论高校会计电算化档案的管理

论高校会计电算化档案的管理

王永

王永(南阳师范学院财务处南阳473061)

［摘要］本文根据高校会计电算化档案的特点，分析了高校会计电算化档案管理存在的问题，提出了加强高校会计电算化档案管理的对策。

［关键词］高校会计电算化档案管理

高校会计档案是重要的经济档案和历史资料，具有不可再生的特点，它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。高校领导在了解学校状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息，会计档案是高校必不可少的经济信息资源，具有极为重要的经济意义的法律意义。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时，不同程度地存在着某些问题。怎样做好会计电算化档案管理，是摆在我们面前的一个新课题，需要不断深入地研究和总结。

一、目前高校会计电算化档案管理过程中遇到的问题

高校财务工作从传统的手工会计系统转变为会计电算化系统后,许多方面都发生了变化,这给高校的会计工作带来了新的要素,从而在会计电算化档案管理中也产生了一些相应的问题。

(一)会计电算化档案管理内容不全

我国自开展会计电算化以来,实现会计电算化的单位数量很多,但多数单位真正运行时间较短。有些单位为了适应会计电算化系统技术环境、制度环境的变化,对会计软件进行了升级,而原有的会计软件及相关资料未能及时进行整理归档。这样,这些会计档案资料就得不到利用,而且这也不符合控制制度的要求。随着时间的推移,会计档案的完整性、安全性就得不到保证。

(二)会计电算化档案损坏严重

很多单位在实现会计电算化后,认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,所以会计档案管理的制度仍沿用手工系统的制度,对保管会计档案的环境没有采取任何改善措施,致使防尘、防潮、防毒、防磁的要求得不到解决。由于灰尘过多,使得很多存储设备无法正确读出数据或根本无法打开;由于环境潮湿,使得存储设备变形、发霉;作为保存各种重要数据的存储设备在多次借阅中,被多次进行读数据的操作,造成了存储设备的自然损坏,而使数据无法读出。这些情况都造成了会计电算化信息系统档案的人为破坏。

(三)输出材料达不到规定的保管期限

利用计算机进行会计核算的单位应保存打印输出的纸介质会计档案,如凭证、日记账等,这些会计档案的保管期限为15年或永久保存。会计业务与其他业务相比,有时又有特殊性,如一次多份输出,手工系统是通过复写纸来实现的,那么在资金有限的情况下,考虑到这种特殊的业务需求,在会计电算化系统构建时,在选择打印机时应以针式打印机为首选,而针式打印机输出的材料在6、7年后,有的就字迹不清了,起不到档案资料的作用。

(四)会计电算化档案管理缺乏专门人员

会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进，对档案的管理不够重视，有的高校甚至让非专业人员管理档案，遇有上级主管部门检查时忙于应付，档案意识滞后。个别高校的档案室多采用打开柜门，让财务部门的同志自己查阅会计档案，有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅，既不符合会计档案管理的要求，也无法满足高校对会计档案的信息需求。

二、加强高校会计电算化档案管理的对策

(一)强化领导会计档案的管理意识

各类档案设备的购建，专职档案管理员岗位的设置以及档案管理制度的出台，都离不开单位领导的积极支持。因此，会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章，增强大家的会计电算化档案管理意识；另一方面，积极主动地争取领导的重视、关心和支持，强化领导的会计档案管理意识，将会计电算化档案管理工作纳入学校整体工作的范围加以考虑和安排，加大经费投入，完善硬件环境，不断升级软件，确保会计档案管理工作顺利进行。

(二)提高会计档案管理人员的业务素质

会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键，针对目前高等学校档案管理机构中，缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才，不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况，高校领导应重视会计档案管理人才培养，进一步加强会计档案管理人员队伍建设，不断提高他们的政治素质和业务素质，使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术，不断提高会计档案管理水平。

(三)建立和健全会计电算化档案管理的制度体系

国家制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法，以法规制度的形式加以强制，在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作，是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”；第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为，目前高校可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章，建立和健全一系列具体的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系，保证会计电算化档案的安全和完整，更好地为决策服务。具体可以制订以下制度：

1.建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用，并设立备份登记簿，登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。

2.建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份，并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号，同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出，并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管，要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。

3.建立会计电算化档案的保管制度。档案保管员要将备用盘与储存盘分离存放在两个建筑物内，即对所有的会计数据进行双备份，每份要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，贴上封签，存放在两个不同的地点，并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、刻录的光盘等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案，按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理，但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管，以明确经济责任，保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下，可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址，以相互对照利用。

4.建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。每次调阅，必须有档案管理人员在场监督，根据调阅权限，在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等，不得将保存的会计档案借出。本院教职工来调阅或复制会计档案，应经会计主管人员同意，由本单位财会人员调阅、复制后再处理。外单位人员来调阅或复制会计档案，必须持有单位正式介绍信，经学院领导、会计主管人员批准后，由本单位财会人员调阅、复制后再处理。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保高校会计档案的安全性和完整性前提下，使会计电算化档案得以充分利用。

5.建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制；提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；强化系统的安全防护功能，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

6.建立会计电算化档案移交制度。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交时，要按移交清册逐项移交，接替人员要逐项核对点收，交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册应当一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

随着高校会计电算化的不断深入，高校应充分重视会计电算化档案的管理，不断解决存在的问题。可以利用会计电算化档案的数据信息，设计和建立一套高校管理与决策的支持系统，以充分实现会计电算化档案的再利用。良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用，更好地为决策服务的保证。