乏灵活性，以强制命令的形式执行。今天，企业管理可以借鉴国外一些企业的思路，突破传统习惯，改变落后的企业管理理念，鼓励管理者继续为企业管理提出更新建议。此外，要重视企业办公室行政人员的专业培训，提高领导水平，提高管理创新意识，体现行政管理人员工作的具体价值。

总结

企业办公室管理的主要目的是保证企业的顺利发展，增强企业的凝聚力、竞争力。企业应建立有效健全的行政人事管理制度，提高全体人员的管理效率。为了研究和改善自身情况和管理中的各种问题，加强管理人员的日常培训和人才选拔，只有不断提高企业管理制度、综合能力和服务意识。管理人员素质提高，管理人员创新意识增强，才能有助于企业适应社会经济的发展，增强企业的竞争力。

参考文献

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