档案利用数据统计与实际效益

档案利用数据统计与实际效益

霍燃

档案利用数据统计与实际效益霍燃（梨树县人事局工人技术考核办公室，吉林梨树，136500）

摘要：本文针对问题，结合笔者所在的绍兴地区实际，重点对档案利用数据统计与档案实际效益作一探讨，与档案界同仁商榷。

关键词：档案；数据统计；实际效益

一、当前，在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题

(一)局限于档案利用数据统计，不求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门，每到年终在要求基层档案馆(室，下同)编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等，而不了解通过档案信息资源的开发与利用，而所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但这是表面现象，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说，统计几个数据只能揭示表现现象，而不能揭示档案利用的实质，即实际效益。这是各地各级档案部门普遍存在的一个问题。

(二)在档案馆查(借)阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人来档案馆查(借)阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提供产权依据”等等。由于不作深层次了解，利用结束亦就了结，而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用，可分两个阶段。第一阶段，又可称初级阶段，即利用者到档案馆查(借)阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，以利日后跟踪调查。

(三)有了利用实例，不求汇集编发重返社会。有些馆虽也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不汇编发表，重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。

(四)编研工作滞后，远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。因为，利用单位不了解馆藏情况，即你馆藏中究竟有些什么资料可供社会利用。因此，档案管理人员必须了解信息社会动向和需求，结合馆藏实际，有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料，提供社会利用。然而，各地各级档案馆编研工作滞后，跟不上社会发展和经济建设的需求，影响档案信息资源的开发与利用。

二、开发利用档案信息资源，获得档案实际效益的基本做法

(一)认真做好查(借)阅登记工作。查(借)阅登记是各馆在档案查(借)阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目一一填写清楚，必须填写的项目不要漏填；二要把查(借)阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，如“工作参考”等，而应填明作那一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。

(二)建立用户联系制度。档案在查(借)阅时，一般不会产生效益，而要通过实践，才能反映出档案的实

际价值，产生一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时取利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册，以便与用户联系。档案馆亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户，以利用户及时反馈信息。同时，也可定期召开用户座谈会，以利加强与用户联系，改进我们的工作和服务方法，更好地为社会和用户服务。

(三)分发档案信息反馈表。即在用户查(借)阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。

(四)及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案，来利用档案。特别要将实例送给有关部门(单位)的领导，使他们认识档案作用，支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来，便失去了反馈工作的实际意义。

(五)实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索，可以及时到实地调查或电话采访，掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上，都担负着一定的工作和任务，有时没有时间来编报利用实例，档案人员应主动上门服务，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚，便于编写。

综上所述，档案利用数据统计是必要的，也说明了档案利用工作的一个侧面，但更重要的是要了解、收集档案的实际效益，以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。