示踪系统在病案管理中的应用分析

示踪系统在病案管理中的应用分析

王玉琳

甘肃省妇幼保健院 730000

【摘要】：目的：病案管理的重要环节是病案的流通与控制，全面完善病案示踪系统可及时且准确的提供病案以保证效果。病案上的利用是多用户的，它的流通过程也是多环节的。因而，在病案示踪管理的应用途中可以极大的提高医院的病案利用有效率，减少医院病案管理人员的工作压力，它是一种有效的病案管理方式，实现了在流通的过程当中足以准确定位的现代化模式的管理。

【关键词】：示踪；病案管理；管理应用分析

紧随医疗行业发展的突飞猛进，病案管理的重视得到了空前的提高。在医院中病案流通的示踪系统贯穿于病案管理的全过程，示踪系统在病案管理中的应用可以有效提高病案流通管理的工作效率，其记录了病案从一开始产生到被使用最后到封存或者销毁的整个过程，它的整个框架结构和流程走向都是围绕着一个病案的建立到整理到编目到保管和使用上来设计的，使用不仅要考量到病案在借出的病案科之外上的登记和追踪，还需要使用条形码系统进行识别扫描，记录病案是为了更好的流通、交接信息。示踪系统的使用可以提高病案流通管理的实际工作效率^[1]，从根本上解决因手工操作所导致的管理上的难点，清晰准确的描述每一份病案的动态调查结果，减少查找资料实际，及时提供有效的查询信息，为病例技术提供且查询到结果。

在病案上的控制原则

病案示踪系统是直接利用信息技术的发展、条形码技术的成熟应用，可以将条形码自动识别技术应用到病案管理过程中的回收、整理、入库、归档、上架、下架、借（调）阅、归还的业务环节中^[2]，有效提高了数据采集和信息处理的速度，且保证了其中运行环节中的准确率^[3]，也为医院病案管理者提供了详实、准确、及时的基础数据。该系统的建立在条形码技术的基础之上，并且能够准确高效地对住院病案进行借出、追踪、归档管理^[4]，提供病案去向信息，掌握病案的流向和使用情况，掌握科研病案及再次入院病案的使用情况。另外，具有各种统计功能，统计数据快捷准确^[5]，如住院未归病案统计、借阅未归统计、工作量统计等。

病案工作人员要及时对所有的病案的使用以及整理归类加以把控，不管出于哪类原因，只要是从已归档的病案架当中取出来的病案就必须得有追踪。当病案离架被取走之后，必须有专人专项登记在案，登记本可放于病案科的文件柜内。除去为患者的医疗用途之外，病案不可离开病案科室，若是因医疗用途使用所被取走的病案应当按期内归还。准确掌握每一份病案的流动情况是每个病案管理人员的职责。

流通中的病案现状调查

2.1病案登记查询效率低下

在采用手工管理病案的方式中，所有病案在回收、入库、借阅、归还、复印、查询各个方面都非常复杂，由于病案的借阅量也非常大，在病案的查询过程当中，就会出现各种状况不好分清，导致费时费力且工作效率极低。

2.2病案示踪难以查找

在传统的病案管理模式当中病案个例的回收管理、病案信息登记管理、病案的翻拍管理及病案最终入库管理都有不同方面的信息系统独立支撑，然后这样各个数据库在现实中就没有对接功能，从而产生病案管理人员在寻找某一份病案踪迹的过程当中，必须在所有构建出的系统当中进行查看且只能知道其大概的位置，多数时候甚至会找不到自己想查询的病案。

2.3在病案借阅过程中登记容易出问题

在病案借阅管理中仍然采用的是老旧的手写模式去登记病案借阅单、归还单，登记上复杂且凌乱，且借阅量巨大跟本就难以统计，所以容易致使只要病案出错或者是不能及时归还，例如病案在何时、何人借出，归还日期是否顺延等等，病案信息的查询很难具有实时性。

2.4病案容易丢失

病案的登记手法落后，借阅过程复杂，再加上病案的周转周期快，病例薄，所以在病案的流转过程当中难免会使病案丢失。但是医院病案是临床工作中的原始资料来源，是汇总临床经验的可靠性凭据，是医院中重要的财富，病案丢失一定会为医院之后的医疗、教学与科研工作带来不利影响。

3示踪系统的应用

3.1 病案出入库的追踪

病案示踪系统利用了计算机对在病案库当中的病案进行了一定程度的分级，追踪它的去向，功能具体如下。（1）病案入库时登记：门诊时诊断出收回的病案和归还的病案以扫描条形码的模式记录在案。（2）病案出库时登记：从病案库调出去的所有病案在出库时都需进行登记，且要把患者的姓名、病案号、挂科和医生姓名用打印的方式保存起来，借出的病案需要给医生一份重复住院患者的病案作为参考。出库时要将所有的信息输入到电脑当中去，有效的追踪病案的流动过程。

3.2准确有效且及时的病案查询

只要之前计算机内有存档，把需要查询的病案患者的姓名或者住院号输入进去或者直接扫描病案条形码，就可以查询到病案的资料及去向。

3.3强化病案管理，以防病案丢失

当患者出院时，该系统可以及时调用入院处的登记信息，然后打印出该患者的姓名、病案号和出院日期，定期指派人手收回病案，确保病案及时归入档案，以防病案丢失。

3.4提升工作速率，节约时间成本

传统的病案查询模式往往需要耗费大量的时间在上面，而新型的病案示踪管理系统只要去把患者的姓名和住院号输入在上面，或者直接扫描相关的条形码就能直接追踪到病案的去向，以及对此进行病案上的签出、签入或者借阅等功能，有效的提升医务人员的工作速率。

3.5数据分析，有效管理

示踪系统在病案的管理中明了的反映出病案科室的运行现状，它通过对示踪系统上数据进行有效快速的科学分析，直接有效的帮助病案管理的决策领导发现其本身存在的问题，并且以此来规划出更完善的更优良的管理模式，做到有效分配医疗上的资源，改进服务上的流程，从而科学的提高综合服务质量。

4 小结

医院的病案流通示踪系统贯穿了医院病案管理的所有过程，记录了病案从产生再到使用再最后到封存或销毁的整个过程，示踪系统在病案管理过程中的结构和流程围绕着整个病案从建立到整理到编目到质控到保管最后到使用来设计的，不但需要考虑病案在借出病案科以外的登记与追踪，而且要利用条形码系统去扫描。示踪系统在病案管理中的应用可以有效提高病案流通管理的工作效率，从而解决因为人手操作而带来的管理难点，以此精确到每份病案个例的动态，削减病案管理人员的查找时间，及时提供有效的查询信息。

随着医疗行业的飞速发展，院内信息化建设必须深入且巩固。 很多电子病例系统都有病例归档，解归档功能。为什么还要一个病案示踪系统呢？要让信息技术在病案管理方面广泛应用，通过示踪系统对病案管理流通与控制，可以实现对病案在每个环节上快速高效且有效的流通。示踪系统构建了医疗信息一个新的监控管理模式，直接帮助病案管理人员随时可以获得病案的所有信息且调配自如，有效提高病案管理在流通中的工作速率，也实现了在流通的过程当中足以准确定位的现代化模式的管理。

【参考文献】：

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谢晓明.示踪系统在病案管理中的应用[J].医疗装备,2017,30(5):58-59.

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禚传君,马晓雷,徐庆迎等.医院病案示踪管理系统设计及应用[J].中国医疗设备,2015,30(8):84-86.

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