办公室文书日常事务处理技巧

办公室文书日常事务处理技巧

杨东

徐州市纪委江苏徐州221018

摘要：机关单位在进行日常工作的过程中为了尽可能的加强办事效率，提高工作作风约束，促成机关单位管理工作有效发展。加强内部办公室相关事务处理的能力和效率则显得至关重要。而办公室文书作为重要的工作岗位，在日常工作当中对各类大小事务进行紧张有序的进行，并利用良好的处理技巧进行分类和解决对于机关单位工作的开展有着重要的影响作用。本文当中笔者将针对办公室文书日常工作过程当中的不足问题进行分析，并对如何有效加强文书工作能力，掌握事务处理的常用技巧进行介绍。希望能为相关从业人员带来一定参考价值。

关键词：办公室文书；日常工作；事务处理能力；常用技巧；提高方向；

机关单位为了实现自身目标，加强发展力度。在日常工作过程当中不断提高内部管理能力，从而使行政单位内部各类决策能够得到更好的传达和执行有着积极的作用。办公室文书在工作当中具有较高的使命责任，作为各类大小事务分类、处理、传达的中转枢纽，机关单位办公室文书在日常工作当中需要对各类信息和人进行交流接触。因此在日常工作当中不仅要拥有较好的责任心意识，同时还需要一定的工作能力，掌握相应的事务处理技巧，才能最大化的提高工作效率，加强工作能力。在本文当中，笔者首先对现阶段部分机关单位办公室文书在进行事务处理过程当中的不足进行分析，并对部分常用的事务处理技巧和加强方向进行介绍，希望能使相关从业人员更好的加强自身办公室事务处理能力，加强自身竞争力。

1办公室文书日常工作介绍

随着时代的发展，机关单位办公室文书职位在日常工作开展的过程中已不在是针对部分档案信息进行归类和整理，并进行文件收发等内容了。其工作的复杂性和具体内容都随着时代的发展提出了更高的要求。在日常工作的过程当中，办公室文书不仅要在一定程度上起到承上启下，沟通其他部门的工作责任，同时还需要在部分较为紧急的会议时期，进行会议撰写并对各类会议进行复杂的组织筹划、执行等工作。因此在实际工作当中，要求相关办公室文书应当具有较好的大局观，了解机关单位各大小行政事务内容，并能够根据实际情况对事务的轻重缓急进行判断和分类，尽早的处理亟待解决的问题。此外，还需要具有较好的待人接物、会议组织能力，并在日常工作的过程中采取积极协调沟通的态度争取保障各部门事务都能够得到妥善的解决。因此，办公室文书的日常工作内容较为繁杂，且对个人的能力具有较高的要求。

2现阶段办公室文书处理事务过程中的常见不足分析

目前在实际工作中，部分机关单位办公室文书在进行事务处理的过程当中由于还存在一定的不足，同时在处理技巧方面仍然有较大的提升空间，导致相关机关单位工作的执行过程受到了一定的干扰，这极不利于机关单位的有效发展。而根据笔者总结，其具体常见不足包含以下几个方面内容：

第一，写作过程存在文种乱用的现象。由于文书在日常工作开展的过程中需要应对各类突发性会议，因此需要具备一定的写作能力。而在实际开展过程中，针对相关公文内容进行协作，经常发生党、政公文内容的混乱，并在通告、公报、公告、通知等文种的区别应用时存在误用现象，从而产生较大影响。

第二，部分文书对公文进行处理较为缓慢，效率有待提高。由于我国中央办公厅已经对各类机关公文、条例以及行政处理办法等相关内容进行了良好的明文规定，因此在进行公文处理的过程当中，应当严格按照相关规定进行内容的书写和处理。但现阶段部分机关单位办公室文书在进行相关内容的处理过程中，存在一定推诿扯皮、滞办问题等现象，如此一来使机关单位相关工作内容受到了一定的积压，最终可能会造成较大的机关单位损失。同时，部分工作人员还带有“举止礼貌态度良好一问三不知”的情况，这使得相关工作的开展受到了较大的影响。

第三，处理事务技巧能力较为欠缺，专业技能掌握较浅。由于办公室文书在日常工作的过程当中不仅要与各部门人员进行沟通协作，同时传达相关文件内容。还需要通过良好的系统运用，加强日常办公的整体效率，从而更好的解决机关单位问题。然而现阶段部分机关单位文书在对自动化办公软件的应用过程中存在一定的技术短板，无法有效进行操作，影响了事务处理的整体效率。此外，在进行部分会议内容传达的过程中由于无法快速有效的进行信息传达，可能会使紧急会议受到影响，人员难以按时到场等问题。因此相关机关单位应当不断加强相关文书事务处理技巧能力培养，才能更好的保证公司正常运转。

3实际加强办公室文书事务处理技巧的几点建议

相关机关单位办公室文书工作人员在日常工作的过程中，除了要树立良好的责任意识，提高自身专业化能力的培养。同时还需要利用几点有效的事务处理技巧进行工作，才能更好的加强整体办事效率。做到不漏事、少犯错，从而确保机关单位各个环节工作均能按照相关安排进行有序操作。

3.1加强对自动化系统的运用熟练度，提高处理效率

机关单位相关文书人员应当积极加强自身的专业能力，并对各类新式自动化办公软件进行良好的运用，掌握软件的基本操作流程，从而使处理各类事务的效率得到有效加强。此外，按照公司相关规定内容，在对不同文件进行分类整理的过程中，可以通过信息技术的帮助，提高传输、分类、整理、存储的工作稳定性，对部分重要文件要注意进行备份保存，从而确保机关单位文件信息、资源信息的安全性问题。此外，在开展工作的过程中应当进行主动思考，并及时进行汇报申请。例如在进行临时会议信息的传递过程中，可通过建立相关的机关单位群、机关单位公众号来进行消息发布，从而加强紧急会议的信息传播，加强效率能力。

3.2采用备忘法等方式加强日常事务的记录与处理速度

相关文书人员在处理日常机关单位事务的过程中，应当不断提高处理的整体效率和准确性，对各类手法的文件内容要做到不积压、不拖延，及时进行解决并根据相关文件指令做出正确的处理和信息传达。在此过程中，笔者建议可以积极采用多种备忘方式来进行重要事务的传达和处理提醒，从而加强工作的整体质量。例如需要对多日后的某次会议进行安排，而随着时间的推移可能会存在忘记遗漏的可能性，这时可以通过便条纸记录的方式进行留存，并贴在显眼的位置，养成良好的习惯，每天开始进行工作都对之前的记录内容进行回顾，从而减少遗漏重要信息的可能性。此外，根据不同事务的紧急程度，应当进行有效的分类。例如应当先处理紧急的事件，之后再对次重要的信息就是处理，最后是可等待的文件信息。通过此类方式，可有效提高对工作时间的利用率，从而使机关单位各类事务不会产生积压现象，及时解决并进行结果的传达。

3.3加强自身管理，提高办事严谨度

在长期工作的过程中，由于办公室文书的工作压力相对较大，会较为容易的产生疲劳现象。因此在日常工作过程中应当不断加强自身管理，通过技术方法提高事务处理的效率，减少弯路从而保证工作压力和事务数量得到一定的减少。除此之外还需要提高自身的管理内容，对各类处理完成的事务进行良好地分析总结，从而不断加强自身能力的提升。

3.4加强写作能力

在日常事务处理的过程中，文书还需要对各类紧急事件或临时会议进行文书的撰写，因此应当积极加强自身的写作能力。对各类不同的写作格式进行有效的学习，并保存相关文件，在多次操作并使用后便可进行经验的积累，并确保各类文书的书写都能够按照正确的格式来进行。

4结束语

综上所述，办公室文书一职在机关单位当中具有十分重要的作用，因此相关机关单位文书应当积极做好日常工作，加强对各类紧急事务处理的应变能力，同时针对写作能力、自动化系统运用等方面做好学习提升，从而确保自身工作能够按照相关规定进行有效的执行，提高机关单位的整体运作能力。

参考文献：

[1]李应翠.做好办公室工作的几点体会[J].办公室业务.2012（20）

[2]吴鸿.如何创新机关单位办公室工作[J].东方机关单位文化.2015（07）