城建档案管理存在问题及对策研究

城建档案管理存在问题及对策研究

刘玉斌

刘玉斌宝鸡市城建档案馆

摘要：城建档案是城市建设过程中形成的原始记录和历史凭证，是城建管理信息的载体。但是在现实管理方面，无论在档案资料的收集、整理、利用等方面存在诸多问题。本文首先探讨了当前城建档案管理存在的问题，然后提出了相关的动态与安全完善对策。

关键词：城建；档案管理；档案；问题；对策

城市基础建设设施(城建)是指社会生产以及为居民生活提供公共服务的物质城建工程设施，是用于保证国家或地区社会经济活动正常运行的公共服务系统【1】。城建档案管理是城建工程项目管理的重要组成部分，是城建工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律性原始凭证。档案管理工作者必须有超前意识，才能有效地控制城建档案的质量【2】。同时城建项目的一次性特征，也决定了城建档案管理工作的不可重复性，这对档案管理工作提出了更高的要求【3】。本文为此具体探讨了城建档案管理存在问题及对策。

1当前城建档案管理存在的问题

1.1档案表现形式方不统一

在施工企业城建项目中，城建档案主要是以各种工作表格的形式存在。通过对目前正在建设中的几个施工项目的调查发现，虽然交通部颁布的《城建工程质量检验与评定标准》中给出了工作表格的格式，但对填写方法并未给出具体的规定。但随着施工企业所在地区的不同，工作表格的形式和填写方法也有所差异。甚至在同一个项目的不同合同段中，工作表格和填写方法的也有所不同，使得城建档案质量难以得到保证【4】。

1.2档案管理自动化程度不高

城建档案管理包括了对城建档案的生成、保存与利用的全部工作。目前的城建管理中，纸质档案无论在生成方面，还是在保存和检索利用方面，技术手段都十分落后，严重制约了城建档案管理水平的提高。目前，施工企业城建档案的管理大多停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工立卷的水平，生成过程几乎都是手工操作，工作人员的工作强度大且效率低【5】。

1.3档案管理人员素质有待提高

城建档案管理人员既要熟悉档案管理业务，又要掌握专业知识和技能，才能够熟练地对文件材料进行收集和整理。目前档案管理部门所傲的工作仅仅是提供城建档案的组卷规则和组织城建竣工档案的检查和验收，而没有真正做到从城建档案的生成开始实行全程的监控，尽管他们有较高的学历，但经过档案管理培训的却很少，工作成果却难免不专业、不规范【6】。

2优化城建档案管理的措施

2.1管理的目标

通过城建档案的管理，使档案管理工作得到量化，保证在城建竣工时城建档案的验收有一定的数量标准，确保城建档案的完整性；同时使各部门或单位管理者可随时查阅本部门及下级各单位己归档的档案材料及其组卷情况。及时了解各单位的档案管理和城建进展情况。发现问题，及时纠偏【7】。保证整理组卷的质量，避免城建档案验收时出现返工现象，提高工作效率，更能充分发挥档案管理部门的指导职能。

2.2管理的措施

2.2.1动态管理

城建档案的动态管理是靠网络技术来实现的，通过计算机网络，各级城建档案管理人员可以随时了解城建档案的收集与整理的情况，既可以了解城建档案收集整理的总体情况，也可以浏览各案卷的具体组成以及档案的内容。在动态管理中，应为企业管理者和档案管理人员提供如下信息：案卷的总数及各类案卷的数量、计划收集的档案总数、每个案卷中计划收集的档案总数、目前已经收集的档案总数；目前每个案卷中已收集的档案总数。建议采用逐级归纳和浓缩的金字塔形的报表系统方案，其中各合同段下属的施工单位负责城建质量数据信息采集和生成城建档案的工作，并将生成的城建档案汇总到合同段的项目经理部。各合同段项目经理部和监理部的档案的统计信息随着档案的归档而自动统计生成，按固定的时间间隔自动生成统计报告并将档案的统计信息逐级上传至驻地监理城建师办公室、总监理城建师办公室和项目指挥部，统计出整个项目的档案管理的工作总体情况，并生成整个项目的统计报表。按该方案处理档案管理的统计信息，项目指挥部既可以对对个驻地办和各标段的统计报表可以直接浏览。用户也可以根据需要得到指定的几个标段的统计信息。

2.2.2档案的安全管理

在拿权管理中，只有对不同的工作人员的权限加以限制，才能有效地保证城建档案的安全性和保密性，并将城建档案的安全管理工作落到实处，做到责权分明。这就需要一套科学而周密的权限管理机制，一般可以从以下几个方面对权限进行分级：查阅是最基本的权限，凡是参与施工城建项目施工的相关人员都可查阅其工作权限范围内的城建档案。当用户要超范围查阅档案时，需向档案管理员提出申请，并经领导批示或按有关规定可以临时扩大该用户可操作的范围和时限，以确保城建档案的保密性。值得提出的是过去在对纸质档案的管理中，档案管理员一般对所有档案都能查阅，采用电子档案后，档案管理人员对文件内容的查阅也可以有所限制。增加、更新和删除是档案管理员才具有的权限，且只能对本部门的城建档案执行增加、更新和删除等操作。由于删除操作直接涉及到城建档案的安全，故档案的删除必须经部门领导、档案管理员和档案责任人三者同时通过身份识别后执行操作。

总之，在新时期下，做好城建档案管理，己成为城建部门和城市档案管理部门工作的重要组成部分，还需要我们共同加强管理与研究。

参考文献：

[1]奚伟，周羽．基于工作流的城建工程档案动态管理模型[J]．清华大学学报(自然科学版)，2001(10)：44-48．

[2]窦宪民，何培英．图文并茂城建档案的实现[J]．郑州轻工业学院学报(自然科学版)，2001(4)：23-25．

[3]徐贵珠．浅议做好文件材料收集与平时立卷工作[J]．天津档案，2002(4)：49-50．

[4]范巧燕．论企业城建竣工档案的实时化管理[J]．浙江档案，2002(4)：25-25．

[5]李丹．从城市可持续发展角度看城市规划政策与管理[D]．国防科学技术大学，2004：5．

[6]周素兰．多管齐下，做好基础设施建设档案的收集工作[J]．浙江档案，2008，7：59．

[7]张青林．关于建立城建工程项目管理的对立统一观[J]．中国建设报，2006，2：10-20．