事业单位档案管理的现代化和电子化

佟桂兴 付连静 马新莉

承德广播电视台 河北承德 067000

摘要：在高科技发展的今天，很多企事业单位都选择将档案管理进行电子化处理，这样对事业单位以及个人来说都是极其便利的，但是在以往的档案管理都是采用纸质版，进行人工分类，因此，当提出档案管理现代化和电子化时候，往往得不到积极响应，因此，在实施时候困难重重。基于此，本文通过探讨在以往事业单位中采用纸质版存在的不足，并根据存在的不足提出相关的建议，同时也找出了档案管理现代化和电子化的优势。

关键词：事业单位；档案管理；现代化；电子化

引言：

在这个互联网时代，给人们带来了极其的便利，信息流通的快速化，以及信息的共享化，为在互联网时代采取档案管理电子化提供了坚实的后盾。同时，也由于现代经济的快速发展，对传统的档案管理方式带有冲击性，因此，档案管理方式就要不断地进行变革，做到与时俱进。也由于互联网具有储备信息量大，占用空间少，具有非常大的优越性。然而，在实施的过程中，有必要对管理过程中存在的问题进行处理，以便实施更加完善的事业单位管理，为我国全面发展提供积极的推动作用。

目前存在的问题

在以往的档案管理中，由于大部分事业单位都是采用纸质版，对于实施电子化管理难免存在着一定的阻力。首先，纸质版的档案如果个人没有保存好的话，就会容易丢失，而且存放时间久了，没有正确保存好档案，里面的材料就会泛黄，有异味。第二，纸质版的档案整理起来比较繁琐，都要靠手工进行分类操作，要对档案进行排序、组合、区分、编目等，效率很低而且工作强度大，如果排序人员排序出错的话，就会造成后面的档案出现紊乱的状态。第三，如果档案里面的纸张质量不好的话，里面的笔墨保存时间不长，遇到高温情况下，对空气里面的水分子产生化学反应，没有及时发现并进行处理，导致材料里面的字体不清晰，就会丢失一些数据。

二、电子版档案管理的优势

我国人口数量庞大，伴随着社会不断发展，事业单位要求填写的资料也越来越多，因此造成档案种类不断增多，这无疑增加了档案管理人员的工作量，纸质版档案需要人工记载、人工检索、人工调卷，已经不再适应社会发展的需要。电子版的管理相对于传统的纸质版档案来说，只需要进行排序和分类，并建立数据库，相对于传统的纸质版来说，电子版储存时间久，而且对于要查阅档案人员来说，不用翻阅大量的资料，所要花费时间短。相对于纸质版档案来说，电子版通过录入数据码，登录网站就能查询个人信息，给查询者以及工作人员都带来了极大的便利。第二，采用电子化管理成本低，不用采购大量的纸张以及笔墨，减少了资源的浪费，也不用专门建立多间档案室保存档案，这样同时也减少了占地空间。第三，在数据处理方面，电子化档案能够根据人们的需要不断地完善以及进行改动。

三、建议

（一）建立完善的档案管理制度

事业单位的性质是无偿性，为社会广大人民群众提供公益性服务，对于社会而言，具有一定的示范性作用，因此，要做好相关的工作，为社会树立良好的榜样。其次，建立相关的制度，通过制度对相关工作人员进行约束，让工作人员觉得有条例可行，提高管理效率。制度的确立有利于档案管理的有序化发展，在管理人员与档案者发生争执时候，有助于解决矛盾，也是规范企事业单位部门与职工行为的需要^[1]。

（二）加强档案库存信息化管理

在社会快速发展的今天，总有一些高端人才心术不正，会出现登录网站破解个人信息的情况，要求事业单位在管理工作的过程要严格保密以及不定时的修复软件，减少个人信息被泄露的情况。同时，随着电子化的不断发展，双向极端人才不断涌现，很多高科技人才通过窃取他人材料获得自我性快感或者获取佣金，这就要求企事业单位要做好信息保护工作，以免个人信息被泄露，造成不必要的影响以及损失^[2]。同时，由于电子设备里面的个人信息容易被拷贝、复制等，因此，技术人员要不定期的检查设备问题以及确保信息不流通给他人。

（三）加强档案专业人员的专业培训

对于管理档案专业工作人员而言，优秀的个人素质以及专业的技术水平和文化水平是非常重要的。虽然档案管理逐渐在向电子化迈进，虽然看起来很简单，但是管理人员的专业素质以及业务能力，都会影响整个单位的管理工作，因此，在不断完善基础设施、电子设备的同时，也要不断的组织工作人员进行培训，增强个人能力。

（四）提高职业人员的职业道德素养

由于统计事业单位档案管理单一、枯燥，从业人员很容易大意疏忽，档案工作人员就要对自己所从事的职业有全面认识以及对工作持有饱满热情的态度，因此，事业单位管理层就要及时对员工进行培训以及考核。通过这些举措，激发工作人员对工作的热情，并忠于自身的事业。其次，档案管理工作涉及很多个人隐私，档案管理人员就要做好保密工作，不能透露个人隐私，对相关的档案软件要进行加密处理。在收集档案、整理档案时以及录入数据时，要求工作人员精益求精，以免因为个人疏忽带来不必要的麻烦。当员工离职时，应该把工作交接清楚，对于有关的数据要保密，不能私自夹带走。

（五）建立专业化的管理团队

在统计录入数据时期，档案管理工作具有工作性强的的特点，需要建立专业化的团队保证工作的持续进行。由于在以往的档案管理工作中，管理水平不高，陈旧观念还未消除，因此，要引进一些年轻化的技术人员，激发团队的工作热情，并每个月进行相关的培训以及交流，鼓励员工在管理好文档的情况下，研发新的软件，不断更新软件管理设施。加强工作人员的选拔措施和考核方式，让员工了解工作细则，加强运用专业性知识，不断改善管理模式，提高管理水平，打造一个精益化团队。为社会推进档案现代化和电子化发展提供有效性经验。

四、结束语

综上所述，对于事业单位档案管理的现代化和电子化是时代的发展方向，档案管理采用电子化，是响应时代发展的需求。不断地建立和完善的档案管理制度、加强档案库存信息化管理、以及对专业人员采取培训措施都是促进档案管理现代化发展的有效性方式。只有不断地与时俱进，才能跟上社会发展的需要。

参考文献：

[1]崔儒佼.刍议事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J].黑龙江科技信息,2016,000(007):157-157.

[2]郑海燕.探析事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].黑龙江科技信息,2016(23):175-175.

作者简介：佟桂兴，男，1980年12月出生，河北兴隆县人，承德广播电视台工作，河北省委党校毕业。