试析如何做好文书档案收集与归档工作王淑芳

试析如何做好文书档案收集与归档工作王淑芳

王淑芳

王淑芳

黑龙江省农垦九三管理局就业服务中心

摘要：文书档案工作在记录国家历史方面有着重要的意义和作用，但传统的文书档案管理工作还存在很多问题，尽管我国政府相关部门已经提升了对文书档案收集与归档工作的重视程度，但还有多方因素在制约着其工作的发展。本文主要针对当下我国文书档案收集与归档工作存在的问题进行分析，并且提出相应的整改对策，希望可以为相关人士提供帮助。

关键词：文书档案；收集与归档；管理工作

引言

随着我国社会经济的迅速发展与单位文件的不断增多，对内部的文书档案进行科学、有效地管理显得非常重要，间接地推动社会的发展与进步。所以，相关的档案工作者应当对此保持高度的重视，充满激情地进行文书档案的收集、归档管理。提升工作的效率，使得内部的文书档案发挥应有的作用。

1、文书档案年度整理归档的基本原则

（1）保证其内在联系。在文书档案的年度整理归档工作当中，工作人员需要遵循文书档案的形成规律，并且保持其内在联系，对其不同价值进行合理区分。对于该项工作的开展，保存并非是最终目的，利于保管及利用才是根本目的，相关人员应当切实遵循文书档案之间的形成规律，并且保持其联系的同时对其价值加以区分，这样可以便于文书档案在日后得到有效利用。(2)区分价值。相关人员在进行文书档案年度整理归档的时候，需要依照相关规定要求，对不同文书档案的价值以及范围进行区分处理，还要划定相应的保存期限。对不同价值的文书档案进行区分之后，可以让其更为集中，为日后文书档案的利用奠定较好基矗(3)便于保管及利用。在文书档案的年度整理归档工作当中，相关人员也需要确保文书档案便于保管以及利用，这也是检验文书档案年度整理归档实用性的标准。

2、档案收集归档存在的主要问题

2.1文书档案管理意识较为薄弱

在传统文书档案管理工作中，对文书档案整理工作没有高度重视，使得文书档案收集与归档工作的管理相对薄弱。同时，文书档案管理人员自身意识较差，只收集和收集一些红头文件，一般档案并没有完善、认真管理，导致文书档案管理工作质量和效率都十分低下，主要表现为文书档案失真严重，以及档案破损等问题的频繁发生。管理意识差导致文书档案管理人员在实际工作中缺乏自身责任感，文书档案的失真和破损不但使文书档案不能得到有效利用，也给文书档案的查阅带来极大的难度。

2.2收集资料不齐全

前期文件和项目管理资料少，预可行性研究、可行性研究、初步设计等设计阶段文件资料归档率低；档案收集过程没有专人负责，人员流动大，存在文件编制前后不统一，图与实物不符，里程与实际里程不一致，前期不做、后期补做的现象。

2.3整理资料不规范

部分单位对相关档案制度不了解，负责资料管理的工程技术部门未能在建设项目开工初期结合本项目特点制定文件管理办法，致使单位在实际工作中处于"无法可依"的状态，只能根据自己的想法乱整理，造成大量重复性工作，严重影响了文件的编制质量。

2.4档案人员整体的素质偏低

现阶段，我国文书档案人员的总体素质有待提升。具体表现在以下几个方面：其一，有些档案工作者在对文书档案资料进行收集、归档的时候，由于自身缺乏新的管理思想。更加侧重于处理一些红头的文件信息，不利于文件的整体归档工作，影响了文书归档的质量。其二，档案工作者缺少应有的责任感。这是当前文书档案材料管理水平偏低的重要原因。指的是有些工作者自身的专业管理技能不够熟练。而且，在收集、归档文书档案时，没有应用妥善方法确认材料是否真实、可靠，使得收集的材料质量良莠不齐，严重影响了文书档案作用的发挥。

3、文书档案收集与归档工作的策略

3.1建立健全档案管理体系

在文书档案的管理中，单位的管理者先要对此保持高度的关注与重视。充分认识到文书档案管理的重要性。第一，积极建立健全档案管理的体系。而且，相关的档案管理人员在实际收集、归档工作中，必须严格遵循档案管理的各项规定。第二，单位相关的管理者应当系统地分析各机构的职能，明确归档内容与范围，并监督相关工作人员有效执行。第三，把各机构绩效考核的制度划入档案管理的体系，可以从某种意义上增强档案管理工作者的责任感，进而提升文书档案的收集、归纳质量及效率。同时，积极引导工作人员在工作中增强自身技能，不断规范打印的格式，让的文书档案管理提升到较高的层次。

3.2利用系统及时收集相关材料，优化档案服务

随着数字信息化的办公系统不断推广，很多单位和企业对办公自动化系统（简称"OA系统"）已经广泛应用。该系统不但有利于办公信息的收集与处理工作的开展，同时还能够有效实现数字化办公的目标。在文书档案收集与归档工作中，通过办公系统能够有效提供文书档案收集与归档工作的便捷性，工作效率也会有明显的提升。因此，文书档案工作人员可以应用OA系统，设置出OA系统账户权限，以便在系统中对上级要求和批示等进行查看。文书档案管理人员通过分总办理情况，如果完成了相关办理事项，就需要及时向主办部门进行材料收集，不能等到第二年再进行材料收集，这样就会导致文书档案信息不真实或缺失问题发生。另外，文书档案工作人员要定期向文书工作人员收集材料，并定期进行编研工作。强化编制完成专题的广泛应用，为高层领导和部门工作的开展提供便利条件，使得各个部门都可以进一步认识和意识到文书档案收集与归档工作的重要性，同时也加强了领导和部门人员的重视程度。

3.3强化临时性文书档案材料的收集

由于很多文书档案管理人员都是兼职人员，文书档案单位经常会出现人员离职和调动等现象，人员离职和调动会使得很多档案遗留在他们的手上，因此单位需要在年初的时候收集并整理年前的文书档案，特别是在临时性文书档案收集方面，需要投入更多的时间和精力。如在进行重要会议的时候需要通知相关部门及时收集和整理会议资料，针对于一些已经离职和调动的人员，单位需要及时与他们进行沟通移交手中的文书档案。

结束语

文书档案的收集、归档是管理工作的重要内容。为了进一步改善当前文书档案管理中的现状，确保所有的文书档案资料皆可以发挥应有的作用。单位的管理者需要对此保持高度的重视，并加强文书档案管理工作的宣传，建立完善的管理体系，提升相关工作者的综合素质与责任感，推动办公室管理水平得到整体提升。

参考文献

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[2]梁威.如何做好办公室文书档案的收集和归档工作[J].办公室业务,2017(12):154.

[3]李元.如何做好文书档案的收集和归档工作[J].办公室业务,2016(11):108.