高校档案现代化建设之我见

高校档案现代化建设之我见

黄玉翠

黄玉翠

（菏泽家政职业学院，山东菏泽274000）

摘要：高校档案管理的现代化建设势在必行，本文从高校档案管理的现代化建设的背景、需要解决的问题等方面加以论述。

关键词：高校；档案；现代化建设

档案管理现代化是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，采用先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性，对档案管理的传统方法、做法进行改革，使档案管理实现系统化、信息化、智能化。

近几年，高等教育实现了由精英教育向大众化教育的历史性跨越。在高等教育迅速发展的过程中，传统的档案管理手段和方式越来越不适应日益发展的客观需求，高校档案管理的现代化建设势在必行。

一、传统档案管理方法的弊端

1.传统的档案管理方式与档案收藏量增加及载体形式的多样化之间的矛盾越来越尖锐。学生数量的增加以及新型载体档案的大量出现迫切需要更加高效和快捷的管理办法，原先传统的纸质档案管理方法已明显滞后。

2.传统的档案管理服务方式与档案需求面扩大及利用要求系统性、时效性之间的矛盾越来越尖锐。一所高校的档案就是这所学校发展的历史，要查阅和利用浩如烟海的档案，如果没有现代化的计算机手段，是很难完成的。

这两方面的变化给高校档案管理的工作提出了许多新的要求，为了使档案管理的手段、方法与高校教育管理的发展相适应，就必须逐步采用现代化的技术设备和工作方法实现高校档案管理的现代化。

二、高校档案管理现代化出现的背景

1.社会发展的需要。当今社会已进入信息时代，信息资源的开发利用已成为社会发展的重要一环。信息化也为档案事业的发展带来了机遇和挑战。通过计算机对档案信息进行存储和检索，通过网络对信息进行传递，大大提高了档案信息的利用效率。

2.高校发展的需要。高校是我国实施“科教兴国”战略的主阵地，计算机、电子、网络技术的飞速发展在高校有着得天独厚的有利条件。高校快速发展的各项工作需要有与其协调发展、服务先进、科学高效的档案管理方法，所以现代化的档案管理也就迫在眉睫。

三、高校档案管理现代化的建设

要实现高校档案管理的现代化，必须解决好以下问题：

1.要解决档案管理方式与档案收藏量增加及载体形式的多样化之间的矛盾。

首先，档案管理工作现代化是为了解决档案工作内部存在的矛盾，尤其是随着档案数量的急剧增加，陈旧保管手段已显得力不从心，档案载体也从单一的纸质档案为主转向多种载体并存。新型档案载体的材料多具有贮存量大、体积较小、形象直观等优点。但必须要求有比较现代化的保管场所和技术手段，其整理编目也需要较高的水平。工作中要迅速准确、全面、系统地提供档案材料，传统的保管方式已难以满足这一要求。

其次，是随着档案类型和数量的激增，档案的编目检索问题越来越突出，手工的编目检索方法已显得远远落后于实际需要，因为手工编目检索速度慢、周期长、劳动量大、效率低，对档案信息资源的开发和利用带来很多困难。而电子计算机的运用将较好地解决了这一问题。选择档案管理软件，建立档案目录数据库，加快数字化档案室建设，保障档案信息化建设与学校校园网建设同步进行。在平时，网上文书处理部门将收文、发文输入到计算机中，各部门可根据权限范围在网上传阅相关文件，并签阅处理意见。年终归档时，只需要向档案室移交一份分类清单，把数据通过网络按档案数据格式传输到档案管理数据库即可，从而使档案室减少了档案数据库的录入工作。教学科研、学生工作、设备管理等各类档案都能同样适用。

2.要解决档案管理服务方式与档案需求面扩大及利用要求系统性、时效性之间的矛盾。档案管理现代化是为了解决档案利用方式、方法与利用者之间存在的矛盾。目前，高校对档案利用需求是多方面的，而且一次性利用档案的数量扩大，时效性、专题性、准确性需要提高。传统的手工检索、服务手段、检索方式不能满足利用者的需求，必须通过现代化检索服务手段。如学生入学与毕业，教职工的职称晋升、调离与退休等，要想动态了解这些情况，按以往传统管理方法必须“归档”后才能查出。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段，计算机网络化管理的出现以及相应的服务方式，将极大地提高档案的查找速度，实现较好的查全率和查准率，提高服务质量，使广大师生可以不出校门，就可以了解情况，查询资料等等。

3.要加强档案管理队伍的建设。档案管理工作的现代化不仅意味着采用现代化技术与设备，同时将对档案管理体制、管理方式、干部队伍建设产生积极的影响。

目前，高校档案队伍整体素质仍普遍较低，严重缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才。新时代档案工作者必须具备现代化的管理素质和合理的知识结构，要善于学习现代化管理的知识和现代科学技术知识，只有在档案专业上有较深的造诣和较高的文化和历史知识，才能适应档案管理现代化的需要。因此，要从实际出发，多渠道，多形式对档案管理人员进行培训，提供全面系统的学习机会，促使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平。

综上所述，高校档案管理的现代化建设势在必行、迫在眉睫，但需要各方面的共同努力才能完成。