浅谈公文智能化收发处理规范化流程

浅谈公文智能化收发处理规范化流程

佟纯 1 ，刘冰 2 ， 庄莉 3 ， 彭永进 3

1. 国家电网有限公司 2. 国网四川省电力公司 3. 福建亿榕信息技术有限公司

本文由国家电网公司总部文档智能化管理及关键技术选型研究科技项目资助。

摘要：各部门在进行公共事务管理时都需要通过公文来进行部门之间的信息沟通以及传递。尤其上级向下级部门传递消息时，都会以公文的形式向来进行消息的传达，甚至在传递关于国家政策和各类文件时，也需要通过公文来进行消息的传递。企业内部的公文发布作为一个十分重要的管理内容，这将代表着对企业重大的传递起着一个沟通的作用。但是有很多企业，由于企业员工的综合素质不一样，企业发布公文的部门比较多，这会导致管理混乱，不同部门的公文格式不同，有甚者表述的内容不明确。本文主要对公文收发处理的过程进行一个分析，通过严格的审核过程，会签过程等，通过提出一些注意事项从而提出如何规范行政公文的写作。

关键词：公文；智能化；收发

发文处理流程

发文处理程序是指企业或政府单位将编辑好的公文发到执行部门的一系列过程。主要的处理流程包括：拟稿、会商，核稿，签发，注意等。拟稿是对公文进行一个大概的起草，拟稿过程中需要先按照个人的想法进行书写，然后在根据具体的公文进行撰写，拟稿是整个发文的起端，需要撰写人审清题目以及后续的修改。会商是指将公文得到各个单位的同意，通过会商这一过程可以确保公文最后的准确性和执行性。核稿是指有关负责人对公文进行全方面的检查以及改正有问题的部分，核稿是整个公文撰写过程中最重要的一个环节，有关负责人审核稿子的重心应该放在公文是否按照标准来进行撰写。签发是指企业或者政府的负责人统一该公文的发布，公文必须要有签发才能生效。在公文定稿期间，有关人员需要进一步的提出有关的技术问题意见。通过对公文进行编号、登记等方式来进行记录。编号是指按照企业具体的实施方案对所要发布的公文来进行编号记录；则登记是指企业对即将下发的公文进行记录。并根据需要公文的数量来进行印刷、复印等。校对是通过对已经撰写好的公文的大纲、拟稿进行检查，从而保证公文质量，重要的公文，有关人员可以通过“对校法”或“读校法”的方式来进行校对，校对人员在进行校对过程中需要对标点符号进行校对。在确认无误后，上级领导签字或者盖章，从而保证了公文的法律效益和公文内容生效，并且要在公文上标注公文的责任人。包装是指根据企业的要求并且以相关规范文件为依据对其进行的封装的一个过程。发出是指对已经包装好的公文通过企业内部的邮件、传真等方式进行一个传送的过程，详见下图1。

收文处理流程

第一部分主要是对公文进行接收。其中包含两个部分，分别是签字和分办。签字是指在接收和发送的过程中，接受工作人员对公文进行检查并且受到系统中，若没有问题进行签字，并将签字的收据留存，当公文收纳到系统中，要保证程序可以迅速有效的使用。分办是指根据公文发放到不同的部门，可以通过办公室对文件进行收集、整理，并且从各方面来调动文件，通过进入一些支流从而达成发布公文。

第二部分主要是指收文办理。收文办理主要是指拟办、承办、注办等操作。拟办是指业务部分将企业内部已经计划实施的公文提交给上级进行审阅的一个过程，拟办也可以理解为部分领导对上交中的公文进行审查、批示，并且根据审查的结果提供一下建议。上级部门在审查公文的过程中，可以第一时间了解企业动向，掌握企业发展方向。承办是指在对公文进行审阅的过程中，要对公文的内容进行理解，承办作为收文办理的核心环节，为了做好承办工作需要公文在现实中发挥实际作用。注办是指执行人员在对公文进行审阅工单的活动，主要为以后复查文件时提供材料，为日常维护和纪检委检测提供依据，这样可以避免处理人在办理公文的过程中出现漏办的情况。

第三部分主要指收文管理。通过登记操作可以记录公文中的数据和资料，注册操作是对公文处理的根本操作，登记操作可以有利于加强公文的管理，推动公文的处理，这对核实公文具有特殊意义，可将公文作为交接的凭据。

收文管理流程

为了建立企业公文管理制度，企业领导人或者具体的负责人一般会将工单分配给特定人员进行处理，在紧急情况下，要对工单内容的重要程度进行排序，并将领导人对其分配执行的顺序，工单在流转的过程中要注意保密性和安全性。

加工被作为员工办公的辅助功能，可以有效的改正企业内部的公文，在对公文配置过程中可以简化文件的流程，从而达成节约成本目的，在对文档处理过程中，由于文档的紧迫程度以及文档的重要程度，可以选择性的对其进行包装。

通过对文档建立分类的检索功能，这样会对任何文件系统和目录进行查询，通过对文档进行编写，这样会有效的节省时间。由于文档是要上传给企业领导的，所以要对文档定期的摘录和编辑。可以通过科学管理的方式可以保证使用的文件可以进行收文管理，可以从安全和便捷的角度来获取想要的文件从而满足大家不同方面的需求。在收文管理中，可以从企业各个部门沟通来进行展开工作，并且上交最新、最准确的资料给企业领导。由于企业对公文系统的重视，公文系统在研发领域将会日益发展壮大。如何通过专业性强、环节紧凑等系统特点来满足公文发展的需求。其系统主要包含的功能有：公文开发管理、任务管理、公文处理业务管理、咨询业务管理、工程咨询业务管理、财务管理、档案管理、统计报表管理等。其中任务管理是整个管理系统中基础的部分，其中任务管理包括任务下达、任务提醒、任务分配、任务追踪、台账等功能。并且根据任务管理录入公文的相关信息，下达工作任务如下图2。

图2公文管理流程

结语

公文管理是对企业管理过程中对依法行政和正常进行公务活动的一种重要的攻击，公文流程标准化管理是公文发布的权威，可以通过提高公文的阅读效率，公文的质量。通过对公文的撰可以加强企业内部的科学决策权、完善各部门之间的管理，通过公文管理的规范化可以使各个部门之间相互传递信息，提高工作效率，这样对企业可以良性、科学的发展具有重大的意义。

参考文献：

[1]吕琳. 电子政务视角下党政机关公文处理的研究[D].吉林大学,2016.

[2]宣照国. 公文收发代理（Agents）的设计与实现[D].大连理工大学,2003.

[3]宗深. 某公文处理系统的设计与实现[D].北京邮电大学,2013.

[4]黎冰. 电子公文管理系统的分析与设计[D].北京邮电大学,2010.