试论建筑工程档案有效管理措施

试论建筑工程档案有效管理措施

甘洋

深圳市龙岗区住房和建设局广东深圳518000

摘要：建筑工程档案资料的管理在工程项目施工过程中具有重要的现实意义，完整准确的档案资料，能保障各项基本工作的顺利进行，为企业往后的发展积累经验。实时记录并保存每个项目的数据资料，加强建筑工程档案资料管理，有助于企业项目的维修、改建、扩建工作。然而，当前我国建筑工程档案资料管理中仍存在着一些不足，对其进行分析并采取有效的措施十分必要。

关键词：工程档案；管理；建筑工程

1.建筑工程档案管理的概述

1.1建筑工程的档案管理档案资料内容

建筑工程档案管理的档案资料内容主要包括的及时基建文件、工程监理资料以及施工资料。基建文件只要包括的就是勘察、测绘、设计文件，工程开工文件，工程竣工文件，以及决策立项文件，商务文件等；工程监理资料包括监理合同文件，工程监理资料，工程监理记录，以及工程监理验收资料等；施工资料主要包括的就是施工技术资料，施工物资资料，施工吃的测量记录，建筑工程的施工记录，施工验收资料，以及建筑工程中各项工程的竣工图等。

1.2建筑工程档案的特点

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。具有分散性、复杂性、继承性、时效性、全面性、真实性、随机性、多专业性、综合性等特点。

1)复杂性。由于建筑工程建设的周期长，建设过程中阶段性和季节性较强，涉及的建筑材料种类繁多，施工工艺比较复杂等，导致建筑工程文件和档案资料的复杂性。

2)时效性。建筑工程文件和档案资料具有很强的时效性，工程文件和档案生成后，要及时移交到有关部门，否则如果有关部门可能不予认可。尽管随着施工工艺、材料、设备的不断更新，管理水平的不断提高，文件和档案资料的价值也会随之衰减，但仍可以被借鉴，以避免再次出现类似问题。

3)真实性。真实性是对所有文件、档案资料的共同要求，但对建设工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，是该项工程实体的真实写照。只有建设工程文件和档案资料全面反映建设工程的各类信息，形成一个完整的系统，才更有实用价值。

4)综合性。建设工程项目常常都是涉及建筑、消防、电力、电信、市政等多个专业、多个工种的综合系统的工程，是多个专业和单位的文件档案资料的集成，因此具有很强综合性。

5)实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，通过档案，可以全面了解工程建设情况。

6)单一性。每个单项工程档案资料都是唯一的，独立的，不能与其他工程项目混淆使用，这是工程档案最突出、最重要的特点。

2.建筑工程档案管理需要解决的问题

2.1工程档案资料管理制度不完善

制度的不完善主要体现在两个方面：一方面，缺乏科学的档案保存机制，档案管理人员未能按照规范将工程资料分类标记并有序归类装订，错订混淆文件、丢失重要文件资料、查找困难的现象时有发生；另一方面档案资料不完整、填写不规范。由于缺乏完善具体的档案归档方面的制度规定，加上管理工作人员责任心不强，操作不规范导致档案丢失严重，归档率低。特别是档案中只有主体材料，缺乏配套的档案资料。最后在填写相关档案如施工记录等方面没有统一的要求，填写不规范，导致后期档案的有效利用率低。

2.2缺乏统一的管理模式

从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

2.3缺乏复合型档案管理人员

基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

3.建筑工程档案有效管理的措施

3.1完善档案管理制度

在建筑工程档案管理中，要积极响应国家的相关政策与规定，立足于建筑工程实际，在建设初期积极制定相应的档案管理制度，明确建筑工程各单位部门在档案管理中的职责，加强沟通与交流，促进档案管理规范化。

3.2档案管理队伍建设

一方面，建设工程单位要充分认识到档案管理的作用，建立有效的人才引进机制，加强管理经验丰富的高素质技术人才的引进，提升档案管理队伍的综合素质。另一方面，要积极加强档案管理人员的业务培训。在培训过程中，不仅要加强对档案管理人员的管理知识以及电子档案管理知识等业务知识的培训，同时还要积极加强档案管理人员的服务意识、责任意识、相关法律知识的培训。另外，还要建立有效的激励机制，提高档案管理人员的工作积极性，从而打造一支专业技能强、业务水平高、服务水平高的高素质档案管理工作队伍。

3.3转变思想，加大对档案管理的资金与设备投入

在建筑工程档案管理中，要充分认识其重要性，积极转变观念，加强对档案管理工作的资金以及设备的投入。在档案管理中，充分运用现代化的设备手段，强化档案信息化管理，转变传统手工操作模式，降低档案管理的劳动强度，提升档案管理效率。在具体的应用中，各部门要充分运用磁介质档案、缩微档案等，多层次、多角度，对档案管理信息资源进行开发。同时，积极加强计算机网络资源的运用，对建筑工程档案进行分门别类的管理，提高档案管理的工作效率。

3.4规范档案管理，提升建筑工程档案的质量

首先，在建筑工程施工过程中，要积极进行各类档案资料的收集与归档，保证档案的完整性，对收集的资料进行分类及时归档，防止档案遗失。同时，在工程项目出现变更的情况下，各相关部门要及时做好变更记录，保证填写的真实性与规范性。在档案的传递使用过程中，进行有效地记录，确保建筑工程档案的有效性与完整性，掌握档案运用的来龙去脉，提高档案的使用效率。另外，在建筑工程档案管理中，要对档案资料的质量进行严格把关，充分发挥其在工程竣工验收阶段的凭证作用。在建筑工程竣工阶段，档案管理人员要加强与工程管理人员的协作，从档案管理归档要求与范围出发，对于在工程建设活动中形成的所有文件进行全方位的审核、检查，进行及时地查漏补缺，确保档案归档范围与实际要求相符合，竣工材料真实、及时且完备，保障档案内容以及案卷质量达标，全面提升建筑工程档案管理质量。

3.5充分发挥现代科技在工程管理档案中的作用

信息技术极大的推动了社会的发展，提高工程档案的管理水平离不开先进的科技，建筑工程档案本身就是一种信息资源，除了完善纸质资料外，还要大力倡导使用缩微档案、磁介质档案、电子文件档案，开发角度、多层次的信息资源。在实际工作中可以吸收和借鉴美国、德国、荷兰等国家的先进技术和经验，这些国家所推行的CAD光盘技术极大提高了档案管理的质量和效率，每个施工单位都可以参照我国制定的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》来大胆进行探索，尝试开发使用适合本单位的档案检索系统，推动工程档案管理朝着更加科学化的方向迈进。

3.6科学编制档案，详细记录档案的变更情况

严格按照工程档案的管理规定，并进行实际工程进展情况来科学编制档案。根据档案的内容和性质进行科学的分类，按照时间逻辑顺序自然形成编号，来自不同部门的资料要分别编号统一管理。

在档案的管理过程中，会不断出现档案的传阅和变更，这些过程中需要十分注意保持档案的完整性和有效性，管理人员要清楚地做好传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录，从而详实地反应档案内容的变化，把握档案的来龙去脉。

4.结语

我国建筑市场的竞争日益激烈，与工程建设有关的各项管理都要提高效率，为企业的竞争服务，相关单位需要清楚地意识到档案管理工作是一个具有很大提升空间的重要竞争领域，只有加大制度改革的力度，提高档案管理人员的素质，才能够好的发挥工程档案在建设中的作用，才能让工程档案管理真正为企业发展服务，为保证工程质量服务。

参考文献：

[1]徐英浩《浅谈施工档案在工程管理中的作用》[J]，工程管理，2015（5）

[2]其木格，《浅谈对档案的认识》[J]，内蒙占石油化工，2015（3）